勞動(dòng)人事爭議中的檔案管理工作

王冬麗

摘 要：伴隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，我們面臨的勞動(dòng)人事爭議調(diào)解工作越來越多，在社會發(fā)展的新形勢下，勞動(dòng)人事爭議調(diào)解的檔案管理工作也變得越來越重要。在勞動(dòng)人事檔案管理中，我們要建立爭議調(diào)解的一事一檔檔案；同時(shí)，又要有序的、完整的收集好這些檔案材料，并且還要注意檔案的整理方法；并且，勞動(dòng)人事爭議還要建立專門的檔案室，配備專職的檔案員，這樣，我們才能更好的管理好勞動(dòng)人事爭議的檔案材料。

關(guān)鍵詞：勞動(dòng)人事爭議；檔案管理；一事一檔

檔案是黨和國家的寶貴的歷史文化財(cái)富，是新形勢下深化改革開放過程中必不可少的部分，在國家的政治、經(jīng)濟(jì)、社會、文化、軍事等領(lǐng)域起著非常重要的作用。檔案的管理工作在整個(gè)檔案工作中是重中之重。隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，在實(shí)際生活中，出現(xiàn)的勞動(dòng)人事爭議也越來越多，因此，勞動(dòng)人事爭議的檔案管理工作提上了時(shí)代發(fā)展的議事日程。

人力資源和社會保障局在改革開放不斷深化的過程中，進(jìn)行了大量的人事爭議調(diào)解工作。在調(diào)解的過程中，形成了大量具有保存價(jià)值的文書檔案材料，這些檔案材料如果能夠加以收集整理，歸入到檔案室里，將會為以后的人事爭議調(diào)解工作帶來可資借鑒的參考。所以，改革目前勞動(dòng)人事爭議中的檔案管理工作，健全人力資源和社會保障局的文書檔案管理體制，可以使檔案管理工作更好地為勞動(dòng)人事爭議調(diào)解服務(wù)，同時(shí)也把一些在現(xiàn)實(shí)生活中產(chǎn)生的勞動(dòng)者和雇傭者之間的矛盾提前消滅在萌芽狀態(tài)?，F(xiàn)在本人就勞動(dòng)人事爭議中的檔案管理工作談一些膚淺的認(rèn)識。

1 建立一事一檔檔案，為以后調(diào)解勞動(dòng)人事爭議提供成功的范例

在每次勞動(dòng)人事爭議調(diào)解后，都要把調(diào)解后的詳細(xì)資料加以整理，以更有利于建立一事一檔檔案。1. 對于服從調(diào)解的，我們在調(diào)解過程中，要如何進(jìn)行調(diào)解，才能使調(diào)解的雙方更滿意的接受我們提出的方案。2. 對于調(diào)解成功的案例，我們調(diào)解成功的原因和處理方法是什么，哪些方面做得比較好，哪些方面做得還不夠，都要加以詳細(xì)記錄，并總結(jié)成為人事調(diào)解的一部分檔案。比如：沈丘縣東城辦事處某建筑工地老板，于2016年5月以來連續(xù)拖欠農(nóng)民工工資長達(dá)7個(gè)月之久，經(jīng)過調(diào)解后，老板仍不支付農(nóng)民工工資，因此人社部門被迫采取強(qiáng)制措施，強(qiáng)制該老板所負(fù)責(zé)的工地停工，最終老板于停工后的第三天當(dāng)場支付所欠工人工資，使大約三十多名農(nóng)民工于2016年農(nóng)歷春節(jié)前順利拿到了自己應(yīng)得的工資，很多農(nóng)民工高興的歡呼雀躍。事后大家開會研討，調(diào)解成功的結(jié)果是經(jīng)過人社部門幾位同志的努力，并最終與勞動(dòng)執(zhí)法大隊(duì)、工程承包方等幾個(gè)相關(guān)職能部門聯(lián)合行動(dòng)，迫使工頭還清了拖欠的農(nóng)民工工資。其實(shí)，應(yīng)該還有更好的解決辦法，那就是：繼續(xù)努力做工地老板的思想工作，動(dòng)之以情，曉之以理，讓他與農(nóng)民工多多換位思考，設(shè)身處地為勞動(dòng)者多想一想，可能不用停工，工頭就會支付拖欠工地工人的工資，這樣結(jié)果可能會更好。3. 對于不服從調(diào)解，申請人民法院判決的，原因可能是：我們在調(diào)解過程中做得不夠好，還是勞動(dòng)人事部門無權(quán)裁決。

2 文件資料的收集要力求有序，以便日后查找更加方便

把一事一檔文件資料按照規(guī)定進(jìn)行分類管理?？梢园凑照{(diào)解日期、區(qū)域或字母表順序等把檔案材料進(jìn)行分類管理；同時(shí)，配備專職的檔案管理員，規(guī)定各職能部門用完文件后要交還檔案管理員；檔案管理員要建立檔案管理日志，日志上要記載何時(shí)，何單位，借閱何種文件，何時(shí)歸還，檔案員要定期檢查；首先，檢查檔案管理日志上是否有尚未歸還的檔案，借閱的檔案是否已經(jīng)到期；其次，檢查已歸還的檔案資料是否放回檔案室原位置或原分類的地方統(tǒng)一管理保存；第三，檢查是否有不屬于本類別的檔案，如：把規(guī)范性文件放置到一事一檔檔案柜中。

