基于新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的問題及相應(yīng)對(duì)策

吳楊

摘 要：檔案管理在醫(yī)院管理中占有重要地位，在經(jīng)濟(jì)與科技發(fā)展的新形勢(shì)下，必須加快醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，提高檔案管理成效。本文首先對(duì)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的主要問題進(jìn)行分析，包括資金供應(yīng)問題、軟硬件設(shè)施的落后問題、以及管理效率低下問題等。在此基礎(chǔ)上，對(duì)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化提出幾點(diǎn)建議對(duì)策。

關(guān)鍵字：新形勢(shì)背景；醫(yī)院檔案管理；現(xiàn)代化發(fā)展

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的薄弱環(huán)節(jié)，與其重要性嚴(yán)重不符，由此導(dǎo)致檔案信息利用率低下，對(duì)醫(yī)院正常的運(yùn)轉(zhuǎn)效率產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。在我國經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)型發(fā)展和信息技術(shù)快速發(fā)展背景下，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是其必然發(fā)展趨勢(shì)，積極運(yùn)用先進(jìn)的管理思想和管理技術(shù)，可以提高醫(yī)院檔案管理水平，從而為患者提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。因此，有必要對(duì)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題進(jìn)行分析，從而找到有效的解決對(duì)策。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的主要問題

1.1 檔案管理缺乏重視，資金投入嚴(yán)重不足

長(zhǎng)期以來，醫(yī)院檔案管理缺乏重視，特別是在地方中小型醫(yī)院中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，存在重業(yè)務(wù)、輕檔案管理的現(xiàn)象。在此影響下，檔案管理人員配置不足，資金投入緊缺，影響了醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。在部分醫(yī)院中，檔案管理工作流于形式，僅在上級(jí)檢查時(shí)做做表面文章。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員在資金投入規(guī)劃中，認(rèn)為檔案管理浪費(fèi)資源，盡可能的壓縮檔案管理投入資金，資源分配嚴(yán)重缺乏合理性。檔案管理人員也缺乏現(xiàn)代化管理意識(shí)，仍采用傳統(tǒng)方式開展檔案管理工作，自身缺乏職業(yè)認(rèn)同感。從上至下都存在醫(yī)療水平才是醫(yī)院工作成績(jī)代表的認(rèn)識(shí)偏差，檔案管理僅作為一項(xiàng)輔助性工作開展[1]。

1.2 軟硬件設(shè)施落后，人員專業(yè)素質(zhì)偏低

在檔案管理意識(shí)缺失和資金投入缺乏的影響下，檔案管理工作的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施更新緩慢，無法為現(xiàn)代化管理模式的實(shí)施提供保障。從設(shè)備配置情況來看，許多醫(yī)院未配置足夠的信息化管理工具，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理也缺乏硬件條件，一些重要的檔案資料整理和存放不規(guī)范，容易出現(xiàn)丟失或損壞的現(xiàn)象。過于陳舊的信息化管理設(shè)備已經(jīng)無法滿足新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的需要。此外，還缺乏對(duì)檔案管理軟硬件設(shè)備的維護(hù)管理。由于管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)偏低，缺乏具備信息化技能的復(fù)合型人才，醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展舉步維艱[2]。

1.3 檔案管理效率低下，現(xiàn)代化水平亟待提升

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工作，對(duì)檔案資料的完整性和安全性有嚴(yán)格要求，需要建立規(guī)范化的管理流程，確保檔案管理效率。從醫(yī)院檔案分類來看，包括行政文書類檔案、會(huì)計(jì)檔案、病例檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案等。由于檔案管理制度的缺失、缺乏有效的管理方法，檔案管理工作人員面對(duì)復(fù)雜的檔案管理工作常感到束手無策，在檔案資料整理、分類和保管過程中，都容易出現(xiàn)問題。醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程緩慢，檔案管理效率低下，必須盡快采取有效的解決措施，提高醫(yī)院檔案管理水平。

