電子發(fā)票的全面推行與財(cái)務(wù)報(bào)銷存在的問題及解決方法探析

陸菁

摘要：隨著社會(huì)信息化的飛速發(fā)展，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的革命與更新，電子商務(wù)新型模式已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域，在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下的當(dāng)今社會(huì)中扮演著愈加重要的角色。與此同時(shí)，也給傳統(tǒng)的發(fā)票制度造成了革命性的沖擊，此時(shí)電子發(fā)票應(yīng)運(yùn)而生，實(shí)現(xiàn)發(fā)票電子化是大勢所趨、時(shí)代要求。本文就電子發(fā)票的開具及使用流程進(jìn)行簡單介紹，并對電子發(fā)票在財(cái)務(wù)報(bào)銷中存在的問題進(jìn)行深入分析，最后提出實(shí)踐中的改進(jìn)方法與建議。

關(guān)鍵詞：電子發(fā)票 財(cái)務(wù)報(bào)銷 問題 解決方法

電子發(fā)票是指在購銷產(chǎn)品、提供或接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動(dòng)中，開具、收取的以電子形式存儲(chǔ)的收付款憑證。電子發(fā)票與普通紙質(zhì)發(fā)票一樣，由稅務(wù)局采用全國統(tǒng)一的防偽標(biāo)識(shí)、統(tǒng)一編碼，采用稅務(wù)局的電子簽名，與紙質(zhì)發(fā)票同樣可用于財(cái)務(wù)報(bào)銷。采用電子發(fā)票的優(yōu)勢在于：①可以加快節(jié)約成本、保護(hù)資源；②加快數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)速度，方便財(cái)務(wù)、審計(jì)、稅務(wù)等各部門使用相關(guān)數(shù)據(jù)；③促進(jìn)財(cái)務(wù)無紙化、自動(dòng)化進(jìn)程；④有效遏制假發(fā)票現(xiàn)象。我國自2012年在北京、浙江等22個(gè)省市開展電子發(fā)票試點(diǎn)后，國家稅務(wù)總局于2015年11月發(fā)布了《國家稅務(wù)總局關(guān)于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具增值稅電子普通發(fā)票有關(guān)問題的公告》（國家稅務(wù)總局公告2015年第84號），自2015年12月1日起在全國開始全面推行增值稅電子發(fā)票，至今已有近兩年的時(shí)間，在越來越多的行業(yè)和領(lǐng)域都不再開具紙質(zhì)發(fā)票。現(xiàn)在看來，雖然電子發(fā)票給我們的日常工作帶來了很多便利，但是弊端也在日益顯現(xiàn)。本文將著重從電子發(fā)票的開具和使用流程發(fā)現(xiàn)其在財(cái)務(wù)報(bào)銷中存在的隱患和弊端，并探討解決方法。

一、電子發(fā)票的開具及使用流程

當(dāng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成后，開票方獲取客戶開票信息后，上傳到稅控開票系統(tǒng)形成電子發(fā)票數(shù)據(jù)接受稅務(wù)部門監(jiān)管，同時(shí)通過電子發(fā)票平臺(tái)生成帶有電子簽名的電子發(fā)票，由電子發(fā)票平臺(tái)自動(dòng)推送電子發(fā)票給客戶指定的電子郵箱、APP等網(wǎng)絡(luò)途徑以接收電子發(fā)票，或者由客戶通過平臺(tái)自行打印，或者由開票方直接將電子發(fā)票打印出來交給客戶。在客戶接受電子發(fā)票后，理想情況應(yīng)當(dāng)是直接以電子的形式歸檔。但根據(jù)2015年頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，同時(shí)滿足一定條件的、單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存。對于大部分單位而言，并不符合僅以電子形式歸檔保存的條件。

根據(jù)現(xiàn)行的《會(huì)計(jì)法》有關(guān)規(guī)定，報(bào)銷票據(jù)應(yīng)當(dāng)是紙質(zhì)票據(jù)。也就是說，如果要報(bào)銷，電子發(fā)票就應(yīng)當(dāng)打印出來。實(shí)際工作中，大部分單位尚停留在紙質(zhì)票據(jù)的報(bào)銷層面。由于沒有全國統(tǒng)一的電子發(fā)票監(jiān)管平臺(tái)，發(fā)票來源眾多，單位財(cái)務(wù)人員并不具備統(tǒng)一管理的條件。

二、電子發(fā)票在財(cái)務(wù)報(bào)銷中存在的問題

（一）信息安全性

電子發(fā)票從開具到獲取均需要在網(wǎng)絡(luò)上完成，這就造成了無論是開票方還是客戶的信息極有可能會(huì)被泄露，在網(wǎng)絡(luò)科技日益進(jìn)步的今天，尤其是黑客技術(shù)不斷發(fā)展的今天，如何既能實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票的有效使用，又確保企業(yè)的商業(yè)機(jī)密不被泄露？對于信息安全這將是一個(gè)嚴(yán)峻的考驗(yàn)。

