淺析市州電大檔案信息化管理存在的問題及解決對策

摘 要：隨著信息技術、網(wǎng)絡技術及通信技術的快速發(fā)展，社會生活的各個方面都在不斷改變，給市州電大的檔案管理工作帶來了新的問題。本文就市州電大實現(xiàn)檔案信息化管理的意義、市州電大在檔案信息化管理方面存在的問題進行了深入分析，在此基礎上提出了市州電大檔案信息化管理的解決策略。

關鍵詞：市州電大；檔案信息化管理；問題；策略

一、 前言

檔案管理信息化，就是檔案管理從以檔案實體保管為重點，轉向以檔案實體的數(shù)字化信息為重點，這是大勢所趨，也是一項十分重要的工作。但是，市州電大普遍存在檔案存放數(shù)量增多、保管環(huán)境差、查找效率低、管理人員知識欠缺等問題，實現(xiàn)檔案管理信息化是解決這些問題最好途徑。

二、 市州電大實現(xiàn)檔案信息化管理的重大意義

1. 適應時代發(fā)展

隨著時代的發(fā)展，尤其是信息技術、網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，出現(xiàn)了電子檔案、電子政務、電子公文等新的時代產(chǎn)物，要求檔案管理也要與時俱進，實現(xiàn)檔案的信息化管理。因此，市州電大實現(xiàn)檔案信息化管理既是上級的要求，也是適應時代發(fā)展的需要。

2. 促進自身發(fā)展

市州電大傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案館在保存、保養(yǎng)、管理等方面存在較大的缺陷，已經(jīng)不能適應自身的發(fā)展的需要，適時的實現(xiàn)檔案管理信息化可以讓檔案工作人員從繁重的手工收集、整編等工作中解脫出來，可以提高檔案的安全性，防止受潮、腐蝕破損，可以用詳實的檔案信息支持單位的決策和管理，為師生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務，促進檔案事業(yè)自身的發(fā)展。

3. 有助于提高工作效率

市州電大實現(xiàn)檔案管理信息化，各種檔案數(shù)據(jù)只需一次錄入，但可以反復利用，方便查閱，方便借閱管理，省時省力，提高了工作效率。

三、 市州電大檔案信息化管理存在的問題

1. 認識不高，觀念障礙

部分市州電大領導對檔案管理的重要性認識不夠，觀念上存在誤區(qū)，認為檔案工作就是將瑣碎的資料進行收集、保管，沒有多大的技術含量，也不能給市州電大帶來直接的經(jīng)濟效益，只要不弄丟資料、不發(fā)生檔案泄密就行了。

2. 條件簡陋，技術障礙

因部分市州電大對檔案管理信息化工作的不重視，導致對檔案管理的經(jīng)費投入不足，有的市州電大甚至沒有專門的檔案室，有的市州電大的檔案室的位置偏僻，面積狹小，房間潮濕，沒有防盜網(wǎng)等，不利于檔案的保管，檔案資料容易發(fā)生蟲蛀、霉變等現(xiàn)象。同時，檔案管理信息化缺乏基本的設施設備，檔案工作人員辦公條件簡陋，缺乏使用相關設備的技術，導致了市州電大大量陳舊檔案沒有實現(xiàn)電子化，導致檔案管理信息化程度不高，水平較低。

3. 管理不嚴，制度障礙

部分市州電大對檔案的管理缺乏必要的制度，有的學校甚至沒有檔案管理方面的制度，對檔案工作缺乏必要的規(guī)范，導致檔案資料的收集、整理、移交不規(guī)范，存檔意識不強。

4. 知識單一，人才障礙

市州電大檔案管理人員一般都不是檔案管理專業(yè)人才，工作人員知識較為單一，工資待遇又不如其他工作崗位，工作人員工作缺乏激情和動力，加上檔案工作人員很少到外面參加培訓學習，對檔案管理信息化的重要性、檔案資料的收集、整理、歸檔等業(yè)務不熟，只將檔案塞進檔案盒，沒有及時地歸類整理，嚴重地影響了管理水平。

四、 市州電大檔案管理信息化的主要對策

1. 高度重視，充分認識檔案管理信息化的重要意義

檔案工作是非常重要的工作，各項工作都離不開檔案工作，搞好檔案的信息化管理工作，可以促進高校的全面發(fā)展。市州電大管理層應當加強檔案工作的領導，落實相關責任，支持關心檔案工作，將檔案工作與其他業(yè)務工作同等對待，用新的理念搞好市州電大的檔案管理信息化工作。

2. 改善條件，加速推進檔案資源信息化建設的步伐

市州電大要加大經(jīng)費財力投入，建立相適應的軟、硬件設施。要設立專門的檔案室，要購置必要的辦公設備，改善辦公條件。同時，工作人員要將檔案資源信息化，將學校原來的檔案資料進行數(shù)字化，并將其用電子文檔的形式按檔案管理要求存入電腦，將原有紙質(zhì)檔案取代或更替，推進檔案管理信息化。

3. 建立健全制度

市州電大應根據(jù)相關要求，建立適應檔案信息化管理的相關制度和機制，全面推進檔案業(yè)務上質(zhì)量上水平。要健全和完善檔案管理信息化的業(yè)務流程和技術規(guī)范，完善電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，具有指導性和可操作性。另外，要制定必要的安全制度，確保電子檔案的安全性與完整性。

4. 強化培訓

實現(xiàn)管理信息化，人才是關鍵。不僅需要檔案管理的專業(yè)人才，也需要計算機專業(yè)人才，需要懂檔案業(yè)務也懂信息技術的復合型人才。因此，市州電大要從大學調(diào)入檔案管理方面的專業(yè)人才，以適應檔案管理信息化的需要。同時，也可以對現(xiàn)有人員進行業(yè)務及技術知識的培訓，為市州電大檔案管理信息化提供必要的人才保障。

參考文獻：

[1]胡瓊.淺談提高檔案管理科學化水平的有效途徑[J].中國科教創(chuàng)新導刊，2014，10（07）：162-163.

[2]馬學華.高職院校電子檔案管理工作發(fā)展探討[J].黃河水利職業(yè)技術學院學報，2008（20）.

作者簡介：

胡仁貴，湖南省吉首市，湘西自治州民族廣播電視大學。endprint