新時代下城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理存在問題及其對策研究

摘 要：城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險是涉及到廣大城鄉(xiāng)居民的切身利益的一項民生工程，其業(yè)務(wù)檔案是對參保對象個人權(quán)益的真實記錄，是確定參保個人享受待遇的重要依據(jù)。近年來，城鄉(xiāng)居保業(yè)務(wù)檔案管理工作取得積極進展，為城鄉(xiāng)居保業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作健康發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)，但實際管理過程中存在諸多困難和問題。本文針對城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理中存在問題進行探討，并提出了有針對性的對策。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居民；養(yǎng)老保險；檔案管理；對策

前言

城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理是經(jīng)辦工作基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，更是檢驗經(jīng)辦工作質(zhì)量的證明書，推進檔案、業(yè)務(wù)融合協(xié)調(diào)發(fā)展是提升經(jīng)辦管理水平的必由之路。目前城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案建設(shè)還不完善，隨著工作實踐的開展，發(fā)現(xiàn)了一些業(yè)務(wù)檔案管理工作方面有待解決的困難和問題。

1 當(dāng)前在城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作遇到問題

1.1 業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化程度不高

業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員收集、整理業(yè)務(wù)檔案較隨意，制度、辦法、規(guī)程形同虛設(shè)，存在業(yè)務(wù)檔案的材料不齊，簽章不全，書寫不規(guī)范；全宗卷內(nèi)容不完整；業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中檔案材料移交手續(xù)不全等。

1.2 檔案管理人員專業(yè)性有待加強

目前很多城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理人員都是業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員兼職，專業(yè)性不強，面對繁瑣、復(fù)雜、零散的立卷歸檔工作很難勝任。檔案管理工作看似很簡單，但事實上，檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，需要既懂得檔案管理又掌握信息技術(shù)的復(fù)合型管理人員。

1.3 檔案服務(wù)利用成效低

城鄉(xiāng)居保業(yè)務(wù)檔案屬于一次性組卷、組盒、入柜，保管期限內(nèi)幾乎原封不動入庫保存，未足夠重視檔案服務(wù)利用。參保人員通過信息系統(tǒng)查詢到權(quán)益記錄所在案卷號、盒號、柜號，再到檔案室實地翻閱紙質(zhì)檔案，才能知曉自己權(quán)益記錄，查詢只涉及簡單查詢，不能做到原文檢索，存在服務(wù)利用成效低、服務(wù)利用登記流于形式等現(xiàn)象。

1.4 檔案管理信息化建設(shè)有待加強

目前檔案管理軟件未完整實現(xiàn)立卷、錄入、組卷、卷內(nèi)目錄、檔號一步完工，存在信息化程度不高、容錯性差、管理流程復(fù)雜、數(shù)據(jù)安全性低等現(xiàn)象，不能滿足城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案海量的建庫和信息化工作需求。

2 優(yōu)化城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的對策建議

2.1 增強業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化建設(shè)

檔案建設(shè)專業(yè)化、規(guī)范化是提升檔案管理水平的重要前提。具體工作如下：1）實行經(jīng)辦人員全員檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理意識和技能；2）遵循“誰經(jīng)辦誰整理，邊經(jīng)辦邊整理”的工作原則，實現(xiàn)檔案工作日?；?）規(guī)范執(zhí)行檔案管理辦法，制定并落實城鄉(xiāng)居保業(yè)務(wù)歸檔、移交制度、保管、借閱利用制度、鑒定、銷毀制度、庫房管理與設(shè)備維護使用制度等一系列管理制度；4）采用“年度—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法對業(yè)務(wù)檔案進行分類、整理、組卷，歸檔；5）做好檔案統(tǒng)計分析工作。

2.2 增強對檔案管理人員的培養(yǎng)

