淺析醫(yī)院檔案管理中存在的問題及應(yīng)對措施

馬崇訓(xùn)

【摘要】對于醫(yī)院而言，每一份檔案都可能成為后續(xù)工作的借鑒案例。然而，縱觀當(dāng)下，大部分醫(yī)院未采取與時俱進措施管理檔案，檔案管理還有較多問題尚待解決，如何優(yōu)化醫(yī)院的檔案管理，使之更好地為醫(yī)院各項工作服務(wù)，是醫(yī)院亟須解決的問題。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；與時俱進

在醫(yī)院資源庫中，檔案是非常珍貴的資源。它不僅包含醫(yī)療病歷，還涉及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、財務(wù)等各項資料，故其在醫(yī)院管理中具有不可或缺的關(guān)鍵作用。進入21世紀(jì)后，醫(yī)院逐步引入了檔案管理信息化系統(tǒng)，大大提高了檔案管理水平，推動各部門更好地通過優(yōu)質(zhì)檔案開展相關(guān)工作。因此，醫(yī)院有必要加大力度強化檔案管理，切實跟進現(xiàn)代醫(yī)療需求，進一步健全醫(yī)院的有關(guān)社會功能。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）檔案管理制度不夠完善?，F(xiàn)階段，我國大部分醫(yī)院已構(gòu)建自家專屬檔案管理部門，并針對醫(yī)院檔案管理的實際需求制定了一些工作規(guī)范，但完善程度明顯偏低。究其原因，主要是醫(yī)院檔案管理只是形式化的、應(yīng)付檢查的操作。部分醫(yī)院則受限于自身規(guī)模，沒有建立檔案管理部門和相關(guān)制度。一些小型醫(yī)院雖建立了檔案管理部門，但卻未根據(jù)醫(yī)院實際建設(shè)檔案管理制度，生搬硬套現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致制度實用性極差。醫(yī)院未建立健全的管理制度的后果是，檔案資料的完整性減弱，真實性降低，連帶醫(yī)院檔案的實用質(zhì)量下降，致使醫(yī)院檔案管理無法跟進時代要求。

（二）醫(yī)院相關(guān)人員責(zé)任心不足，綜合素質(zhì)不高。醫(yī)院不重視開展檔案管理的表現(xiàn)有：首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員暫未意識到優(yōu)化完善檔案管理的重要作用，以至于其具體管理工作存在敷衍了事的情況，如不認(rèn)真填寫檔案資料信息，隨意辦理借出借入手續(xù)，不對檔案記錄進行審批等，導(dǎo)致工作人員在審核時頻頻出錯，檔案管理出現(xiàn)嚴(yán)重失誤，使醫(yī)院各部門、醫(yī)務(wù)員乃至患者無法及時調(diào)取完整正確的檔案。搜索相關(guān)醫(yī)患糾紛的新聞，發(fā)現(xiàn)存在醫(yī)院無法提供患者檔案資料而導(dǎo)致申訴失敗的案例，這也說明，檔案管理缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，極有可能損害醫(yī)院的有序發(fā)展。其次，最近幾年，大部分醫(yī)院越來越重視引進信息化系統(tǒng)來輔助檔案管理，但由于有關(guān)工作人員技能素質(zhì)不高，對信息化系統(tǒng)不了解，專業(yè)知識也欠缺，無法及時適應(yīng)信息化環(huán)境，導(dǎo)致醫(yī)院無法迅速發(fā)揮信息化系統(tǒng)作用改善檔案管理工作。

（三）檔案信息化管理建設(shè)不完善。現(xiàn)階段，國內(nèi)大部分醫(yī)院缺乏與時俱進的精神，究其原因主要在于醫(yī)院管理層還未清醒地意識到應(yīng)用信息化手段進行檔案管理的作用，相關(guān)設(shè)施也尚待優(yōu)化。如軟硬件設(shè)備落后，互聯(lián)網(wǎng)搭建亟待健全，管理人員不能熟練應(yīng)用信息化手段處理問題等。加上醫(yī)院構(gòu)建的檔案管理體制不夠先進，機制完善度偏低，管理人員年齡偏大且對信息化操作適應(yīng)力差，導(dǎo)致檔案管理所需人才欠缺，相關(guān)管理建設(shè)也就無法按照預(yù)期創(chuàng)新發(fā)展。

