行政單位會計信息化探析

吳麗

摘要：本文在信息化背景下，分析行政事業(yè)單位會計信息化的現(xiàn)實與理論意義，剖析行政事業(yè)單位現(xiàn)狀，提出會計信息化的對策與建設。

關鍵詞：行政單位；會計信息化；建議

信息技術正在改變一切，信息技術引起的變革浪潮也正在沖撞著會計的海岸線，20世紀90年代以來，信息技術對會計界的改變可謂翻天覆地，財務分析軟件到網(wǎng)絡財務概念提出都是伴隨著信息技術平臺的發(fā)展和完善而來的。盡管變化巨大，但是，我國所有財務會計軟件的現(xiàn)狀，其設計基本都是從模擬手工會計開始，無法反映經(jīng)濟的發(fā)展水平和信息技術，管理思想的發(fā)展變化，目前所謂的財務業(yè)務一體化軟件，都是以財務軟件為核心，在賬務的基礎上擴充完成的，財務與業(yè)務子系統(tǒng)之間并沒有能做到無縫連接和信息集成，財務會計軟件僅僅是來源于手工，要實現(xiàn)會計信息系統(tǒng)的再次飛躍，財務軟件的發(fā)展的關鍵在于會計信息化系統(tǒng)重構。

一、行政單位會計信息化的現(xiàn)實與理論意義

隨著“三公”經(jīng)費越來越受到人們的重視，控制支出顯得愈加迫切，由于行政單位不進行成本核算，也不考核經(jīng)濟效益，導致我國行政單位缺乏節(jié)約資金的意識。行政單位往往只是計算規(guī)定的指標，并沒有對這些數(shù)據(jù)進行深入分析，不能解決問題。引入信息化技術后，行政單位就可以以低廉的成本訂制功能全面的支出模塊，對支出進行詳細核算，實時監(jiān)控支出，增強成本效益意識。

二、行政單位會計信息化現(xiàn)狀

一是財務信息化理念落后。行政單位財務人員習慣傳統(tǒng)的管理方式，對財務信息化的便利性快捷性認識不足，部分工作人員對計算機不能正確操作，從思想上抵制財務信息化的推進，相關負責人并不了解財務信息化對工作究竟有多大的幫助。二是財務數(shù)據(jù)不夠真實。行政單位的財務信息透明度較低，這無疑給財務數(shù)據(jù)信息管理帶來了極大的不便。財務發(fā)映的信息與單位的發(fā)展程度不匹配，影響行政單位的良好發(fā)展。三是財務信息的共享水平低。大部分行政單位不同程度實現(xiàn)財務信息化，僅限于代替手工記、算賬，無法提供有效的整合信息，只能作為原始數(shù)據(jù)查詢使用，降低了財務信息共享的有效性。四是監(jiān)督體制不健全。行政單位大多設有專門的財務信息監(jiān)督制度，但體制明顯不夠健全、不能與時俱進、執(zhí)行力較差。五是缺乏綜合人員。財務信息化是將財務管理工作與信息化工作有機結合，需要相關人員具有會計、管理、統(tǒng)計、計算機等方面的技能，由于體制的限制，這種復合型人才一般不愿留在行政單位。

以上原因導致財務數(shù)據(jù)利用率、會計信息共享度很低，傳統(tǒng)財務管理體系所依賴的原則、方法和程序等遠遠不能適應現(xiàn)階段信息化建設的要求，嚴重地影響阻礙了財務數(shù)據(jù)的收集、統(tǒng)計、分析與加工，從而導致財務信息缺乏準確性及時性，無法按照時間要求正常輸出和應用，會計信息沒能為整個單位提供決策作用，因此會計信息化是行政單位實現(xiàn)管理信息化的必由之路。

三、行政單位會計信息化主要特點

與傳統(tǒng)的財務管理方法相比，財務管理信息化可以將內部財務與外界連接起來，使得財務信息更可靠；此外，由于數(shù)據(jù)更新及時，就可以保證財務數(shù)據(jù)的實時性，也便于監(jiān)督管理；最后，由于信息的高集成性，減少了數(shù)據(jù)在不同部門之間傳遞所需的成本費用?？偠灾?，財務管理信息化可以從各個方面來提高資金的使用效率。主要表現(xiàn)在：

（一）提高會計價值的效率

傳統(tǒng)情況下，各職能部門之間的會計信息傳遞是閉塞的，不對稱的，在進行業(yè)務處理時將會在時間和空間上產(chǎn)生拖延或不配合的情況，造成效率低下，而通過信息化變革，財務活動信息被整合于一個財務信息化管理系統(tǒng)財務信息與財務活動同步，各項業(yè)務數(shù)據(jù)可以實時、全面、快速的傳遞，極大地提高統(tǒng)計數(shù)據(jù)、預算控制、監(jiān)管預警等財務管理的實時性。

