辦公自動化系統(tǒng)在海洋檔案管理中的應用

李玲

【摘要】電子檔案的發(fā)展和應用，促使檔案管理工作更加即時有效，推動了海洋單位的快速發(fā)展。本文首先分析了辦公自動化系統(tǒng)的應用價值，然后闡述了在海洋檔案管理中的應用，最后指出提升管理質量的幾點措施，以供參考。

【關鍵詞】辦公自動化；海洋檔案；管理；應用價值

辦公自動化屬于一種綜合性技術，起源于上個世紀70年代的發(fā)達國家，主要是利用計算機設備，對辦公室工作進行處理?；谠撓到y(tǒng)下，能實現信息的輸出、輸入、儲存等，不僅加快了信息流動性，而且提高了信息真實性。近些年來，隨著網絡信息技術的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)在海洋單位中得以應用，尤其是檔案管理方面，以下對此進行探討。

一、辦公自動化系統(tǒng)的應用價值

（一）提高管理效率。從海洋單位的功能來看，檔案可以分為觀測、監(jiān)測、預報、海洋管理、科研、文書、會計、人事、基建等方面，直接影響海洋單位的運營發(fā)展。應用辦公自動化系統(tǒng)，改變了傳統(tǒng)人工操作的模式，促使檔案管理工作更加科學合理，在減輕工作人員勞動量的同時，也提高了工作效率。

（二）文件安全保存。辦公自動化在應用期間會形成電子檔案，是信息記錄、保存、傳遞的重要載體，從紙質檔案轉變?yōu)閳D像、影像等，體積更小、壽命更長，而且保存更為容易。根據實際工作需要，可以選擇不同載體保存檔案信息，例如U盤、硬盤、VCD等。分析這些儲存設備的特點，受外部環(huán)境的影響小，具有較強的穩(wěn)定性，讀寫更加方便。

（三）實現資源共享。以計算機網絡技術的應用為例，海洋檔案的管理工作更加規(guī)范，信息的使用能突破時間、空間的限制。不同部門之間可以通過網絡，實現檔案信息的動態(tài)管理。而且，對檔案設置訪問權限，能提高檔案的安全性。

二、辦公自動化系統(tǒng)在海洋檔案管理中的應用

在海洋檔案管理中利用辦公自動化系統(tǒng)，就是采用現代信息技術對檔案內容進行整合，構建出數字化管理平臺，并通過互聯網實現檔案信息的共享。具體應用如下：

（一）檔案的收集。電子檔案取代傳統(tǒng)紙質檔案，管理工作應該延伸到系統(tǒng)設計階段，一般采用掃描設備對檔案內容進行識別，然后制定統(tǒng)一的、規(guī)范的電子檔案格式，將檔案內容錄入其中，為分析處理工作打下基礎。

（二）檔案的分析檢索。在檔案分析上，主要是結合海洋單位的業(yè)務和發(fā)展情況，對檔案文件進行分類，開發(fā)查詢檢索功能，實現電子檔案的鑒定、編目、排序、保存等。為了實現管理的流程化，應該制定工作標準、明確工作人員的職責，減少外界因素的干擾。而且，辦公自動化系統(tǒng)的應用，應該和檔案管理工作有機結合，保證電子檔案格式的統(tǒng)一性。在檔案檢索上，電子檔案完成歸檔后，要想在數據庫中及時檢索出目標文件檔案，就應該利用檢索功能，開發(fā)出適配文件搜索的程序。

（三）檔案的保存利用。辦公自動化系統(tǒng)在應用期間，要想提高管理效率，還應該制定檔案輸入、存儲機制，保證檔案管理的時效性，及時更新數據庫。將檔案系統(tǒng)和密集架、溫濕度儀等進行集成，實現庫房管理的智能化，保證檔案資源的安全性。依托于數字海洋專網，利用辦公自動化系統(tǒng)的歸檔接口，可以實現檔案系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)之間的連接，實現資源共享服務。如此辦公，打破了系統(tǒng)內部的孤島式信息建設，兼具虛擬陳展、專題瀏覽、即時檢索等功能，實現檔案信息的開放與利用。

三、提高海洋檔案管理質量的措施

從實際工作來看，海洋檔案管理期間應用辦公自動化系統(tǒng)，出現的問題包括：歸檔管理制度缺乏、電子文檔的形成和歸檔脫節(jié)、工作人員自身素質差等。對此，相應的改進措施如下：

（一）完善歸檔制度。檔案管理部門應該及時收集滿足歸檔要求的電子文件，并填寫登記表；歸檔時以“件”為單位逐一管理、完成編目；檔案室工作人員要評估文件的真實性、完整性。另外，考慮到電子文件是利用計算機硬件和軟件形成的，歸檔時還要檢測文件信息的安全性，看有無感染病毒，確保和軟件、硬件的技術條件相符合。如此，文件歸檔后在壽命期限內，才能正常顯示和利用。

（二）分析功能需求。從檔案管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)本身出發(fā)，應該分析文件處理的業(yè)務流程，明確不同階段的系統(tǒng)需求。站在海洋單位的角度，應該組建三方團隊：1.辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)團隊；2.信息技術部門；3.檔案管理部門。準確分析檔案管理的需求和特征，避免管理工作和技術相脫節(jié)，實現兩者的有效銜接，才能滿足文檔管理一體化的目標。

（三）提高人員素質。檔案工作人員是海洋檔案管理的經手人，因此管理效率和質量會受到工作人員技能素質的影響。伴隨著檔案數量的不斷增多，對于工作人員的綜合素質提出了更高要求。海洋單位應該定期組織員工進行培訓學習，掌握先進的管理思想和技術方法，樹立高度責任心，從理論知識、實踐技能兩個方面提升自我；同時制定考核制度和激勵措施，激發(fā)員工積極性，促使檔案管理質量不斷提升，緊跟社會發(fā)展的需求。

四、結語

綜上所述，辦公自動化系統(tǒng)的應用，能提高管理效率、文件安全保存、實現資源共享。在海洋檔案管理中，集中體現在檔案收集、分析檢索、保存利用等方面。為了提高管理質量，應該完善歸檔制度、分析功能需求、提高人員素質，促進海洋單位的健康發(fā)展。

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