淺議醫(yī)院人事檔案的管理及利用

吳京艷

【摘要】隨著醫(yī)院的管理向著科學(xué)化和職業(yè)化轉(zhuǎn)型，專業(yè)人才地位的提升，人事檔案的作用愈發(fā)突顯。在信息化時代，人事檔案的管理和利用除了有一些歷史遺留問題外，還面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。面對這樣一項長期性的工作，醫(yī)院方面要做好思想準(zhǔn)備，完善各項制度，培養(yǎng)檔案管理人才，緊跟時代潮流，從而助力醫(yī)院發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】人才；歷史問題；新機(jī)遇；電子化

隨著醫(yī)學(xué)研究的進(jìn)步和人們健康意識的提高，我國衛(wèi)生事業(yè)不斷向前發(fā)展，醫(yī)院管理也從經(jīng)驗型向科學(xué)型轉(zhuǎn)變，逐漸走上科學(xué)化和職業(yè)化道路，專業(yè)人才的重要性愈發(fā)突出。醫(yī)院人事檔案以個人為單位記錄了醫(yī)院工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷及能力品德等情況，是全面地、歷史地了解一個人的依據(jù)。因此，做好人事檔案的管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，是現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的要求，對人力資源的合理分配以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都具有十分重要的意義。

醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容過于籠統(tǒng)，政治傾向明顯，缺少能夠客觀描述個人技術(shù)能力和反映綜合素質(zhì)的材料，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院對人才綜合性的需求。人事檔案作為醫(yī)院選拔人才的重要依據(jù)，需要體現(xiàn)出全面的個人信息。就醫(yī)院而言，需要對人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行擴(kuò)充，添加診治水平、職稱、能力素質(zhì)等醫(yī)院重視的信息材料，建立專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案，及時增添醫(yī)院各專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)綜合能力、科研水平以及學(xué)術(shù)動態(tài)等重要信息。只有這樣，才能為醫(yī)院選拔人才提供真實可靠的參考依據(jù)，確?？疾?、選拔等工作公正、公平地完成。

人事檔案雖然記載著個人的成長軌跡，不斷變化著，但它的本體卻是死物，其管理和利用還是需要檔案管理人員發(fā)揮作用。而不少醫(yī)院人事檔案沒有專人管理，只是由其他部門工作人員兼管，缺少系統(tǒng)、專業(yè)的培訓(xùn)，不能對人事檔案及時、有效地管理，只能被動地接受檔案材料，主動性不足。人事檔案管理在醫(yī)院人事管理工作中的重要性是不言而喻的，檔案管理人員作為人事檔案的直接管理者，其作用也是不容忽視的。人事檔案管理人員的問題急需解決。對此，大致可以采用三種解決方式：第一，招聘專業(yè)的人事檔案管理人員，把專業(yè)的事情交給專業(yè)的人去做，實現(xiàn)人事檔案管理的專人和專業(yè)化。第二，對于原有的檔案管理人員，醫(yī)院要加強(qiáng)他們的思想素質(zhì)教育，提升其政治素質(zhì)和紀(jì)律意識，為他們樹立事業(yè)心和責(zé)任感。

就人事檔案的保存和使用狀況而言，很多機(jī)構(gòu)的人事檔案擺放混亂，沒有科學(xué)的分類和裝訂，查閱檔案費(fèi)時費(fèi)力；而且檔案保存地點環(huán)境差，不適合紙質(zhì)材料的長期保存。對此，醫(yī)院要根據(jù)實際情況，建立規(guī)范、科學(xué)、完善的檔案管理制度。檔案管理員除了收集、整理檔案外，也要做好檔案的檢索、研究、編目工作，建立健全檔案管理體系。醫(yī)院還可以建立公平合理的獎懲制度，提升管理人員工作的主動性和創(chuàng)造性。

對于檔案所有者來說，由于人事檔案極少使用，且醫(yī)院對檔案重藏輕用，當(dāng)事人對人事檔案重視程度較低，可能不會及時關(guān)注人事檔案的修正、更新，造成人事檔案內(nèi)容過于老舊，不能有效地體現(xiàn)出當(dāng)事人的技術(shù)狀況與工作經(jīng)歷。針對此類問題，首先檔案所有者要提升對檔案的重視程度，雖然人事檔案平時看起來顯得無關(guān)緊要，一旦出現(xiàn)問題，對之后個人的工作、晉升、退休等都有很大的影響。其次，醫(yī)院可以建立動態(tài)的人事管理制度，對人事檔案及時進(jìn)行更新和維護(hù)，檔案管理員要利用科學(xué)技術(shù)手段動態(tài)、高效地處理檔案信息。第三，人事檔案的宗旨就是服務(wù)于工作，檔案管理人員要有較強(qiáng)的服務(wù)觀念，不僅要及時收集檔案材料，而且還要通過開展培訓(xùn)等方式，提升醫(yī)院員工對自身檔案的重視，群策群力，共同做好醫(yī)院的人事工作。

除了上述的歷史問題外，在信息化時代，醫(yī)院人事檔案的管理和利用還面臨著電子化的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

當(dāng)今時代，隨著辦公自動化和計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在醫(yī)院的日常管理中，特別是醫(yī)院人事檔案管理工作中，信息網(wǎng)絡(luò)化與現(xiàn)代化管理儼然已經(jīng)成為發(fā)展的主流。很多醫(yī)院已經(jīng)走出傳統(tǒng)的人工管理階段，引進(jìn)了先進(jìn)的設(shè)備和現(xiàn)代化管理模式，建立起了以人力資源信息為基礎(chǔ)的醫(yī)院信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化和現(xiàn)代化，提高了人事管理工作的效率和質(zhì)量，滿足了醫(yī)院現(xiàn)代化改革的需要。但也產(chǎn)生了一些新的問題。電子檔案信息存儲量大，大大減少了檔案的存儲空間，便于存放和查閱，提升了工作效率和質(zhì)量。而且檔案信息化便于資源共享，使檔案工作與醫(yī)院各項工作緊密結(jié)合，利于醫(yī)院實現(xiàn)行政管理一體化。同時，電子檔案信息的安全性也需要人們更加重視。以紙質(zhì)為載體的傳統(tǒng)檔案逐漸被電子檔案替代，但電子檔案本身的共享性和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性使其在安全方面的問題更加突出。電子檔案的采集、整理、歸檔和利用過程中不可避免地會出現(xiàn)失誤操作、信息竊取、丟失等問題。面對這種問題，除了加強(qiáng)檔案載體和網(wǎng)絡(luò)方面的防護(hù)，還要建立嚴(yán)格的管理制度和保密制度，防患于未然。

21世紀(jì)是知識產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)的時代，醫(yī)院要想獲得長遠(yuǎn)的發(fā)展離不開人才。作為考察和選拔人才的重要依據(jù)，人事檔案的地位愈發(fā)重要。人事檔案管理工作是一項長期性和永久性的工作，醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)要做好思想準(zhǔn)備，完善各項制度，培養(yǎng)檔案管理人才，緊跟時代潮流，才能真正做好這項工作，助力醫(yī)院發(fā)展。

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