3 收集的檔案資料一定要完整

完整講的是收集的各種資料要完整，這些資料最終形成檔案材料，其中包括《勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解申請登記表》、《勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解申請書》、《勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解委員會立案審批表》、《××勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解委員會受理案件通知書》或《××勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解委員會不予受理案件通知書》、《××勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解委員會受理案件通知書（存根）》或《××勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解委員會不予受理案件通知書（存根）》、《××勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解委員會參加案件調(diào)解通知書》、《××勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解委員會參加案件調(diào)解通知書（存根）》、《授權(quán)委托書》、《法定代表人（或主要負(fù)責(zé)人）身份證明書》、《××勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解委員會調(diào)查筆錄》、《××勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解委員會討論案件筆錄》、《××勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解委員會調(diào)解協(xié)議書》、《調(diào)解協(xié)議置換申請書》、《××勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解委員會結(jié)束調(diào)解決定書》、《××勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解委員會調(diào)解意見書》、《××勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解委員會送達(dá)回證》、《××勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解委員會結(jié)案審批表》以上表格或資料應(yīng)在形成原件時(shí)，立即進(jìn)行復(fù)印，要盡量收集原件，確實(shí)無法找到原件的或不能收集原件的，要收集復(fù)印件，再附上在調(diào)解過程中的詳細(xì)過程等，最后匯編成《××勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解委員會案卷》。并且在調(diào)解過程中，把一些重要的部分進(jìn)行錄像，形成聲像檔案、電子數(shù)據(jù)等各種形式的特殊載體的檔案材料，刻錄成光碟，一并歸入檔案袋。

4 勞動(dòng)人事爭議檔案的整理方法

可以采用以下兩種方法對勞動(dòng)人事爭議調(diào)解的檔案進(jìn)行整理：一種是采用軟卷皮裝訂，一檔案盒為保管單位，一般采用一盒一卷的方法進(jìn)行保存；另一種是以檔案袋為保管單位，把各種文件散裝在檔案袋內(nèi)。這兩種整理方法都要有案卷封面，案卷內(nèi)要有文件目錄， 備考表等。文件目錄上注明《××勞動(dòng)（人事）爭議調(diào)解委員會案卷目錄》，這樣更有利于快速查找相關(guān)案卷。卷內(nèi)文件排列可以采用按照卷內(nèi)文件產(chǎn)生時(shí)間的先后順序排列。頁碼的編寫可以采用在有效文字頁面正面的右上角，反面的左上角，一般要用黑色水筆書寫或用黑色碳素筆書寫。按照案卷整理時(shí)，要去掉文件上的訂書針、回形針等金屬物，同時(shí)，采用“三孔一線”的裝訂方式在案卷的左側(cè)裝訂。最后，把刻有聲像，電子數(shù)據(jù)的光盤等電子檔案附在案卷的后面。

5 勞動(dòng)人事爭議調(diào)解檔案要建立自己專門的檔案室，配備專職的檔案管理員來管理

由于人力資源和社會保障局有人事部門來管理人事檔案，所以，勞動(dòng)人事爭議調(diào)解檔案要建立自己的檔案室，不能與人事部門、政策法規(guī)、科研材料檔案相混淆。

有些人力資源和社會保障部門由一部分人兼職勞動(dòng)人事爭議調(diào)解的檔案管理工作，這回帶來很多弊端。因?yàn)榇蠖鄶?shù)兼職檔案管理員流動(dòng)性比較大，文化程度也各不相同，工作的性質(zhì)也會有所不同，在加上勞動(dòng)人事爭議調(diào)解方面的專業(yè)知識又不太全面，所以哪些文件應(yīng)該歸入勞動(dòng)人事爭議調(diào)解檔案，哪些文件不該歸入勞動(dòng)人事爭議調(diào)解檔案，從而造成一定程度的概念模糊，使得許多具有保存價(jià)值的勞動(dòng)人事爭議調(diào)解方面的文件不能如期、完整、系統(tǒng)地歸到勞動(dòng)人事爭議調(diào)解檔案室，這樣會給以后的檔案管理和查詢工作帶來許多不必要的麻煩，因此，勞動(dòng)人事爭議調(diào)解檔案室要配備專職的檔案管理員來管理。

總之，隨著社會的發(fā)展，時(shí)代的進(jìn)步，勞動(dòng)人事部門面臨的勞動(dòng)人事爭議調(diào)解工作會越來越多，而與之相適應(yīng)的勞動(dòng)人事爭議調(diào)解的檔案管理工作也會越來越繁重。我們也要用發(fā)展的觀點(diǎn)來看待這一新生事物，以自己的滿腔的熱情努力做好人事爭議調(diào)解的檔案管理工作。面對新的形勢，我們一定能夠從容面對各種挑戰(zhàn)，并采取切實(shí)可行的辦法來合理的處理各種矛盾，以實(shí)際行動(dòng)來有效的消除各種隱患，在新時(shí)期的勞動(dòng)人事爭議調(diào)解中的檔案管理工作中做出自身應(yīng)有的貢獻(xiàn)，并發(fā)揮出越來越重要的作用。endprint