當(dāng)前工程檔案管理工作現(xiàn)狀及對策分析

摘 要：本文從工程檔案重要性入手對當(dāng)前工程檔案管理工作的現(xiàn)狀和管理對策進(jìn)行分析，并總結(jié)了這兩方面的內(nèi)容，詳細(xì)闡述了檔案管理制度不完善、對檔案管理工作不夠重視、缺乏懂工程技術(shù)和檔案管理的全能人才的工作現(xiàn)狀，以及一些對策措施。

關(guān)鍵詞：公路工程；檔案管理；管理對策

道路工程的檔案管理是道路管理工作的基礎(chǔ)，具有一定專業(yè)性。道路工程檔案管理工作伴隨著公路發(fā)展，并貫穿整個(gè)發(fā)展階段。從工程設(shè)立到建設(shè)，再到竣工后的管理。當(dāng)前道路工程檔案在工程建設(shè)中占有非常重要的位置，是道路工程的整體反映?，F(xiàn)階段道路工程飛速發(fā)展，也暴露出一些問題，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)采取合理的措施，保證檔案信息的準(zhǔn)確（性）與完整（性）。

工程項(xiàng)目相當(dāng)于一個(gè)類型的信息資源庫，不僅僅是項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)反映和描述，還是項(xiàng)目建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)以及借鑒資料，也可以作為建設(shè)單位維權(quán)的憑證或者依據(jù)。

1 當(dāng)前工程檔案管理工作的現(xiàn)狀

道路工程在建設(shè)中，不斷產(chǎn)生新的工程檔案，基本特點(diǎn)有：建設(shè)項(xiàng)目多、工期長、投資大，并具有一定專業(yè)性。所以道路工程的第三桿管理工作存在很多困難，進(jìn)而影響工程建設(shè)，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

對檔案管理沒有正確認(rèn)識，對檔案管理工作不夠重視。我國城市不斷發(fā)展，道路建設(shè)也日益繁榮，所以人們關(guān)注的焦點(diǎn)集中在道路工程的建設(shè)方面，重視工程的進(jìn)度和質(zhì)量，對檔案信息卻不夠重視。在我國，很多建設(shè)工程都將大部分精力放在實(shí)體工程質(zhì)量、工程進(jìn)度和核心工程方面，常常在工程竣工前，才想起檔案信息，于是緊急調(diào)集人員對檔案信息進(jìn)行管理和補(bǔ)齊，但是這種方法，常常造成檔案信息不準(zhǔn)確和錯(cuò)誤。在工程建設(shè)期間，輕視檔案只重視工程，檔案歸檔不及時(shí)。

（二）檔案人員素質(zhì)需要進(jìn)一步提高。 當(dāng)前道路施工單位的檔案信息通常有現(xiàn)場作業(yè)人員進(jìn)行管理，但是這些人員技術(shù)性較差，業(yè)務(wù)水平和管理水平不高，導(dǎo)致檔案信息管理工作的效率不高，并且不夠規(guī)范。

（三）檔案管理制度不完善

道路建設(shè)單位和施工單位，沒有給與檔案管理足夠多的重視，雖有建立了一些檔案管理制度，但是不夠完善，無法保證檔案管理工作能夠正常開展[1]。道路工程建設(shè)時(shí)間長，人員經(jīng)常調(diào)動(dòng)，人員交接時(shí)，檔案信息交接不到位，導(dǎo)致檔案信息遺失，最后要依靠相關(guān)記錄進(jìn)行尋找，造成檔案管理工作的一些損失，這種情況在道路建設(shè)中很常見，所以相關(guān)單位應(yīng)建立完善的檔案管理制度。

2 管理工作現(xiàn)狀的對策分析

項(xiàng)目建設(shè)檔案作為一種歷史記錄是工程管理的重要組部分。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。只有重視才會(huì)做好項(xiàng)目檔案管理工作。因此，從監(jiān)與管兩方面入手，企業(yè)要將檔案工作作為工作計(jì)劃擺上重要議事日程并列入工程條款，用法律來約束，保證工作人員積極工作、深入現(xiàn)場收集所需資料的積極性。

（二）建立管理體系，完善管理制度

為了提高道路工程的檔案管理工作，應(yīng)建立一個(gè)切實(shí)有效的管理體系，并完善其管理制度，確保檔案工作能始終作用于施工管理的整個(gè)過程。一些道路建設(shè)企業(yè)，可以將檔案信息當(dāng)作自身檢測和管理的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息的準(zhǔn)確也為政府的日常檢查提供一些方便，與施工和建立單位的經(jīng)濟(jì)效益直接相關(guān)，還可以當(dāng)作工作獎(jiǎng)罰的重要方面。相關(guān)單位通過管理體系的建立管理制度，保證檔案管理工作的順利開展[2]。

（三）創(chuàng)造管理氛圍，重視管理工作

制度建設(shè)是保證。道路工程可以根據(jù)檔案信息的相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)行維修和養(yǎng)護(hù)，在日常使用中，為道路工程建設(shè)提供真實(shí)、可靠的依據(jù)，有效減少工程中的人力和財(cái)力消耗，在道路工程建設(shè)和長遠(yuǎn)規(guī)劃中具有重要的意義。所以，相關(guān)單位要做好工程檔案的管理工作，要提高廣大工程建設(shè)者對檔案工作的重視，為這些人員提供一個(gè)適合檔案管理的工作氛圍，使檔案管理的重要性能夠深入人心。要從日常工作中抓起，在項(xiàng)目設(shè)立時(shí)，就要給檔案工作提出具體要求，在工程實(shí)施中，進(jìn)行檔案知識和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，調(diào)動(dòng)人員的積極性，使各個(gè)部門都將檔案工作放在首要位置。建立一整套嚴(yán)格科學(xué)可行的檔案管理制度，從領(lǐng)導(dǎo)、分工、獎(jiǎng)懲等方面作出明確規(guī)定，對檔案文件在各階段的任務(wù)提出具體要求。

