企業(yè)檔案管理中推行精細(xì)化管理的研究

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摘 要：檔案工作是企業(yè)管理的重要組成部分，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的重要基礎(chǔ)工作。實(shí)施精細(xì)化檔案管理的最終目的是充分挖掘和利用檔案服務(wù)中的潛在價(jià)值，為精細(xì)化管理提供精確的數(shù)據(jù)和量化指標(biāo)，提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。本文分析當(dāng)前檔案專業(yè)管理的目標(biāo)及主要做法，提出了實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案精細(xì)化管理措施，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案管理工作的開(kāi)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；精細(xì)化；檔案利用

0 引言

隨著城市建設(shè)的不斷進(jìn)行，企業(yè)檔案是否精確、是否保存完整、是否有據(jù)可依等的要求越來(lái)越高。檔案管理不僅是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的有效記錄，還能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營(yíng)者和企業(yè)員工提供相應(yīng)的資料，幫助企業(yè)事務(wù)有效地開(kāi)展起來(lái)。在這樣的背景下，精細(xì)化管理理念應(yīng)運(yùn)而生，受到越來(lái)越多企業(yè)的重視和推廣。

1 專業(yè)管理的目標(biāo)描述

1.1 豐富收集內(nèi)容，做好檔案的收集工作

收集作為檔案工作的起點(diǎn)，亦是整個(gè)檔案工作得以開(kāi)展的基礎(chǔ)，還是確保檔案齊全，提高檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)之一。收集做到：及時(shí)立卷，主動(dòng)收集，更新觀念，掌握信息。除要及時(shí)接收本單位、部門(mén)的檔案外，還應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注與本企業(yè)生存、發(fā)展相關(guān)的經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、技術(shù)改造等檔案材料，從而防止檔案內(nèi)容過(guò)于單調(diào)、檔案層次過(guò)于單一等弊端。

1.2 不斷加強(qiáng)和完善檔案編研工作

根據(jù)企業(yè)需要研究匯編檔案文獻(xiàn)內(nèi)容，為使用者提供包括編纂?yún)⒖假Y料、編制檢索工具等在內(nèi)的檔案信息服務(wù)工作。

1.3 建立信息資源聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

檔案的本質(zhì)是信息，若要實(shí)現(xiàn)其作用，必須在社會(huì)的大信息網(wǎng)絡(luò)背景下，這也是實(shí)現(xiàn)檔案室社會(huì)功能的最佳手段。盡快促使檔案信息在廣泛范圍內(nèi)得以交流，為其價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，創(chuàng)造應(yīng)有的物質(zhì)條件。盡快加入擴(kuò)大公共信息網(wǎng)，更加具有廣泛社會(huì)性，最大限度地發(fā)揮其社會(huì)功能。

1.4 認(rèn)真做好查、借閱檔案登記工作

在查、借閱登記時(shí)，一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，按項(xiàng)目填寫(xiě)清楚，這樣便于提供實(shí)際有效的線索，并確定是否有必要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等。

1.5 建立檔案跟蹤聯(lián)系制度

查、借閱檔案時(shí)，只有實(shí)踐，方能反映出其真實(shí)價(jià)值，產(chǎn)生一定的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益。因此建立用戶跟蹤聯(lián)系制度成為了能夠及時(shí)獲取檔案利用信息的重要手段之一。檔案人員能夠主動(dòng)上門(mén)服務(wù)，清楚利用檔案后，產(chǎn)生的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益的具體情況，從而在編研方面更加得心應(yīng)手。

2 專業(yè)管理的主要做法

2.1 電子檔案的借閱流程

2.1.1 若借閱人所在部門(mén)與其歸檔部門(mén)非同一部門(mén)：

2.1.2 若借閱人所在部門(mén)與其歸檔部門(mén)是同一部門(mén)：

2.1.3 若歸檔部門(mén)為空或歸檔部門(mén)即檔案管理部門(mén)（多為歷史數(shù)據(jù)導(dǎo)入造成）：

具體操作步驟：借閱申請(qǐng)（檔案借閱人員）：（1）檔案借閱人員點(diǎn)擊“檔案利用”—“我的借閱”，點(diǎn)擊“檔案借閱申請(qǐng)”，打開(kāi)“借閱單”界面；（2）在“借閱單”界面搜索檔案界面；（3）檔案借閱人員檔案條目的尾部點(diǎn)擊“借閱”。待借閱檔案全部選定后，點(diǎn)擊“待借閱列表”，回到“借閱單”界面；（4）依次填寫(xiě)證件名稱、證件號(hào)碼、借閱方式、申請(qǐng)權(quán)限、借閱期限等。將表單“本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核”給XX人審核，點(diǎn)擊“提交審核”。下面進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)審核流程。

2.2 實(shí)物檔案的借閱流程

借閱申請(qǐng)（檔案借閱人員）：（1）檔案借閱人員部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)在“借閱流程待辦任務(wù)”中審核辦理借閱表單（注意：“檔案管理部門(mén)審核”應(yīng)落實(shí)到具體個(gè)人）。如果檔案借閱人員部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核不同意，借閱表單移交給檔案借閱人員；如果檔案借閱人員部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)，借閱表單移交給檔案管理部門(mén)審核人員，從而進(jìn)入下一流程；（2）檔案管理部門(mén)審核人員點(diǎn)擊“工作助理”—“工作提示”，在“借閱流程待辦任務(wù)”中審核辦理借閱表單；（3）檔案借閱人員在協(xié)同辦公檔案管理系統(tǒng)搜索界面搜索目標(biāo)檔案（可用普通搜索、高級(jí)搜索兩種方法），并在檔案條目的尾部點(diǎn)擊“借閱”；（4）檔案借閱人員在“借閱單”界面依次填寫(xiě)：證件名稱、證件號(hào)碼、聯(lián)系方式、借閱方式、申請(qǐng)權(quán)限、借閱期限、利用目的、事由。全部填寫(xiě)完成后，在“借閱審批”欄中將表單“本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核”給XX人（注意：審核人員不能是全局角色，而應(yīng)該落實(shí)到具體個(gè)人），點(diǎn)擊“提交審核”。至此，由檔案借閱人員操作的檔案借閱申請(qǐng)工作完成。