（二）信息資源共享，節(jié)約會計成本

傳統(tǒng)情況下，會計信息不能共享，信息壁壘嚴重，極大地提高了會計信息成本，數(shù)據(jù)的搜集將在業(yè)務發(fā)生的各個階段進行，所有數(shù)據(jù)統(tǒng)一存儲在數(shù)據(jù)庫中，由計算機反饋給各個流程，將實現(xiàn)會計信息資源的共享，且通過不同的權限人員調用數(shù)據(jù)都是真實有效的，節(jié)約了數(shù)據(jù)采集成本，簡化了會計流程，為不同部門協(xié)同工作提供暢通溝通機制，協(xié)調和驅動行政單位業(yè)務開展，滿足財務管理動態(tài)化需求。

（三）流程可視化

目前已得到廣泛應用的電子簽章認證以及財務批審等均可通過網(wǎng)絡直接操作，并采用電子計算機掃描手段把所有財務報告及財務數(shù)據(jù)同步輸入至信息管理系統(tǒng)內，行政事業(yè)單位的高管人員僅需登錄內部辦公網(wǎng)頁，便能輕松地查找和獲悉財管動態(tài)急需盡早處置的任務事項。

四、實現(xiàn)行政事業(yè)單位會計信息化的建議

行政事業(yè)單位財務信息化帶來的好處的同時也存在著安全隱患。黑客攻擊、病毒威脅等隱患很難避免；網(wǎng)絡軟件和硬件系統(tǒng)本身的弱點和技術管理方面的缺陷，也會危及數(shù)據(jù)信息的安全。

（一）加強財務信息化的管理理念

在信息化的今天，行政單位要在單位內部推行財務信息化管理理念，讓其深入每一個財務工作人員及管理者的思想中。要積極宣傳信息化后帶來的便利，強調提高工作的效率及降低相關人員勞動強度，使單位自上而下形成對信息化管理的認同。

（二）健全內部管理制度

首先要制定包括操作權限控制、業(yè)務處理流程、信息管理制度、設備管理制度和網(wǎng)絡維護制度等一系列的內部控制制度，保障會計信息化的有序進行。其次，嚴格執(zhí)行權限控制。設定合理的用戶權限、賬戶以及密碼，保證信息的安全。操作人員應按照相應權限嚴格作業(yè)，嚴禁越權接觸會計信息化服務平臺。再次，制定安全防控制度，保證單位會計信息安全性。設置電子屏障，在會計專用服務器上加設防火墻，對網(wǎng)絡運行進行實時監(jiān)控，經(jīng)常進行預防性檢測，及時發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡安全漏洞，實時在線修復，排除安全隱患，提高系統(tǒng)安全性。最后，建立內部審計制度。定期或不定期地對各環(huán)節(jié)進行審計，找出控制薄弱環(huán)節(jié)，提出強化內部控制的措施。

（三）豐富財務軟件功能，確保數(shù)據(jù)安全

行政單位在塑造會計信息化環(huán)境時主要從系統(tǒng)和數(shù)據(jù)兩個方面著手。應對數(shù)據(jù)加以區(qū)分，對公開數(shù)據(jù)可以無保留的遷移到平臺上，對于私有數(shù)據(jù)要按照業(yè)務關鍵性及敏感性進行分級，在轉移前要與云服務深入溝通，注明數(shù)據(jù)保護等級和要求，并約定懲罰條款，特別重要的私有數(shù)據(jù)可以選擇不轉移，務必保證行政單位數(shù)據(jù)的安全。依據(jù)統(tǒng)一的技術標準，建立適合自身實際情況的財務管理信息平臺，并且根據(jù)信息技術發(fā)展，不斷更新。減少發(fā)生差錯或意外事故的概率！

（四）提高財務管理從業(yè)人員素質

為保證財務管理信息系統(tǒng)得到充分的使用，發(fā)揮最大效率，行政事業(yè)單位財務工作的上級主管部門必須對財務人員的基本素質、上崗條件和后續(xù)教育培訓等方面提出明確具體的要求，并采取切實措施，保證財務管理人員的素質不斷提高，與信息系統(tǒng)的發(fā)展相適應。

綜上所述，由于互聯(lián)網(wǎng)使信息的收集、存儲和傳遞變得很容易，在業(yè)務活動發(fā)生時，就可以將相應信息存儲到信息系統(tǒng)中，會計信息可以按照相關規(guī)則進行加工和報告"數(shù)據(jù)的分散收集，分布式存取有效地減少了數(shù)據(jù)重復，從而為管理決策提供了無可爭議的信息基礎。

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