試分析軌道交通工程竣工檔案管理

何力

摘 要：近些年來，隨著社會的進(jìn)步以及綜合國力的增強(qiáng)，我國投入了大量的人力、物力、財(cái)力到軌道交通建設(shè)中，而這一公共交通形式因?yàn)榭焖?、便捷等顯著特點(diǎn)，給人們的出行帶來了諸多便利，其發(fā)展也在很大程度上推動著城市建設(shè)、社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。我國軌道交通經(jīng)歷了40多年的發(fā)展建設(shè)，取得了舉世矚目的成績，如今已進(jìn)入快速發(fā)展時(shí)期，許多二三線城市也紛紛投入地鐵建設(shè)，竣工檔案管理工作也受到了更多的關(guān)注。本文明確了軌道交通各參建方在檔案管理方面的職責(zé)，對當(dāng)前竣工檔案管理中存在的主要問題進(jìn)行了論述，并提出了幾點(diǎn)加強(qiáng)軌道交通竣工檔案管理方面的建議。

關(guān)鍵詞：軌道交通；竣工檔案管理；建議

引言

在軌道交通建設(shè)中，竣工檔案發(fā)揮這至關(guān)重要的作用，它不但是對工程項(xiàng)目監(jiān)管、稽查、驗(yàn)收的依據(jù)，也是項(xiàng)目竣工后進(jìn)行改擴(kuò)建和后期質(zhì)量保修的關(guān)鍵憑證，是對整個軌道交通工程的真實(shí)記錄。我國軌道交通建設(shè)正處于快速發(fā)展時(shí)期，對項(xiàng)目竣工檔案的收集、整理、歸檔等工作，也被提到了軌道交通企業(yè)管理工作的重要位置。然而，由于軌道交通工程是一個極其復(fù)雜的系統(tǒng)工程，參與建設(shè)的單位較多，并且規(guī)模大，建設(shè)周期比較長，會涉及到數(shù)量眾多的不同種類的竣工檔案，如何完善這些數(shù)量龐大的檔案管理工作，成了軌道交通管理的工作重點(diǎn)。

1 各參建方軌道交通工程檔案管理的職責(zé)

1.1 項(xiàng)目工程建設(shè)單位

軌道交通工程的建設(shè)單位主要負(fù)責(zé)管理項(xiàng)目工程在前期準(zhǔn)備階段的文件、竣工時(shí)的決算文件，以及匯總整個工程項(xiàng)目檔案，并加以排序，建設(shè)方需安排專人對這些檔案文件進(jìn)行收集歸檔。當(dāng)參建方就軌道交通工程簽訂相關(guān)合同時(shí)，建設(shè)方要針對工程檔案的編制責(zé)任、數(shù)量、移交時(shí)間等內(nèi)容，提出切合實(shí)際的明確要求，并監(jiān)督各參建單位的檔案建立情況，對于立卷工作不完善的單位，建設(shè)單位應(yīng)予以指導(dǎo)。此外，軌道交通工程竣工后，已通過質(zhì)監(jiān)部門驗(yàn)收的，建設(shè)單位需與建設(shè)地的城建檔案館溝通，進(jìn)行工程檔案的預(yù)驗(yàn)收。

1.2 項(xiàng)目工程監(jiān)理單位

軌道交通工程監(jiān)理單位主要負(fù)責(zé)管理相關(guān)監(jiān)理資料，同時(shí)安排專人負(fù)責(zé)資料的收集、整理、歸檔工作。對于監(jiān)理范圍內(nèi)參建單位的檔案建立情況，監(jiān)理單位應(yīng)擔(dān)負(fù)起監(jiān)督、檢查的職能，同時(shí)做好自身負(fù)責(zé)的監(jiān)理文件的組卷工作。當(dāng)軌道交通工程正式投入施工后，監(jiān)理單位需監(jiān)督、檢查施工檔案的建檔、整理和歸檔情況，避免施工資料缺失、有誤等現(xiàn)象的出現(xiàn)。工程竣工驗(yàn)收后，監(jiān)理單位應(yīng)將監(jiān)理文件轉(zhuǎn)交建設(shè)單位歸檔。

1.3 項(xiàng)目工程施工單位

軌道交通工程施工過程中會產(chǎn)生大量的施工資料，這部分資料的管理工作由施工單位負(fù)責(zé)，為確保施工資料管理的高效性，施工單位應(yīng)建立施工檔案管理責(zé)任制，將管理職責(zé)落實(shí)到具體的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或技術(shù)人員，并建立獨(dú)立的檔案室，由專職人員隨時(shí)進(jìn)行施工資料的收集整理，保證資料完整、真實(shí)、有效。若軌道交通工程項(xiàng)目實(shí)行承包制，則由各分包單位負(fù)責(zé)施工資料的整理和組卷，然后統(tǒng)一交由總承包單位檢查匯總，最終轉(zhuǎn)交給建設(shè)單位[1]。