3 企業(yè)檔案精細(xì)化管理的實(shí)踐

為實(shí)現(xiàn)檔案工作管理的精細(xì)化，企業(yè)大多通過(guò)建立較為公正科學(xué)的監(jiān)督考核機(jī)制完成對(duì)檔案工作的評(píng)價(jià)。因?yàn)槠髽I(yè)目前實(shí)行的考核管理屬于粗放式管理，大部分以定性為主，績(jī)效量化達(dá)不到一般水平，上述弊端給檔案收集、利用等環(huán)節(jié)帶來(lái)消極影響，甚至使得許多有用的檔案資源面臨流失的下場(chǎng)，嚴(yán)重偏離了檔案精細(xì)化管理的路線。監(jiān)督考核機(jī)制的建立應(yīng)當(dāng)以職責(zé)為基礎(chǔ)，以數(shù)據(jù)定量分析為手段，通過(guò)績(jī)效進(jìn)行分配。監(jiān)督考核機(jī)制作為檢驗(yàn)檔案是否擁有精細(xì)化管理成效的重要工具存在，其優(yōu)點(diǎn)毋庸置疑，但也有需要改進(jìn)的地方，譬如在“落實(shí)”、“可操作性”以及“實(shí)時(shí)性”等方面仍存在較多弊端，需要每一個(gè)檔案工作者盡心研究，努力實(shí)踐，最終實(shí)現(xiàn)世界服務(wù)企業(yè)的高速發(fā)展，精華檔案的充分利用。具體改進(jìn)措施方面：

（1）定期針對(duì)檔案工作召開(kāi)專題會(huì)議，將檔案管理工作進(jìn)行合理部署；

（2）對(duì)相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，包括公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)人員和檔案管理人員，充分認(rèn)識(shí)到此工作的重要性；

（3）健全檔案管理制度。以檔案法為依據(jù)將管理人員的職責(zé)、管理權(quán)限等規(guī)范化、具體化；

（4）加強(qiáng)檔案員的培訓(xùn)力度。提高其檔案管理業(yè)務(wù)專業(yè)化程度，增強(qiáng)對(duì)檔案管理流程的能力，充分提高工作效率。同時(shí)對(duì)相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，包括公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)人員和檔案管理人員，充分認(rèn)識(shí)到此工作的重要性；

（5）加大檔案設(shè)施的資金投入力度，最大化地滿足檔案管理工作的需求，以便對(duì)檔案進(jìn)行保存、調(diào)閱等；

（6）加強(qiáng)檔案的編研工作，滿足企業(yè)持續(xù)發(fā)展。檔案編研的工作可以說(shuō)是檔案信息深層次的開(kāi)發(fā)。企業(yè)檔案管理部門(mén)需要積極從事檔案信息編研的工作，只有這樣才可以為企業(yè)提供便捷以及全面的檔案利用服務(wù)。在此過(guò)程當(dāng)中，一方面需要圍繞企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的中心工作來(lái)進(jìn)行檔案編研。檔案編研材料在選題的過(guò)程當(dāng)中需要圍繞并且體現(xiàn)企業(yè)中心工作以及最為核心的業(yè)務(wù)活動(dòng)，避免脫離業(yè)務(wù)工作選題，從而影響到檔案管理編研成果的實(shí)用性以及針對(duì)性。在檔案編研工作安排的時(shí)候，需要同企業(yè)的主營(yíng)業(yè)務(wù)相適應(yīng)以及相協(xié)調(diào)，了解企業(yè)精化檔案管理需求發(fā)展的趨向，從而針對(duì)性地進(jìn)行檔案編研的相關(guān)工作，讓檔案工作前移關(guān)口、延伸觸角，做到企業(yè)發(fā)展到哪里，檔案管理和檔案服務(wù)就延伸到哪里。另一方面是要處理好檔案利用以及檔案保密工作的關(guān)系，在此基礎(chǔ)上不斷改進(jìn)編研材料利用的價(jià)值。工作人員既需要編研好檔案，利用好檔案資源，也需要保護(hù)企業(yè)商業(yè)秘密，避免因?yàn)楸Ｃ芏鴮n案封存無(wú)法有效利用，也不能因?yàn)閼?yīng)用檔案信息而出現(xiàn)失密問(wèn)題以及泄密問(wèn)題。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在檔案工作中融入精細(xì)化管理的理念不僅是服務(wù)科研生產(chǎn)的現(xiàn)實(shí)需要，更是檔案工作可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。因此，每一個(gè)檔案管理人員都要樹(shù)立起高度的責(zé)任感和使命感，增加檔案管理意識(shí)，提高檔案管理能力，積極推行企業(yè)檔案的精細(xì)化管理理念，勇于探索、勇于實(shí)踐，在企業(yè)發(fā)展的道路上發(fā)揮中自身的價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

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