測繪檔案信息化建設(shè)中存在的問題及解決方案

劉麗芳

摘 要：隨著信息化的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已成為促進檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。信息技術(shù)在測繪檔案管理中的應(yīng)用，促進了檔案管理的規(guī)范化，提高了檔案服務(wù)企業(yè)發(fā)展的工作水平，為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展提供了更好的信息服務(wù)保障。

關(guān)鍵詞：測繪；檔案管理；發(fā)展趨勢

1 前言

檔案作為人類社會活動的產(chǎn)物，以其記錄信息的原始性、真實性，成為信息大家族的重要成員。我們所處的信息爆炸時代更刺激了社會對檔案信息的強烈利用需求。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，必然要求建立與之相適應(yīng)的檔案信息開發(fā)利用方式，為社會各項事業(yè)服務(wù)。

2 測繪檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 信息化的檔案管理意識欠缺

信息化的檔案管理指的是通過數(shù)字形式來處理檔案信息，同時在網(wǎng)絡(luò)協(xié)助下對其進行集中化管理。受傳統(tǒng)管理模式與思維慣性影響，相當一部分檔案部門，在信息資源建設(shè)與檔案服務(wù)上，還是沿襲著傳統(tǒng)的條塊分割、重藏輕用的模式。僅僅關(guān)注本部門的檔案信息管理，忽視全社會的信息資源整合。只強調(diào)檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的投入，卻拿不出特有信息資源參與共享。如果建設(shè)測繪信息檔案的目的只在于將傳統(tǒng)檔案保管形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化保管形式，而不改變信息利用方式，那么信息化的檔案建設(shè)就沒有實質(zhì)意義了。

2.2 檔案信息資源觀念落后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保守

據(jù)報道，美國國會圖書館將館藏“大事材料”轉(zhuǎn)換成便于下載保存的圖像、文本形式，以滿足社會的多樣化利用需求。反觀我國，網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)仍以介紹館藏、查詢目錄為主。雖然國家對檔案信息建設(shè)十分重視，但對信息共建共享還缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃、法律制度保障。不同地區(qū)、行業(yè)間的檔案信息建設(shè)各自為戰(zhàn)，重復(fù)建設(shè)浪費嚴重，整合起來也是困難重重。

2.3 開發(fā)標準體系建設(shè)失衡

標準化是信息資源共享機制的命門所在。必須對檔案信息資源的標識、存貯、查詢、交換、使用、管理等各方面做出統(tǒng)一標準。標準化是信息化建設(shè)的前提與基礎(chǔ)。缺乏統(tǒng)一標準的系統(tǒng)與軟件將嚴重影響檔案信息資源建設(shè)的健康發(fā)展。

2.4 網(wǎng)絡(luò)安全存在隱患

硬件設(shè)備、病毒軟件、黑客入侵是檔案信息化建設(shè)的主要安全威脅。硬件設(shè)備與操作系統(tǒng)的安全性是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，軟件服務(wù)水平是信息化建設(shè)的表現(xiàn)形式，以防火墻技術(shù)、各種加密技術(shù)為代表的信息安全技術(shù)是信息化建設(shè)的保障。不排除安全隱患，檔案信息安全就無法保障，網(wǎng)絡(luò)共享信息資源只能是個夢想。

3 加強測繪檔案信息化管理的基本途徑

3.1 加快完善檔案管理機制

首先，為了能夠提高檔案管理的科學化水平，要進一步健全完善檔案管理的管理機制，而完善的管理機制的建設(shè)離不開責任機制對其所起到的約束及監(jiān)督作用，要構(gòu)建合適有效的檔案管理責任機制，要能夠?qū)n案管理的代表性特征及管理需求兩者相互結(jié)合起來。在進行實際的檔案管理工作時，檔案館內(nèi)部工作人員首先要明確自己的工作崗位，掌握自己的工作職責。同時相關(guān)部門要下派指定人員對各個不同崗位的員工進行監(jiān)督管理，建立多方位的檔案管理體系。另外，加強檔案管理過程中法律法規(guī)的建設(shè)，利用法律法規(guī)對檔案管理工作起到一定的監(jiān)督指導(dǎo)的作用，不但能夠使得檔案管理機制呈現(xiàn)出一種全面性、立體性等突出優(yōu)勢，并且確保檔案管理工作的正常運行。

3.2 培養(yǎng)適應(yīng)檔案信息化發(fā)展需要的管理技術(shù)人才隊伍

強化檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，建設(shè)適應(yīng)檔案信息化發(fā)展需要的管理技術(shù)人才隊伍。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，檔案管理人員不僅要有檔案專業(yè)管理知識和技能，還要具備一定的計算機和電子文件管理知識和技能。這就要求我們要重視檔案管理人才隊伍建設(shè)，采取多種措施積極引進人才；要積極創(chuàng)造條件開展綜合素質(zhì)培訓、崗位練兵、繼續(xù)教育。要開展愛崗敬業(yè)和職業(yè)紀律教育，培養(yǎng)技術(shù)業(yè)務(wù)過硬、政治思想過硬的檔案管理人員隊伍，促進檔案管理信息化建設(shè)。

3.3 加強檔案收集和檔案資源整合，為推進檔案信息化

建設(shè)奠定基礎(chǔ)要提高企業(yè)的檔案信息化管理水平，首先就要加強檔案的收集與整理。檔案管理部門要與各基層部門聯(lián)系，催收重要檔案，及時進行歸檔。檔案管理人員要提高主動意識，自覺對重要文件進行收集；要加強檔案的綜合管理，分門別類地收集和整理各部門的工作資料；要對紙質(zhì)檔案信息進行綜合和歸納，全面實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化標準化；要建立檔案管理工作的獎懲制度，提高檔案管理工作人員的工作積極性，為推進測繪事業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)。

3.4 加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

在如何提高檔案管理工作的探究過程中，還有一種能夠有效提高檔案管理工作科學化的重要手段，即加快實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化水平。而現(xiàn)代化的實現(xiàn)手段需要進一步加強檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，通過加大對檔案管理中所用到的各種設(shè)備的資金投入，逐步進行更新?lián)Q代，將現(xiàn)階段最為先進的計算機技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫等應(yīng)用到檔案管理過程中，這樣不僅能夠有效實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，同時還能在一定程度上提高檔案管理的工作效率。與此同時，建立一整套合理有效的計算機檔案管理系統(tǒng)，在實現(xiàn)檔案管理自動化管理的同時，還能夠降低傳統(tǒng)檔案管理所消耗的時間，提高管理效率。

4 結(jié)束語

測繪檔案實現(xiàn)信息化管理意義重大，所以我國的測繪部門應(yīng)該重視測繪檔案的管理工作，不斷創(chuàng)新測繪檔案信息技術(shù)，建立完整的檔案管理系統(tǒng)，進一步提升我國測繪檔案的管理水平，促進我國測繪建設(shè)平穩(wěn)發(fā)展。

參考文獻

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