人力資源信息系統(tǒng)在人事檔案管理中的應(yīng)用

摘 要 進入新時期以來，我國現(xiàn)代化建設(shè)不斷發(fā)展，社會主義市場經(jīng)濟體制不斷完善，各個行業(yè)與領(lǐng)域之間的競爭加劇，各個企業(yè)非常看重管理模式。在企業(yè)的運行管理機制中，人事檔案管理是非常重要的一個方面。人事管理的工作關(guān)系到企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，而人力資源信息系統(tǒng)可以有效地提升人事檔案管理的水平，促進人事檔案管理工作的效率，因此在人事檔案管理中應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)對于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有著十分重要的作用。目前，企業(yè)的人力資源信息系統(tǒng)都是根植于信息技術(shù)的快速發(fā)展而得來的，在傳統(tǒng)人事檔案管理的基礎(chǔ)上創(chuàng)新。本文對人力資源信息系統(tǒng)在人事資源管理中的應(yīng)用進行分析，以期提升我國企業(yè)的人事檔案管理水平，促進企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)。

關(guān)鍵詞 人力資源信息系統(tǒng) 人事檔案 管理工作 應(yīng)用分析

信息技術(shù)的發(fā)展改變了社會的發(fā)展方向，各個行業(yè)的發(fā)展都離不開互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，尤其是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)中的人事檔案管理方面，結(jié)合信息技術(shù)可以充分發(fā)揮人事檔案管理的重要作用。新時期在企業(yè)的人事檔案管理工作中應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)可以有效地解決傳統(tǒng)人事檔案管理工作的問題，加大人力資源信息的開放程度，最大化地提升新時期人事檔案管理的水平和效率，促進企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、人事檔案管理和人力資源信息系統(tǒng)的內(nèi)容

（一）人事檔案管理的內(nèi)容

在企業(yè)的運行發(fā)展中，人事檔案的管理發(fā)揮著基礎(chǔ)性和導向性的作用，對于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展有著重要的影響。目前，企業(yè)的人事檔案就是通過紙質(zhì)的材料記錄個人基礎(chǔ)信息內(nèi)容，這里面的個人基礎(chǔ)信息包括員工的學習信息、家庭信息、政治信息等，企業(yè)通過分析員工的檔案進而對其作出客觀判斷，以此作為依據(jù)確定該員工的崗位。一般來說，人事檔案管理工作就是將員工的各種基礎(chǔ)信息、學習信息以及證件統(tǒng)一匯聚起來，進行存儲、歸類以及統(tǒng)一管理的工作。

（二）人力資源信息系統(tǒng)的內(nèi)容

在企業(yè)的人事檔案管理工作中，人力資源信息系統(tǒng)是以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)作為依據(jù)，有明確的人力資源管理作為工作導向而形成的人力資源管理行為。現(xiàn)代化的人力資源信息系統(tǒng)有一個核心點，就是把人事檔案作為主要工作樞紐，在人事檔案管理的基礎(chǔ)上擴充人員的信息，最大化地發(fā)揮出人員信息的價值，對企業(yè)的人員進行細致化的管理，通過人力資源信息系統(tǒng)，分析員工的信息狀況，挖掘出對企業(yè)發(fā)展最有價值的信息，指導人事檔案管理工作。

二、企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理的優(yōu)勢和劣勢

（一）企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理的優(yōu)勢

在企業(yè)的發(fā)展中，人事檔案管理有著重要的作用，其對企業(yè)的發(fā)展優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，傳統(tǒng)人事檔案管理的檔案內(nèi)容非常全面，從個人的學生階段到未來的退休階段都有記錄，詳細地記錄了個人在各個階段的發(fā)展狀況，例如在學生時期取得的成績、公司中參與的項目、獎勵與懲罰等，都可以進行全面記錄；其次，傳統(tǒng)企業(yè)人事檔案管理的信息非常真實，很多企業(yè)都是依據(jù)人事檔案來判斷人員的工作能力、道德品質(zhì)，個人的職位流動、獎懲狀況都被真實可靠地記錄了下來。

（二）企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理的劣勢

由于我國很多企業(yè)在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，通常都是以紙張作為記錄載體，因此在人事檔案的存儲上有很大的難度。紙質(zhì)檔案的時間越長，紙張的質(zhì)量就會降低，加上工作中對紙張翻閱的磨損，人事檔案管理工作量增加，都對傳統(tǒng)人事檔案管理提出了很大的挑戰(zhàn)。