2 軌道交通檔案管理中存在的主要問題

2.1 原件缺乏完整性

按照相關(guān)規(guī)定，工程竣工文件應(yīng)為原件，但實(shí)際上，工程檔案中一些十分重要的施工文件和監(jiān)理文件，往往以復(fù)印件的形式下發(fā)和轉(zhuǎn)發(fā)，資料原件以及部分關(guān)鍵性證明文件、檢測報(bào)告甚至丟失。

2.2 填寫缺乏規(guī)范性

軌道交通工程建設(shè)是一個對技術(shù)性和專業(yè)性要求極高的復(fù)雜工程，在建設(shè)過程中需要填寫各種測量記錄、檢查記錄、驗(yàn)收報(bào)告等，每個文件又包含多個欄目需要相關(guān)負(fù)責(zé)人簽署，但在填寫過程中常常存在內(nèi)容缺失、涂改、代簽等問題，有失規(guī)范性。

2.3 內(nèi)容缺乏真實(shí)性

一些施工單位在施工過程中未能按照工程進(jìn)度同步進(jìn)行檔案資料的編制，后期需要匯總、移交時(shí)，只能補(bǔ)填，杜撰文件、數(shù)據(jù)，甚至偽造簽名。此外，還存在變更通知單、技術(shù)核定單缺失的現(xiàn)象，使得施工過程中存在的設(shè)計(jì)變更，無法完整、準(zhǔn)確的體現(xiàn)在竣工圖紙上，導(dǎo)致錯、漏、缺問題嚴(yán)重。

2.4 歸檔缺乏及時(shí)性

竣工檔案歸檔不及時(shí)也是當(dāng)前軌道交通檔案管理中存在的主要問題，即便在工作人員的催促下索要來部分竣工檔案，其質(zhì)量也難以滿足要求。尤其是對于那些無需經(jīng)過檔案預(yù)驗(yàn)收，只需第三方審計(jì)通過便能給付合同款的項(xiàng)目。竣工檔案的索要更成為一件難事，嚴(yán)重影響著檔案管理工作的有效進(jìn)行。

2.5 借閱頻繁，造成竣工檔案老化嚴(yán)重

近些年來，我國軌道交通產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅速，帶動著軌道交通周邊資源的利用率隨之提高，越來越多的人出于各種需要，會到業(yè)主單位查閱軌道交通竣工檔案，或是復(fù)印。在我國，軌道交通工程項(xiàng)目的檔案保管普遍為永久性，且絕大部分文件并沒有實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化。過于頻繁的查閱和復(fù)印，使得工程檔案老化速度加快，尤其是對于那些本身就比較陳舊的資料更是如此。還有一部分人出于某種特殊需求，會將竣工檔案外借，導(dǎo)致檔案丟失和損毀現(xiàn)象嚴(yán)重。

造成以上幾點(diǎn)軌道交通檔案管理存在問題的主要原因有以下三點(diǎn)。首先，相較于軌道交通工程項(xiàng)目，社會各界對竣工檔案這類“軟件”資料重視不夠[2]，補(bǔ)填、杜撰現(xiàn)象嚴(yán)重。其次，建設(shè)單位在與各參建單位簽訂協(xié)議或合同時(shí)，沒有將竣工檔案的內(nèi)容、要求等細(xì)化，歸檔責(zé)任也不夠明確。第三，施工單位涉及各個層級的工作人員，部分人員綜合素質(zhì)低，專業(yè)技術(shù)能力不足，使得一些竣工檔案在形成過程中便缺乏規(guī)范性，質(zhì)量無法達(dá)到要求。

3 加強(qiáng)軌道交通竣工檔案管理的對策

3.1 做好前期控制

所謂前期控制，是指從竣工檔案形成的源頭控制檔案質(zhì)量。只有從加強(qiáng)制度管理與合同管理入手，建立有效的監(jiān)管機(jī)制，并利用切合實(shí)際的經(jīng)濟(jì)有段予以約束，才能確保軌道交通竣工檔案的完整性和準(zhǔn)確性。項(xiàng)目正式開工之前，建設(shè)企業(yè)需與施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等參建單位簽署內(nèi)容詳實(shí)、精細(xì)的合同，合同中應(yīng)明確參建方在工程文件管理上的責(zé)任以及檔案編制要求、移交期限等內(nèi)容，并注明違約責(zé)任，以此增強(qiáng)參建單位對于工程文件的重視，在確保工程進(jìn)度和質(zhì)量不受影響的前提下，加強(qiáng)檔案管理。除此之外，通過定期開展檔案管理培訓(xùn)，提升參建單位資料管理人員的專業(yè)能力，使其認(rèn)識到竣工檔案管理的重要性，并進(jìn)行規(guī)范化管理。endprint

