《出生醫(yī)學證明》歸檔工作淺析

徐珊

【摘要】《出生醫(yī)學證明》系每個人來到社會上的第一個合法證明，是無可替代的人口信息，為每個人進行人口登記以及證明血緣關系等提供了確鑿的醫(yī)學依據(jù)，對《出生醫(yī)學證明》進行歸檔意義重大。

【關鍵詞】出生醫(yī)學證明；人口信息；歸檔工作

《出生醫(yī)學證明》是每個人來到社會上的第一個證，是無可替代的、重要的人口信息之一，為個人確定籍貫和相關部門進行人口登記提供了必要的醫(yī)學依據(jù)。隨著社會的飛速發(fā)展，我國公民涉外業(yè)務及出國留學等事務越來越頻繁，于是，《出生醫(yī)學證明》檔案的利用率也越來越高。目前我國各地《出生醫(yī)學證明》檔案存量相當大，而且管理相對來說比較分散，保管的條件不充分，查找利用起來比較麻煩，可以說問題重重。針對這些情況，應該不斷健全《出生醫(yī)學證明》檔案的長效管理機制，通過實現(xiàn)數(shù)字化來實現(xiàn)資源共享及高效利用。

一、《出生醫(yī)學證明》歸檔工作的意義

隨著社會的進步和信息化發(fā)展的不斷需要，社會正逐步提高對《出生醫(yī)學證明》的認識，人們在生活中開始越來越多地利用《出生醫(yī)學證明》檔案，因而，《出生醫(yī)學證明》檔案管理工作顯得越來越重要?！冻錾t(yī)學證明》對于加強母嬰的保健具有十分重要的意義，其中的某些內容與醫(yī)療無法割裂的關系，如果能有效發(fā)揮《出生醫(yī)學證明》檔案的作用，對維護社會穩(wěn)定和公民的合法權益都將具有重要的作用。

同時，對《出生醫(yī)學證明》檔案實施規(guī)范化管理，特別是加強對《出生醫(yī)學證明》存檔各個環(huán)節(jié)的監(jiān)管，能有效降低廢證率，并且防止資源的流失。有利于推進檔案（含電子版）的登記備份工作，能為查詢《出生醫(yī)學證明》的用戶提供翔實的信息資料。

隨著信息化進程的不斷加快，《出生醫(yī)學證明》檔案的使用范圍越來越廣泛，查閱《出生醫(yī)學證明》檔案信息的群眾也變得越來越多。為發(fā)揮檔案信息的利用率、高效構建便民平臺奠定了良好的基礎。

二、《出生醫(yī)學證明》歸檔工作的要求

為了方便用戶的查詢，檔案管理部門必須做好《出生醫(yī)學證明》檔案的分類、整理、組卷、歸檔等工作，以認真的工作態(tài)度和嚴謹?shù)墓ぷ骷毠?jié)來保證《出生醫(yī)學證明》檔案的完整性。

（一）從制度層面來要求。《出生醫(yī)學證明》是一種特殊的文書檔案，但目前缺乏規(guī)范的《出生醫(yī)學證明》檔案管理制度，《出生醫(yī)學證明》一般由具備助產資格的醫(yī)院、衛(wèi)生院和婦幼保健院簽發(fā)。目前的存放情況較混亂，缺乏統(tǒng)一性：醫(yī)院的《出生醫(yī)學證明》檔案基本上由婦產科等業(yè)務部門保存；婦幼保健院的《出生醫(yī)學證明》檔案則由病案室保管。由此可見，《出生醫(yī)學證明》檔案大多沒有納入綜合檔案室進行統(tǒng)一保管。因國家層面沒有統(tǒng)一要求，導致《出生醫(yī)學證明》簽發(fā)單位根據(jù)各自情況自行保存檔案，由此造成保存內容不一致，甚至出現(xiàn)丟失、損壞的現(xiàn)象。針對這種情況，相關部門應該制定相應的法規(guī)，保證工作的規(guī)范統(tǒng)一。

（二）從單位層面來要求?！冻錾t(yī)學證明》檔案需要紙質與信息化相結合，為避免出現(xiàn)差錯，各地衛(wèi)生管理部門應該做好《出生醫(yī)學證明》的管理和監(jiān)督工作，要責令所有簽發(fā)單位嚴格按照規(guī)范辦理《出生醫(yī)學證明》，不得出現(xiàn)不良后果，影響存檔工作。而目前的情況看，大多醫(yī)院未能按規(guī)定每月都將開具的《出生醫(yī)學證明》檔案裝訂成冊，然后交檔案室統(tǒng)一管理，因此出現(xiàn)很多不必要的損失。主管部門應加大監(jiān)督的力度，督促醫(yī)院步入《出生醫(yī)學證明》檔案管理的軌道。

（三）從技術層面來要求。1.要強化《出生醫(yī)學證明》檔案管理意識?！冻錾t(yī)學證明》是由醫(yī)療機構出具的新生兒法定醫(yī)學證明，該證明是登記戶籍、證明血緣關系的正規(guī)文本，而《出生醫(yī)學證明》檔案則是檔案的重要組成部分。醫(yī)療機構要高度重視，切實做到主要領導親自抓，分管領導具體抓，同時，必須要安排專人負責具體工作。2.要提高《出生醫(yī)學證明》檔案管理人員的素質。檔案管理機構要經常組織專題培訓，以提高檔案管理人員的素質，同時，對檔案管理人員要明確《出生醫(yī)學證明》歸檔范圍。3.檔案管理部門要建立、健全檔案管理規(guī)章制度。要按照管理要求進行分類、整理、組卷、歸檔。檔案室要配備必要的設備、設施。

（四）從歸檔范圍來要求。1.《出生醫(yī)學證明》歸檔按內容可分為兩種：一是管理機構對《出生醫(yī)學證明》形成的管理類資料。二是簽發(fā)機構對《出生醫(yī)學證明》形成的管理類資料以及簽發(fā)類資料。2.《出生醫(yī)學證明》的歸檔范圍按載體形式可分兩種：一是紙質資料，可按照檔案管理要求進行分類、整理、組卷、歸檔，庫房配備防盜、防火、防潮、防塵、防高溫等設施。二是把紙質資料進行信息化的電子文件，電子文件要按國家相關要求進行保存。

三、結語

綜上所述，《出生醫(yī)學證明》歸檔工作任重而道遠，有關單位要通力配合，共同做好移交和管理工作：醫(yī)療機構要明確專人做好《出生醫(yī)學證明》檔案的日常管理和移交工作，確保材料齊全、完整，并做到“賬物相符”；各級檔案館要完善規(guī)章制度，保證《出生醫(yī)學證明》檔案的安全，并設立《出生醫(yī)學證明》檔案電子數(shù)據(jù)庫，運用現(xiàn)代化管理手段，積極主動地為群眾提供方便、快捷的服務。endprint