“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的分析

張顏

【摘要】檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，提高檔案管理水平，不僅有利于醫(yī)院整體管理水平的提升，而且對醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療工作的順利開展也具有一定的促進(jìn)作用。近年來，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理精細(xì)化，醫(yī)院相關(guān)部門對檔案管理方法進(jìn)行了不斷創(chuàng)新與完善。本文主要以“加減乘除法”為例，探討其在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用，以此來為日后此方面工作的開展提供參考。

【關(guān)鍵詞】加減乘除法；醫(yī)院檔案；精細(xì)化管理

在過去的很長一段時間里，檔案管理工作并沒有引起醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門的足夠重視，從而導(dǎo)致檔案管理工作存在諸多問題，比如說，管理制度滯后、管理效率低下等。然而，隨著醫(yī)療行業(yè)發(fā)展水平的持續(xù)提升，醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理機(jī)制也在持續(xù)完善，如何做好檔案管理工作成為了醫(yī)院發(fā)展中的一項(xiàng)重大課題?！凹訙p乘除法”是目前應(yīng)用于檔案管理工作中的一個全新的管理方法，受到了廣大管理者的高度青睞。

一、“加減乘除法”在檔案管理中的應(yīng)用背景

“加法”是指在原有管理工作的基礎(chǔ)上增加新的元素，這些元素不僅僅指的是檔案內(nèi)容和檔案管理方法，同時也包括了對新產(chǎn)生檔案的收集整理、檔案保護(hù)技術(shù)引入以及檔案的使用者范圍等，即從多個方面擴(kuò)大檔案管理內(nèi)容?！皽p法”是指減少為整理、編目、鑒定的檔案數(shù)；減少未建立檔案工作的單位數(shù)；減少檔案管理成本；減少檔案管理工作的出錯率。“乘法”是指不斷完善管理制度，引入科學(xué)、先進(jìn)的管理方法，提高檔案管理的整體效率，將檔案管理工作的作用在醫(yī)院發(fā)展中充分發(fā)揮出來。“除法”是指在檔案管理工作中，要從多個方面著手，擴(kuò)大分子、縮小分母，提高檔案的全查率和查準(zhǔn)率，提高檔案對醫(yī)院發(fā)展的貢獻(xiàn)率。將“加減乘除法”應(yīng)用到醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中，一方面可以從多個方面著手，完善管理制度，實(shí)現(xiàn)管理工作精細(xì)化；另一方面則可以查漏補(bǔ)缺，彌補(bǔ)過去檔案管理工作中存在的漏洞，從根本上提高檔案管理的科學(xué)性和有效性。

二、“加減乘除法”在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略

若想將“加減乘除法”的優(yōu)勢在檔案管理中最大限度發(fā)揮出來，在應(yīng)用該方法時，必須結(jié)合醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況和需求，總結(jié)起來，需要從以下幾個方面著手：

（一）通過“加法”來擴(kuò)大檔案管理范圍。在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新時期，精細(xì)化管理已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理的一個必然趨勢，而要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，管理人員首先要做的就是與時俱進(jìn)，采取科學(xué)、有效的方法使檔案管理工作符合醫(yī)院發(fā)展的根本需求。所以，擴(kuò)大檔案管理范圍勢在必行，著重強(qiáng)調(diào)的就是醫(yī)患糾紛的事件內(nèi)容的增加，包括相關(guān)科室、責(zé)任人、糾紛原因以及解決方式等，上述內(nèi)容記錄在案后，由科室主任審閱并簽字，然后按照一案一卷的形式保存，以供日后查閱和參考。

（二）通過“減法”來降低檔案管理成本。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案多為紙質(zhì)檔案，隨著檔案數(shù)量的增加，在檔案管理工作上需要投入的人力、物力也會增加，隨之而來的就是管理成本的大幅度上漲，不利于醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的提升。自從計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用以來，紙質(zhì)檔案開始向電子檔案轉(zhuǎn)換，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化，不僅可以節(jié)省部分人力資源，而且對檔案管理效率和質(zhì)量的提升也有很大幫助。所以，在未來的時間里，管理部門需要盡可能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作數(shù)字化、電子化，以此來減少檔案管理成本。

（三）通過“乘法”來增強(qiáng)檔案管理力度。首先，要結(jié)合醫(yī)院檔案管理需求制定切實(shí)可行的管理制度，并對其進(jìn)行持續(xù)更新和完善，例如，從事檔案管理工作的人員必須持證上崗，除了要具備檔案管理理論知識外，還要有一定檔案管理經(jīng)驗(yàn)，與此同時，還要參加崗位培訓(xùn)，不斷進(jìn)行自我提升。其次，要加強(qiáng)檔案室人員出入管理，做好出入人員登記工作，借閱檔案必須有科室領(lǐng)導(dǎo)簽字。

（四）通過“除法”來消除安全隱患。傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理潛在的安全隱患較多，例如火災(zāi)、盜竊、潮濕、蟲咬等，如果不能制定一套完善的措施預(yù)防安全隱患，那么勢必會給檔案管理工作造成影響。盡管當(dāng)前醫(yī)院大部分檔案已經(jīng)由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，但有一小部分檔案和特殊檔案仍以紙質(zhì)形式保留。對于此類檔案，管理部門必須做好防火、防潮、防盜措施。針對以電子方式存儲的檔案，應(yīng)進(jìn)行科學(xué)、有效的整理、歸檔，并定期對檔案進(jìn)行整理、歸類、排序、編號等，一方面方便查閱，另一方面還可以提高檔案的利用率，提高檔案管理效果。

三、結(jié)語

檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，提高檔案管理水平，不僅有利于醫(yī)院整體管理水平的提升，而且對醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療工作的順利開展也具有一定的促進(jìn)作用。近年來，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理精細(xì)化，醫(yī)院相關(guān)部門對檔案管理方法進(jìn)行了不斷創(chuàng)新與完善?？偠灾鳛獒t(yī)院管理工作的重要組成內(nèi)容，檔案管理水平的提升至關(guān)重要，直接關(guān)系著醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展和可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。從本文的分析我們可以看出，“加減乘除法”是新時期背景下，醫(yī)院檔案管理水平提升的重要途徑，需要管理部門人員正確認(rèn)識“加減乘除法”，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀和需求，將其合理應(yīng)用到檔案管理中。只有這樣，才能夠切實(shí)提高檔案管理水平，為醫(yī)院長足發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

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