加強事業(yè)單位檔案規(guī)范管理的研究探討

劉國斌

摘 要：縱觀當(dāng)下，國內(nèi)的事業(yè)單位在檔案管理這項工作上明顯不到位。究其原因主要是領(lǐng)導(dǎo)層對這項工作重視度不夠，管理人員素質(zhì)不太高并且工作態(tài)度散漫，加上管理設(shè)施和管理辦法落后，導(dǎo)致檔案管理工作始終不夠規(guī)范。本文將針對這個問題進行研究和探討，提出一些改進的建議，以供相關(guān)部門參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人員素質(zhì)；制度改建；資金投入；保密管理

事業(yè)單位在日常的工作過程中，會產(chǎn)生大量的文書材料，其中的一些文書材料非常重要，涉及單位的工作機密，在后續(xù)的工作中也需要利用。所以，保管好這些文書材料就顯得非常重要。于是，檔案管理就成了事業(yè)單位的一項重要工作。但這項工作在目前還不夠規(guī)范，本文將指出問題并給出建議。

1 事業(yè)單位檔案規(guī)范管理內(nèi)容

1.1 規(guī)范檔案搜集

檔案搜集是規(guī)范管理的第一個環(huán)節(jié)。管理人員要把握好這個環(huán)節(jié)的工作，需要日常工作中常常與事業(yè)單位各部門間的同事保持良好的溝通工作，及時了解各部門的工作動態(tài)，這樣能及時做到搜集檔案。為避免搜集過程中有檔案出現(xiàn)遺漏，管理人員要保持細心的狀態(tài)，大范圍地進行搜集工作，對于搜集來的檔案還要及時進行梳理，將內(nèi)容重要的檔案留下，不重要的檔案排除，然后將篩選后的檔案進行集中化管理。

1.2 規(guī)范檔案整理

搜集檔案是為了方便后期相關(guān)部門對檔案的調(diào)用。因此，整理檔案也是必不可少的工作。如果檔案整理混亂，那么后期在調(diào)用檔案過程中必然比較麻煩，工作帶來阻礙，也影響大家的工作效率。而檔案整理規(guī)范的話，后期的檔案調(diào)用工作肯定暢通無阻。因此，管理人員要保持清醒的頭腦，條理化的工作思路，對搜集而來的檔案進行整理，整理工作需包含三方面：首先是對檔案分類，其次是對檔案組合，再次是對檔案編目。

1.3 規(guī)范檔案鑒定和保管

事業(yè)單位在長期的工作中會不斷產(chǎn)生文書檔案，累積的檔案數(shù)量會越來越多。如果不進行及時地處理，就會讓管理工作越來越繁瑣，不但加重了管理人員的工作負擔(dān)，也使得相關(guān)部門在調(diào)用檔案過程中受到較多的阻礙。為了防止這類事情的發(fā)生，提升管理效率，檔案鑒定和保管工作就顯得尤為重要。管理人員需要每隔一段時間，查驗檔案的基本情況，關(guān)注每份檔案的保管期限，對于超過了保管期限的檔案，就沒有必要繼續(xù)保管，管理人員要將這類失去實際效用的檔案進行及時的銷毀工作，減輕檔案數(shù)量。

2 加強事業(yè)單位檔案規(guī)范管理的措施

2.1 領(lǐng)導(dǎo)層重視

在事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)層發(fā)揮的能量巨大，指導(dǎo)著整個單位的工作走向。檔案管理是當(dāng)前事業(yè)單位各項工作中的重點，需要引起領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視。日常工作中，領(lǐng)導(dǎo)層要多關(guān)注檔案管理部門所做的相關(guān)工作，提出具體的工作要求，讓管理人員執(zhí)行。檔案管理同時會涉及到三方面：一是人力，需要有合格的管理人員做好相關(guān)工作；二是財力，需要單位投入一定資金；三是物力，需要單位給予相關(guān)的物質(zhì)資源支持。所以，領(lǐng)導(dǎo)層要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，在人力、財力以及物力三個方面進行重視，讓檔案管理工作規(guī)范到位。