2 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)策

2.1 明確醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是在檔案管理過程中，充分利用科學(xué)的管理方法和現(xiàn)代化技術(shù)手段，提升檔案管理工作效率與成效。檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展具有四層含義：（1）在檔案收集階段，確保數(shù)據(jù)資料采集的及時(shí)性，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)原始資料進(jìn)行采集、整理和歸檔，確保檔案建設(shè)質(zhì)量；（2）在檔案的保管和調(diào)用階段，確保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，通過建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保管理制度上傳下達(dá)和有效執(zhí)行，為檔案使用安全提供保障；（3）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化存儲(chǔ)，借助計(jì)算機(jī)軟硬件工具，構(gòu)建數(shù)字資源信息庫，更新檔案載體，提高檔案管理效率；（4）實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化利用，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的信息傳遞優(yōu)勢(shì)，支持遠(yuǎn)程管理和快速查詢，提高醫(yī)院業(yè)務(wù)辦理效率。在現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過程中，首先要明確檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵，把握好改革發(fā)展的總體方向。

2.2 健全管理體系，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

與傳統(tǒng)檔案管理相同，現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)施也需要一套健全的制度體系提供保障，成為開展各項(xiàng)檔案管理工作的指導(dǎo)依據(jù)。應(yīng)針對(duì)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的要求和特點(diǎn)，對(duì)原有制度加以完善，健全有關(guān)信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化管理的流程規(guī)定。做到檔案管理有章可循，確保各項(xiàng)工作的有序開展。

在此方面，安寧市人民醫(yī)院對(duì)檔案管理職責(zé)和檔案管理內(nèi)容進(jìn)行了明確劃分。由院辦負(fù)責(zé)院級(jí)檔案的信息化建設(shè)工作，并總領(lǐng)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。在各科室內(nèi)指定專門的檔案信息化建設(shè)負(fù)責(zé)人員，對(duì)部門文件材料、人員檔案和病例檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。嚴(yán)格控制檔案調(diào)用權(quán)限，利用信息化管理的身份識(shí)別功能，將管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，出現(xiàn)紕漏時(shí)，按照相關(guān)規(guī)定具體操作人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。通過信息化檔案管理制度和監(jiān)管制度的配套實(shí)時(shí)，共同確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。

此外，為提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，醫(yī)院積極為員工提供外出學(xué)習(xí)和調(diào)研機(jī)會(huì)，幫助檔案管理人員提高專業(yè)技能，掌握必備的信息化應(yīng)用技能，從而充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的作用，促進(jìn)檔案管理效率的提高。

2.3 加大資金投入力度，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)手段

積極引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)是醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的重要前提，醫(yī)院檔案管理應(yīng)在明確改革目標(biāo)、健全相關(guān)制度的基礎(chǔ)上，加大資金投入，盡快更新落后的軟硬件設(shè)備，確保設(shè)備的功能和性能符合現(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用要求?，F(xiàn)代化管理技術(shù)以計(jì)算機(jī)及配套設(shè)備為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)軟件和網(wǎng)絡(luò)通信工具為依托，通過信息化管理系統(tǒng)的高效運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化，提高檔案信息的交互性。針對(duì)醫(yī)院檔案管理復(fù)雜性的特點(diǎn)，應(yīng)積極引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的海量存儲(chǔ)與處理，利用虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)構(gòu)建立體化檔案管理模型，幫助檔案管理人員快速掌握檔案管理的關(guān)鍵信息，提高檔案利用效率。此外，應(yīng)將檔案管理系統(tǒng)納入醫(yī)院信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息一體化管理，提高檔案信息的共享性，充分發(fā)揮檔案資源價(jià)值。

2.4 實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化管理主要應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：（1）文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，將接收到的文件進(jìn)行計(jì)算機(jī)登記，按批辦次序在網(wǎng)絡(luò)上傳閱，設(shè)定傳閱時(shí)間，若超過時(shí)間仍未返回，則自動(dòng)發(fā)出提示信息，加快文件處理速度；（2）人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，根據(jù)當(dāng)下人事管理特點(diǎn)，建立網(wǎng)絡(luò)化管理流程，實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)處理檔案變更事物，便于部門負(fù)責(zé)人了解人事變動(dòng)；（3）病歷檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的綜合查詢分析功能，對(duì)醫(yī)療信息進(jìn)行分類匯總，便于各科室人員查詢，為患者提供更加快速的醫(yī)療咨詢服務(wù)。

3 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是其必然發(fā)展趨勢(shì)，加大資金投入，積極引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，可以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理效率的提升。針對(duì)醫(yī)院檔案信息化管理的特點(diǎn)，完善相關(guān)制度，落實(shí)管理責(zé)任，可以確保檔案現(xiàn)代化管理的有序進(jìn)行，為檔案管理效率及檔案資料安全提供保障。

參考文獻(xiàn)

[1]柳慧超.新型勢(shì)下檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)[J].才智，2016，（16）：278.

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