不管以何種方法進行檔案管理，人始終是檔案管理中最終執(zhí)行者和責(zé)任者。因此，要加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，定期安排檔案管理人員參加檔案培訓(xùn)會，組織參加國家級檔案專業(yè)技術(shù)資格考試，取得中級專業(yè)技術(shù)資格證書，強化檔案管理相關(guān)繼續(xù)教育，加強新老檔案管理員之間、兄弟單位檔案管理員之間的經(jīng)驗和技能學(xué)習(xí)交流，同時強化檔案信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用，利用互聯(lián)網(wǎng)思維進行檔案信息化建設(shè)，充分利用所學(xué)所見提高檔案管理效能。

2.3 加強檔案服務(wù)利用

搞好檔案服務(wù)利用，是做好檔案工作的根本目的和任務(wù)，是檔案工作持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)?？梢圆扇∪缦聦Σ撸阂皇菑娀瘷n案服務(wù)利用宣傳，通過政策下鄉(xiāng)、集中宣傳月、日常業(yè)務(wù)經(jīng)辦等渠道向參保對象灌輸檔案實現(xiàn)“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”意識，讓參保群體知曉通過查詢檔案維護個人權(quán)益，比如，當(dāng)系統(tǒng)內(nèi)身份證、姓名、地址錄入系統(tǒng)錯誤，查閱檔案可修改錯誤信息；其次是特殊人員身份查證，如有的參保人在參保時提供了殘疾證明，殘疾等級與殘聯(lián)提供不一致的，需查閱原始資料；二是規(guī)范檔案服務(wù)利用管理，建立規(guī)范的全宗卷，編制全引目錄、案卷目錄。建立并落實內(nèi)外移交、借閱登記手續(xù)和利用反饋制度，檔案利用者，需要復(fù)印檔案資料，須由檔案管理人員辦理，檔案查閱完畢要及時填寫《業(yè)務(wù)檔案利用登記單》。

2.4 強化檔案管理信息化建設(shè)

依據(jù)檔案管理辦法進行系統(tǒng)檔案流程重構(gòu)與改進，實現(xiàn)檔案流程管理自動化與信息化，滿足業(yè)務(wù)檔案海量的建庫和信息化工作需求，著力實現(xiàn)立卷，錄入、組卷、卷內(nèi)目錄、檔號編排一步完工，應(yīng)建、已建、未建檔人員一目了然，大大提高了工作效能。檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采用先進的數(shù)字化技術(shù)與流程及存儲技術(shù)： 1）采用流水線作業(yè)方式。按照工作流程將各個工序細(xì)化與規(guī)范化，做到分工明確，各個工序相互銜接，環(huán)環(huán)相扣，工作中互相配合與支持，提高工作效率；

2）運用數(shù)字化編碼技術(shù)管理檔案。在檔案管理系統(tǒng)中采用數(shù)字化編碼技術(shù)，組卷完成，自動生成檔案號、卷號、盒號，系統(tǒng)打印卷內(nèi)目錄、案卷封面、卷內(nèi)備考表，自主導(dǎo)出案卷目錄電子檔案；3）紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理。利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等，將紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案進行數(shù)字化掃描，以檔案號為索引號，以PDF或DOC格式存入數(shù)據(jù)庫；4）采用先進存儲設(shè)備。利用磁盤陣列技術(shù)，建立專業(yè)數(shù)據(jù)服務(wù)器，實現(xiàn)數(shù)據(jù)定期備份維護。

3 結(jié)語

城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險發(fā)展直接關(guān)系到全社會的和諧穩(wěn)定，做好檔案管理對于城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險制度持續(xù)發(fā)展具有重要作用，因此，本文針對城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理中存在問題進行分析，提出促進城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理發(fā)展的具體對策，包括檔案管理相關(guān)人才培養(yǎng)、檔案服務(wù)利用和檔案管理信息化建設(shè)等，為我國城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案的科學(xué)有效管理提供參考。

參考文獻

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[3]孫偉棟加強城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)之我見[J].當(dāng)代青年（社科論壇），2015.08.

作者簡介

范世貴（1982-），男，漢，安徽省滁州市全椒縣，助理工程師，研究方向：城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理。endprint