三、新時期人力資源信息系統(tǒng)的作用

作為企業(yè)的人事檔案管理人員，必須認識到新時期人力資源信息系統(tǒng)的作用，勇于創(chuàng)新傳統(tǒng)人事檔案管理模式，充分發(fā)揮人力資源信息系統(tǒng)的作用和價值。新時期，在人事檔案管理工作中應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)一是可以提升人事檔案管理的效率，提升企業(yè)人事檔案管理水平。人力資源信息系統(tǒng)可以快速收集人員信息，及時補充人員信息，節(jié)約了大量人力。二是應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)可以對傳統(tǒng)的人事檔案進行一定的保護，可以通過信息系統(tǒng)直接查閱人事檔案信息，把人從尋找和歸類的工作中解放出來。三是在人力資源信息系統(tǒng)中，能夠最大化地發(fā)揮人力資源信息的價值，深入挖掘和分析人員的各種信息，為員工的提拔、職業(yè)生涯發(fā)展以及管理工作提供依據(jù)和指導，促進企業(yè)人事檔案管理水平的提升。

四、人力資源信息系統(tǒng)在人事檔案管理中的應(yīng)用

（一）了解人力資源信息系統(tǒng)的構(gòu)造

在人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)用及檔案管理工作中，一定要明確人力資源信息系統(tǒng)的構(gòu)造，了解人力資源信息系統(tǒng)的各種功能效用，充分發(fā)揮人力資源信息系統(tǒng)的價值和作用。人力資源信息系統(tǒng)主要包括組織與崗位管理、用工管理、干部管理、教育培訓管理、薪酬分配管理、社保福利管理、離退休管理及統(tǒng)計與考評等模塊，通過紙質(zhì)記錄與信息錄入相結(jié)合的方式，確保人員信息的真實性和可靠性。

（二）人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)用特點

企業(yè)在管理人事檔案的過程中，一般都會應(yīng)用到人力資源信息系統(tǒng)。企業(yè)在應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)的過程中必須注意以下幾個要素：首先要確保人力資源信息的完整，保證人力資源信息系統(tǒng)的全面完善；其次要保證人力資源信息系統(tǒng)的智能化，讓相應(yīng)的人員在權(quán)限范圍內(nèi)訪問和查閱人力資源信息系統(tǒng)；再次同時要確保人力資源信息系統(tǒng)的安全性，注意保護人員的信息不被泄露，注重人員信息的安全性；最后要確保人力資源信息系統(tǒng)的持續(xù)性，要從企業(yè)的長遠發(fā)展角度建設(shè)并不斷完善人力資源信息系統(tǒng)。

（三）人力資源信息系統(tǒng)的功能

在人事檔案管理工作中應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)，必須充分發(fā)揮人力資源信息系統(tǒng)的功能和作用，做好人力資源信息系統(tǒng)的維護；發(fā)揮人力資源信息系統(tǒng)的記錄整體功能，保障人事檔案的智能有序管理；還要發(fā)揮人力資源信息系統(tǒng)的整合統(tǒng)一功能，對信息進行細致劃分，進行二次信息挖掘；最后就是要發(fā)揮人力資源信息系統(tǒng)的審閱管理功能，可以及時有效地管理人事檔案，查閱真實、有效的人力資源信息。

（四）人力資源信息系統(tǒng)的維護

在人力資源信息系統(tǒng)中，非常重要的一個環(huán)節(jié)就是對人力資源信息系統(tǒng)的維護，定期對人力資源信息整理備份，核對和劃分人員信息，開發(fā)人力資源信息系統(tǒng)的更多功能，提升企業(yè)的人力資源管理水平。從而更好地指導企業(yè)的管理工作，促進企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)與可持續(xù)發(fā)展。

五、結(jié)語

在企業(yè)的運行管理機制中，人事檔案管理是非常重要的一個方面，人事管理工作關(guān)系到企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，而人力資源信息系統(tǒng)可以有效地提升人事檔案管理的水平，提升人事檔案管理工作的效率，因此在人事檔案管理中應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)對于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展有著十分重要的作用。新時期，在企業(yè)的人事檔案管理工作中應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)可以有效地解決傳統(tǒng)人事檔案管理工作中的問題，加大人力資源信息的開放程度，最大化地提升新時期人事檔案管理的水平和效率，促進企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

（作者單位為云南送變電工程有限公司）

[作者簡介：向云平（1972—），女，云南建水人，本科，經(jīng)濟師，主要從事人力資源管理工作。]

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