（二）發(fā)票真實(shí)性

我國長期處于紙質(zhì)發(fā)票報(bào)銷期間，直到現(xiàn)在，一般單位的報(bào)銷仍然規(guī)定必須使用紙質(zhì)票據(jù)。這就是說，電子發(fā)票并不真的具備“電子”的功能，依然要被打印出來方可報(bào)銷。對于傳統(tǒng)發(fā)票，會(huì)計(jì)人員可以通過手感、打印效果等依職業(yè)經(jīng)驗(yàn)判斷其真?zhèn)危菍τ陔娮影l(fā)票，則必須在規(guī)定期限內(nèi)通過國家稅務(wù)信息系統(tǒng)查詢。如果報(bào)銷滯后，或者由于業(yè)務(wù)繁忙，會(huì)計(jì)人員來不及一一查詢的情況下，就極有可能給單位財(cái)務(wù)管理造成很大困難。傳統(tǒng)的職業(yè)判斷在電子發(fā)票的真假判別中沒有絲毫作用。

既然電子發(fā)票必須打印出來才可以報(bào)銷，那么對于電子形式的票據(jù)，發(fā)達(dá)的PS技術(shù)、修圖軟件就大有施展之地，完全可以做到修改發(fā)票上的任一內(nèi)容。如何確保發(fā)票的真實(shí)性，對于會(huì)計(jì)人員來說，又將是一個(gè)巨大的考驗(yàn)。

（三）報(bào)銷唯一性

電子發(fā)票既然是全文打印出來的，那就可以重復(fù)打印，即使在打印出來的票據(jù)上是有標(biāo)注第幾次打印，也會(huì)存在多次復(fù)印報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)。對于開給個(gè)人的發(fā)票，更加可以復(fù)印多次在多家單位重復(fù)報(bào)銷。

在電子發(fā)票未全面普及的時(shí)候，財(cái)務(wù)人員可以通過嚴(yán)格規(guī)范發(fā)票要素、建立EXCEL表格的電子發(fā)票備查賬篩查已報(bào)銷過的電子發(fā)票。但是，一旦將來電子發(fā)票鋪天蓋地，每張發(fā)票均由財(cái)務(wù)人員手工錄入表格不僅極大增加了工作量，而且也容易造成差錯(cuò)，從而影響整個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)核算工作。

（四）操作便捷性

國家推行電子發(fā)票的初衷是簡化報(bào)銷環(huán)節(jié)、節(jié)約成本。但從實(shí)際操作層面上來看，原先銷售方開具發(fā)票現(xiàn)在變成了銷售方開具后還需要客戶自己打印出來；原先紙質(zhì)發(fā)票報(bào)銷，絕大部分發(fā)票通過財(cái)務(wù)人員經(jīng)驗(yàn)判斷即可分辨真?zhèn)?，現(xiàn)在需要財(cái)務(wù)人員先在稅務(wù)系統(tǒng)里辨別真實(shí)性，再辨別第幾次打印，還要建立EXCEL表格，每張發(fā)票手工錄入?yún)^(qū)分是否為首次報(bào)銷，手續(xù)繁雜，任務(wù)艱巨。不僅無法簡化報(bào)銷環(huán)節(jié)，也并未達(dá)到節(jié)約成本的效果，反而增加了發(fā)票接收方經(jīng)辦人和財(cái)務(wù)人員的工作量，與推行電子發(fā)票的初衷背道而馳。

那么，既然電子發(fā)票的推行有如此多的弊端，是不是就沒有必要進(jìn)行下去了呢？顯然不是。在大數(shù)據(jù)的今天，電子發(fā)票的存在將會(huì)是大勢所趨，在做好相應(yīng)的防范監(jiān)管措施后，電子發(fā)票的管理便捷、方便統(tǒng)計(jì)等優(yōu)勢就會(huì)顯露出來。當(dāng)然，這需要時(shí)間，但是可以相信，隨著法律、技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，一定會(huì)很快實(shí)現(xiàn)。

三、電子發(fā)票使用在實(shí)踐中的改進(jìn)

（一）建立國家層面的電子發(fā)票監(jiān)管云平臺(tái)

在大力推廣電子發(fā)票的今天，不能把隨之帶來的問題推給財(cái)務(wù)人員自己想辦法解決。國家應(yīng)從制度到監(jiān)管建立一系列切實(shí)可行的方案。例如在肯定了電子會(huì)計(jì)檔案存在的法律效力之后，是否可以制定電子票據(jù)使用管理規(guī)定，從法律層面禁止利用電子發(fā)票的推廣為個(gè)人謀取利益。