3 提升檔案管理水平的方法

項(xiàng)目建設(shè)工程參建單位多，工期長，檔案數(shù)量多，時(shí)間不均衡，加強(qiáng)檔案管理需要做好以下方面。

（一）保證檔案管理工作與工程建設(shè)相一致。按照要求狠抓管理，做到項(xiàng)目的立項(xiàng)與相應(yīng)的檔案、建設(shè)的進(jìn)度以及檢查和竣工驗(yàn)收工作相一致。把檔案管理工作作為貫穿全程的任務(wù)，加強(qiáng)對檔案的收集整理，保證工程檔案完整準(zhǔn)確。把檔案工作作為特殊的項(xiàng)目工程，做到先期入檔，與工程建設(shè)同步進(jìn)行直至結(jié)束，達(dá)到很好的控制。

（二）提高要求，加強(qiáng)檔案過程控制。

1.審批工程建設(shè)嚴(yán)格化。工程建設(shè)中的審批文件作為項(xiàng)目建設(shè)的重要合法依據(jù)，所以，各部門要分健全制度，規(guī)范要求完善計(jì)劃，落實(shí)材料收集的各項(xiàng)條款。

2.工程施工嚴(yán)格化。管理人員要嚴(yán)格按照制度的標(biāo)準(zhǔn)加強(qiáng)對各單位在各階段的材料工作的監(jiān)督審查，從初期到工程結(jié)束都要按標(biāo)準(zhǔn)仔細(xì)落實(shí)。做好在業(yè)主單位的設(shè)計(jì)施工與協(xié)調(diào)監(jiān)理的配合工作，在全體參建人員參與下完善收集的資料檔案，注意在施工以及竣工驗(yàn)收階段遵循規(guī)律統(tǒng)籌安排規(guī)劃。嚴(yán)把材料質(zhì)量關(guān)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件的問題并解決，跟蹤建檔，保證按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

3.竣工驗(yàn)收嚴(yán)格化。保證工程與檔案同步嚴(yán)格驗(yàn)收，總結(jié)完成檔案收集。加強(qiáng)檢查整理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，降低損失。首先，檔案部門必須參加竣工驗(yàn)收，審閱工程檔案是竣工驗(yàn)收的法定內(nèi)容，檔案部門參加竣工驗(yàn)收，是保證工程檔案資料質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案部門在工程檔案驗(yàn)收工作中，要把工作的重點(diǎn)放在檔案初驗(yàn)階段中發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關(guān)部門及時(shí)解決。在掌握驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)上，要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。其次，強(qiáng)化對重點(diǎn)檔案的收集。項(xiàng)目檔案驗(yàn)時(shí)抽查重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。項(xiàng)目建設(shè)單位一定要把項(xiàng)目文件的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關(guān)單位，及時(shí)收集項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)文件材料。

4.歸檔規(guī)范化，保證電子信息真實(shí)有效。數(shù)字化技術(shù)對于檔案的收集整理十分重要，所以，在各單位規(guī)范紙質(zhì)文檔的同時(shí)要確保電子文檔及時(shí)歸檔，保證檔案的方便有效使用。信息的發(fā)展提供了更多的管理技術(shù)與課題，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理的要求，完善信息檔案體系，把檔案的軟件管理與各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)鹊焦ぷ髋c實(shí)際相結(jié)合，有序規(guī)范地完成電子檔案的收集與整理，加強(qiáng)信息的分享與溝通。總之，檔案是不可再生的寶貴資源。一份完整有效的檔案不僅僅是一個(gè)工程的體現(xiàn)，更是特殊的信息資源。對于企業(yè)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)至關(guān)重要。作為檔案管理者必須轉(zhuǎn)變思想，提高意識，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，向現(xiàn)代化信息化轉(zhuǎn)變。

4 結(jié)束語

通過上文對工程檔案管理工作現(xiàn)狀和對策的分析，可以得出道路工程檔案在工程建設(shè)中具有重要意義，直接關(guān)系到道路施工的進(jìn)度和質(zhì)量。相關(guān)人員可以通過建立管理體系，完善管理制度、創(chuàng)造管理氛圍、重視管理工作，指派全能性人才開展檔案管理工作，這些措施改善檔案管理工作的現(xiàn)狀，提高檔案管理的工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]周家興.談如何搞好高速公路建設(shè)的檔案管理工作[J].黑龍江交通科技，2014（4）：198-199.

[2]劉蓓蕾.做好基層公路檔案管理工作的對策[J].黑龍江檔案，2014（3）：126-127.

[3]張付平.強(qiáng)化地方公路工程檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江檔案，2014（3）：114-115.

作者簡介

段毅（1982-），女，漢族，甘肅省蘭州市人，本科學(xué)歷，甘肅省交通科學(xué)研究院有限公司科技信息部，科員，助理館員，主要從事研究方向：檔案管理。endprint