2.2 改建制度

“無規(guī)矩不成方圓”，制度是執(zhí)行一切工作的基本標準，在制度下完成工作，工作會井然有序，而缺乏制度或者制度漏洞多會對工作帶來很大的阻礙。在事業(yè)單位中，制度是單位工作運行的重要保障。檔案管理作為事業(yè)單位中非常重要的一項工作，需要有良好的制度作為保障。因此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案管理的制度創(chuàng)建工作，要求管理人員研究當(dāng)下制度中的不足，給出改建制度的方案。方案內(nèi)容需涵蓋檔案管理的幾個重要方面：一是搜集制度的改建；二是整理制度的改建；三是編目制度的改建；四是裝訂制度的改建。方案拿出以后，由領(lǐng)導(dǎo)層親自批閱，給出修改意見，最后確定檔案規(guī)范管理的最終制度。此后，管理人員要嚴格根據(jù)改建后的管理制度執(zhí)行管理工作，提升工作質(zhì)量。

2.3 增加資金投入

目前，檔案管理工作并不產(chǎn)生任何經(jīng)濟效益，反倒是需要事業(yè)單位不斷給予資金支持。但是，檔案管理是必要的工作，所以事業(yè)單位在該項工作上的資金投入也是必要的。當(dāng)今社會是電子化和網(wǎng)絡(luò)化時代，檔案管理工作也要跟上時代步伐，爭取提升管理質(zhì)量。首先，事業(yè)單位要騰出專門的辦公室作為檔案管理的專用房。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)層要撥出更多的資金，提升當(dāng)下檔案管理中的各項基礎(chǔ)設(shè)施，尤其是硬件設(shè)施，要盡可能引入網(wǎng)絡(luò)化和電子化管理，既提升了管理效率，又確保了管理質(zhì)量。

2.4 提升管理隊伍素質(zhì)

管理人員的素質(zhì)高低直接決定了檔案管理的工作質(zhì)量。因而提升管理隊伍素質(zhì)是非常重要的事情，需引起領(lǐng)導(dǎo)層的重視。而素質(zhì)提升可以參考以下的辦法：（1）選撥責(zé)任意識重、專業(yè)素養(yǎng)強的管理人員從事管理工作，淘汰做事馬虎、專業(yè)素質(zhì)低下的管理人員；（2）增加文化素質(zhì)高的年輕人，作為管理人員，年輕人對于電子和網(wǎng)絡(luò)比較熟悉，運用現(xiàn)代化的管理設(shè)施會比較容易；（3）要求管理人員嚴格執(zhí)行制度，對于違反制度操作的管理人員要給予批評和懲罰；（4）對日常工作表現(xiàn)好的管理人員給予獎勵，激發(fā)大家的工作熱情，從而提升檔案管理質(zhì)量，進一步做到規(guī)范管理。

2.5 強化保密工作

保密工作是檔案管理中不能忽視的一環(huán)。事業(yè)單位是政府部門，其中的文書工作涉及政府機密，所以工作內(nèi)容不能輕易外泄。強化保密工作需要從幾方面入手。第一、檔案需要銷毀時，需要由兩名以上的管理人員同時參與銷毀工作，做到互相監(jiān)督，絕對不能由一名管理人員獨自進行銷毀工作，違規(guī)者按規(guī)定給予處分。第二、檔案銷毀最好使用碎紙機，絕對不能將檔案直接賣給廢品收購站，否則可能造成內(nèi)容泄露，引起不必要的麻煩。第三、管理人員不得在工作或生活中隨意提起檔案中的保密內(nèi)容，為此，管理人員需要加強對“檔案管理保密法”的學(xué)習(xí)，規(guī)范保密工作。

3 結(jié)束語

綜上，本文將事業(yè)單位作為研究對象，將檔案管理作為研究內(nèi)容，文章第一部分側(cè)重研究檔案規(guī)范管理的具體內(nèi)容，提到搜集、管理、鑒定以及保管的一整套管理流程，文章第二部分則給出了規(guī)范管理的幾個具體建議，主要涉及管理隊伍素質(zhì)提升、領(lǐng)導(dǎo)層重視、資金投入和制度改建等內(nèi)容。希望本文所研究的這些內(nèi)容能給當(dāng)下的事業(yè)單位帶來一些借鑒！

參考文獻

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