其次，雖然已經(jīng)存在第三方電子發(fā)票服務(wù)平臺(tái)，但尚不具備權(quán)威性和唯一性。在釣魚網(wǎng)站廣泛存在的今天，財(cái)務(wù)人員急需具備國家層面的統(tǒng)一、唯一的電子發(fā)票監(jiān)管云平臺(tái)，該平臺(tái)可以基于稅務(wù)、工商等登記信息，將所有在冊企業(yè)統(tǒng)一納入，以信用代碼識(shí)別。在此平臺(tái)上，可以直接實(shí)現(xiàn)所有企業(yè)的電子發(fā)票開具、查詢、打印、監(jiān)管，只需要錄入信用代碼就可以自動(dòng)識(shí)別企業(yè)，先生成發(fā)票代碼，發(fā)票接收方經(jīng)辦人可以持此代碼由財(cái)務(wù)人員直接從該系統(tǒng)打印出電子發(fā)票。這既減少了經(jīng)辦人打印電子發(fā)票的工作，也杜絕了復(fù)印發(fā)票多次報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)。由財(cái)務(wù)人員親自在平臺(tái)上打印發(fā)票，既可以同時(shí)確認(rèn)發(fā)票的真實(shí)性，也可以防止電子發(fā)票被修改的情況。只要發(fā)票注明第幾次打印，還可以避免手工錄入電子發(fā)票票號的繁重工作。同時(shí)，該平臺(tái)的服務(wù)方除了開票方、接收方、稅務(wù)、工商部門，還可以納入審計(jì)、會(huì)計(jì)師事務(wù)所等監(jiān)督方，簡化和精確社會(huì)監(jiān)督作用。建立統(tǒng)一的平臺(tái)也可以有效保護(hù)企業(yè)信息安全。endprint

（二）建立企業(yè)層面的信息網(wǎng)絡(luò)

要想真正將電子發(fā)票的作用發(fā)揮到最大，僅有國家層面的電子發(fā)票監(jiān)管服務(wù)平臺(tái)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，大量的工作存在于電子發(fā)票的開具和接收方的財(cái)務(wù)人員方面。在確保電子發(fā)票的真實(shí)、準(zhǔn)確、唯一性之后，如何利用電子發(fā)票簡化財(cái)務(wù)工作、保證財(cái)務(wù)工作的準(zhǔn)確性非常重要和關(guān)鍵，也是電子發(fā)票存在的更大意義。這就需要企業(yè)建立完善的信息網(wǎng)絡(luò)，將從平臺(tái)上下載的電子發(fā)票直接運(yùn)用于企業(yè)內(nèi)部，與企業(yè)現(xiàn)行內(nèi)部系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息對接，實(shí)行網(wǎng)上報(bào)銷、網(wǎng)上審核、自動(dòng)做賬、智能分析，這將大大簡化報(bào)銷工作，甚至既減少財(cái)務(wù)崗位、又增強(qiáng)了財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性，真正實(shí)現(xiàn)了辦公無紙化、電子化、精確化。

除了可以將財(cái)務(wù)工作簡化、精確，利用企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)還可以將電子發(fā)票中的信息最大化利用，例如對于當(dāng)年經(jīng)費(fèi)使用統(tǒng)計(jì)、供貨商統(tǒng)計(jì)、供貨商分布，甚至供貨商的規(guī)模大小均可以統(tǒng)計(jì)分析，將會(huì)大大有利于企業(yè)管理。

（三）財(cái)務(wù)人員提高自身業(yè)務(wù)水平及管理理念

任何變革最后都會(huì)作用于人，任何系統(tǒng)、平臺(tái)的最終使用者也是人。作為新時(shí)代的財(cái)務(wù)人員，尤其是財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)接受新事物、學(xué)習(xí)新思路。一方面，應(yīng)當(dāng)提高個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)習(xí)掌握電子發(fā)票的相關(guān)知識(shí)，作為開票方，需要注意保護(hù)銷售數(shù)據(jù)的流出，確保財(cái)務(wù)信息安全；作為接收方，需要有效快速辨別電子發(fā)票真?zhèn)?，對于一些真發(fā)票假業(yè)務(wù)也要時(shí)刻保持高度的職業(yè)敏感。另一方面，應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)觀念，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，為企業(yè)內(nèi)部改進(jìn)財(cái)務(wù)工作流程提出切實(shí)可行的優(yōu)化建議。

四、結(jié)語

電子發(fā)票的運(yùn)用推廣，是財(cái)務(wù)大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)信息化的必經(jīng)之路，如何走好這條路，是每個(gè)企業(yè)、每位總會(huì)計(jì)師需要考慮的重要問題。使用好電子發(fā)票，可以提升企業(yè)的管理水平和實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)；反之，如果固守傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)模式，拒絕數(shù)字化，將會(huì)給企業(yè)管理和財(cái)務(wù)管理帶來巨大災(zāi)難?？傊?，會(huì)計(jì)核算的智能化、自動(dòng)化必將成為電子發(fā)票被廣泛應(yīng)用后的美麗前景。

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（作者單位：江蘇省體育科學(xué)研究所）endprint