檔案管理發(fā)展趨勢的幾點(diǎn)思考

徐艷

摘要：我國社會經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展，檔案管理已成為發(fā)展過程中不能缺少的重要資源。在社會的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，檔案管理方式已經(jīng)難以適應(yīng)社會的需求，本文著重分析檔案管理的發(fā)展趨勢中幾點(diǎn)主要的思考，解決對策，從而有效促進(jìn)檔案管理工作的開展，進(jìn)一步保持檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；發(fā)展趨勢；思考

一、檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員的水平不高

檔案管理工作對檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平要求較高，需要檔案管理人員具備基礎(chǔ)的理論知識，這樣管理人員才能在工作中完全發(fā)揮出自己的作用。然而在實(shí)際工作中，檔案管理工作人員雖然建立了一支穩(wěn)定發(fā)展的隊(duì)伍，但這支隊(duì)伍的專業(yè)水平與文化知識并沒有達(dá)到新時(shí)期檔案管理工作的要求，與檔案管理工作的具體目標(biāo)差距還很遠(yuǎn)。因此，就在客觀上導(dǎo)致檔案管理工作長期處于停滯不前的狀況，在某種程度上十分不利于檔案管理工作的開展。

（二）檔案管理工作缺乏規(guī)范性

在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，存在著管理不夠規(guī)范的情況。這類情況分別體現(xiàn)在幾個(gè)方面：檔案編號編排不合理，檔案標(biāo)題書寫不規(guī)范，檔案開頭沒有目錄等。因此，檔案管理存在嚴(yán)重混亂的現(xiàn)象。導(dǎo)致管理人員在開展檔案管理工作時(shí)，管理不規(guī)范，從而無法正常發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。

（三）檔案內(nèi)容的質(zhì)量低下

在我國現(xiàn)階段的檔案管理中，很多檔案內(nèi)容質(zhì)量都不高，檔案的內(nèi)容缺乏利用價(jià)值，檔案的資料趨于形式化，并不能落實(shí)從實(shí)際出發(fā)的原則。呈現(xiàn)出來的檔案的內(nèi)容，大多反映了個(gè)人的學(xué)歷狀況、人生經(jīng)歷、政治面貌和工資水平待遇等，檔案中并不能有效地反映個(gè)人能力狀況、道德品質(zhì)、專業(yè)技術(shù)水平。此外，大部分檔案內(nèi)容都很空泛，很多都是生活中的套話，并不能真實(shí)反映出個(gè)人的具體情況，或是檔案的內(nèi)容只是說明了優(yōu)點(diǎn)，并沒有對缺點(diǎn)加以說明。

（四）進(jìn)行檔案檢索的效率不高

在現(xiàn)階段的檔案檢索中，主要有兩種方式，一種是利用手工檢索，另一種是使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。針對目前的發(fā)展?fàn)顩r，手工檢索這種方式應(yīng)用的范圍更加廣泛，大部分單位使用的都是這種方式。企業(yè)在手工檢索方面做出了很多努力，在努力的基礎(chǔ)上不斷進(jìn)行創(chuàng)新，編制出了很多檢索工具。但是部分單位在實(shí)際編制中，普遍存在的問題是，求數(shù)量的“多”而不要求“精確度”的提高。并且很多檔案管理工作人員一味地認(rèn)為，只要增加了檢索工具，與之相關(guān)的檔案管理的質(zhì)量水平也隨之提高，這種思想是不對的，在某種情況下會嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

二、檔案管理的解決對策

（一）全面提高檔案管理者的素質(zhì)

在檔案管理工作開展的時(shí)候，檔案管理工作人員作為有效聯(lián)系檔案和其他人員之間的紐帶，提高檔案管理人員的素質(zhì)具有重要作用。因此，首先要注意提高檔案管理人員的素質(zhì)，這樣不僅可以促進(jìn)檔案管理工作的順利開展，還能使檔案管理人員通過熟悉檔案管理工作的流程，加強(qiáng)開展檔案管理工作。因此，對檔案管理一定要嚴(yán)格把好人才關(guān)，加強(qiáng)對應(yīng)聘人員專業(yè)知識水平的考核力度，這樣才能為檔案管理工作的開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性

檔案管理工作的內(nèi)容較為單一且繁瑣。任何具體的工作，一旦在服務(wù)上具有落后性，就會對社會產(chǎn)生一定的影響。面對這種情況，要對檔案管理工作及時(shí)進(jìn)行改革，工作人員更要在原有的基礎(chǔ)之上，加快進(jìn)行檔案資料的收集，提高檔案管理的工作效率。尤其是在有效開展檔案管理工作的過程中，一定要調(diào)動工作人員積極性，在工作人員之間形成公平合理的競爭氛圍，才能不斷地促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步。但是在一些檔案管理部門，很多管理人員都認(rèn)為工作是一個(gè)固定的“鐵飯碗”，員工們在工作過程中，對待工作的態(tài)度都很不認(rèn)真。因此，檔案管理部門為了提高工作人員的積極性，一定要全面推廣企業(yè)員工聘任制度，根據(jù)優(yōu)勝劣汰的原則淘汰工作不合格的員工，全面調(diào)動起檔案管理人員的工作積極性，激發(fā)員工們的工作熱情。因此，作為檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)，一定要全面加強(qiáng)檔案的宣傳工作，不定期在檔案管理部門開展教育工作，使每一位員工都能從根本上認(rèn)識到檔案工作的重要意義，從而不斷提高檔案工作的水平，進(jìn)一步提高管理人員的工作效率。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展及廣泛運(yùn)用，使不同范圍內(nèi)利用者共享檔案資源成為必然的發(fā)展趨勢。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。憑借網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺，以供需要者查詢、搜索，人們將更多地從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息，同時(shí)數(shù)字檔案還具有開放、易于檢索、便于利用等特性，這樣利于檔案信息資源更廣泛更高效地服務(wù)于社會各方面需求。一方面，檔案信息數(shù)字化將使得許多的利用者不需要直接到檔案館，任何電腦都可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息；另一方面，網(wǎng)上利用檔案的開展，將會使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。

四、展望檔案管理發(fā)展

檔案管理體制從建立開始就經(jīng)歷了一個(gè)十分復(fù)雜的進(jìn)程。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案行政管理部門不能只是依靠法律的手段來得以實(shí)現(xiàn)，還需要加入一定的執(zhí)法監(jiān)督功能，積極利用各種組織，主動提供有效服務(wù)，才能全面引導(dǎo)檔案管理工作能夠有效地開展。因此，開展檔案管理工作更需要國家的行政與主管部門密切配合，制定一系列行之有效的立法工作，并且還要充分依靠社會的力量對檔案工作進(jìn)行全面的引導(dǎo)。endprint