3.2 做好過程控制

當(dāng)軌道交通工程進(jìn)入項(xiàng)目建設(shè)過程中，建設(shè)單位的質(zhì)量管理部門和檔案管理部門應(yīng)定期檢查各參建部門工程文件的形成情況，一旦發(fā)現(xiàn)文件存在不完整、不準(zhǔn)確或不規(guī)范現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)予以指導(dǎo)和控制。這樣做既能彌補(bǔ)前期培訓(xùn)工作中存在的不足之處，又能確保后期竣工文件進(jìn)行歸檔時(shí)，質(zhì)量能夠達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，滿足要求。做好軌道交通工程建設(shè)中的過程控制，能夠?qū)㈦[患消除在萌芽狀態(tài)，在很大程度上減少項(xiàng)目竣工時(shí)的驗(yàn)收壓力，同時(shí)給檔案質(zhì)量以足夠的保障[3]。

3.3 做好后期控制

做好軌道交通工程文件的后期控制，是高效完成檔案管理的必要方式。應(yīng)確?？⒐を?yàn)收制度落到實(shí)處，各參建方的檔案管理責(zé)任具體化、精細(xì)化，嚴(yán)格控制好竣工資料的收集、整理、匯總過程，確保完整性和準(zhǔn)確性。需要注意的是，檔案驗(yàn)收工作固然重要，竣工檔案的自檢工作同樣不可忽視，做好參建單位的職責(zé)劃分，監(jiān)理單位嚴(yán)格檢查竣工文件是否完整、準(zhǔn)確，而建設(shè)單位應(yīng)把控好前期文件、驗(yàn)收文件的質(zhì)量，確保檔案自檢工作的有效落實(shí)。除此之外，在進(jìn)行工程決算時(shí)，建設(shè)單位的檔案管理部門也應(yīng)依據(jù)檔案管理情況，簽署意見，以此促使施工單位對檔案工作引起足夠的重視，確保檔案文件收集、整理的質(zhì)量。

3.4 靈活調(diào)整檔案接收模式

軌道交通工程是一個規(guī)模龐大、工期長、參建單位眾多的復(fù)雜工程，在建設(shè)過程中會涉及到大量檔案資料的驗(yàn)收和移交工作。以往的檔案接收模式，是以工程項(xiàng)目為單位，這種方式存在短時(shí)間內(nèi)出現(xiàn)大量需移交接收的檔案資料的情況，不但工作量巨大，且會影響歸檔進(jìn)度。面對這種情況，可以靈活轉(zhuǎn)變檔案接收模式，以施工標(biāo)段為單位，完成一個標(biāo)段的工程，便將此標(biāo)段包含的所有施工文件和圖紙進(jìn)行移交。

3.5 加強(qiáng)竣工檔案管理法律教育

軌道交通工程項(xiàng)目的各參建單位，都應(yīng)充分意識到檔案管理的重要性，樹立強(qiáng)烈的檔案法制意識，定期組織相關(guān)培訓(xùn)教育，加強(qiáng)全體員工竣工檔案管理法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使其時(shí)刻提醒自己重視檔案管理的質(zhì)量和效率，確保軌道交通建設(shè)者既能夠確保工程質(zhì)量達(dá)標(biāo)，又能夠滿足竣工檔案管理的各項(xiàng)要求和指標(biāo)。此外，參建企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案管理機(jī)制，對檔案管理人員的行為予以約束。推行檔案責(zé)任制，明確各方職責(zé)。

4 結(jié)束語

加強(qiáng)竣工檔案管理，是軌道交通管理工作的重中之重，其內(nèi)容涉及包括施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位在內(nèi)的各個參建企業(yè)。若要確保竣工檔案管理高效完成，就要不斷加強(qiáng)參建方的檔案管理水平，如此方能順利完成交工驗(yàn)收，避免人力、物力的浪費(fèi)，進(jìn)而推動我國軌道交通產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李娜.淺議軌道交通工程竣工檔案管理[J].建筑與裝飾，2017（4）.

[2]袁曉玉.軌道交通工程竣工檔案質(zhì)量管理問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（3S）：199-199.

[3]何紅麗.城市軌道交通工程檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢[J].蘭臺世界，2011（s1）：114-115.endprint