二、促進醫(yī)院檔案管理工作與時俱進的對策

（一）轉(zhuǎn)變管理理念，提高檔案意識。當(dāng)前，檔案管理人員綜合素質(zhì)低，優(yōu)化管理檔案的意識不強，管理模式僵化是導(dǎo)致醫(yī)院無法有效提升檔案管理水平的關(guān)鍵原因?；诖耍t(yī)院應(yīng)該切實緊跟新時期要求做好檔案管理工作。所以，醫(yī)院若要突破現(xiàn)階段的檔案管理難題，必須要加大力度優(yōu)化現(xiàn)下實行的檔案管理模式，緊跟時代提出的新管理理念，不斷增強相關(guān)工作人員的檔案管理意識，強化其責(zé)任感與服務(wù)能力。這也要求醫(yī)院要針對檔案管理構(gòu)建科學(xué)合理的管理程序與制度，確保醫(yī)院檔案能完整有序地得到分類保存，便于醫(yī)院各部門、各醫(yī)務(wù)人員能及時調(diào)閱臨床醫(yī)療、人事、科研成果等檔案為自身工作服務(wù)，創(chuàng)造新工作成果或增加更多社會效益，全面提升檔案的利用水平。除此之外，鑒于信息化技術(shù)日漸普及，檔案管理個性化要求提高，醫(yī)院應(yīng)要求工作人員積極學(xué)習(xí)新技術(shù)新系統(tǒng)，與時俱進，使檔案管理逐漸適應(yīng)新時代需求。

（二）加強檔案管理信息化建設(shè)，提高工作人員的綜合素質(zhì)。若要推動醫(yī)院檔案管理逐步趨向時代化，必須要加大力度提高管理人員的技術(shù)能力。具體來看，首先，要鼓勵工作人員積極了解、學(xué)習(xí)并熟悉專業(yè)化的檔案管理知識，全面掌握相關(guān)計算機信息技術(shù)，用信息化操作提高醫(yī)院檔案管理效率，切實滿足實際的檔案管理工作需求。其次，醫(yī)院應(yīng)在條件允許的情況下對檔案管理員進行專業(yè)知識、專業(yè)技能培訓(xùn)，特別是信息化處理技術(shù)以及相對較先進的計算機技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理員充分掌握現(xiàn)代化信息處理技能，有力地提升檔案管理效率和檔案利用率。最后，醫(yī)院有關(guān)管理部門應(yīng)注重宣傳檔案管理的重要性，增強每位醫(yī)務(wù)人員科學(xué)歸置檔案的意識，鼓勵醫(yī)務(wù)人員從自身做起，自覺主動維護好檔案，以促進醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。這也有利于增強檔案管理員的責(zé)任感，不斷規(guī)范檔案管理流程，優(yōu)化檔案管理規(guī)范，提高檔案整理效率，進而使檔案使用者能夠一起參與進來，進一步優(yōu)化檔案的完整性，增強檔案的真實性，切實發(fā)揮檔案的實用價值。

（三）實行醫(yī)院檔案手工管理與信息管理一體化。高科技時代，信息化管理技術(shù)不斷發(fā)展，并逐漸與醫(yī)院手工操作的檔案管理工作融合了起來，轉(zhuǎn)變成了醫(yī)院管理檔案、促進檔案管理規(guī)范化的重要手段。其主要表現(xiàn)有：首先，在信息化管理技術(shù)的支持下，檔案管理人員可實時把握不同部門、不同科室當(dāng)前的檔案管理情況，并借助系統(tǒng)劃分檔案類型，進而構(gòu)建起先進的檔案管理資源庫。其次，信息化系統(tǒng)的引進有利于進一步健全檔案的電子化建設(shè)，使電子文件得到妥善管理和利用。最后，管理部門可借助電子系統(tǒng)生成、優(yōu)化調(diào)整、存儲和隨時調(diào)閱電子檔案，并構(gòu)建規(guī)范化的制度，使紙質(zhì)與電子檔案得到有效協(xié)調(diào)，從而推動醫(yī)院檔案的手動管理能逐步和信息管理實現(xiàn)一體化，確保醫(yī)院檔案能為相關(guān)管理工作提供良好的服務(wù)支持。

（四）積極開發(fā)檔案資源，提高檔案的利用率。優(yōu)化醫(yī)院檔案管理的最高目標(biāo)是使醫(yī)院各部門工作盡可能得到充分的資源支持。這也要求檔案管理工作人員要積極增強自身的檔案服務(wù)能力，全方位提升檔案管理水平，開發(fā)、挖掘、整合、優(yōu)化檔案資源，并積極應(yīng)用管理系統(tǒng)為自身服務(wù)。同時，在空余時間，醫(yī)院應(yīng)鼓勵檔案管理人員積極學(xué)習(xí)與時俱進的檔案管理經(jīng)驗，強化館藏建設(shè)，優(yōu)化調(diào)整檔案類型，使不同部門、不同單位的檔案個性化需求都能得到有效滿足。由此，檔案利用水平、檔案價值都將得到有效提升，進而促使醫(yī)院的檔案管理逐步趨向跨越式發(fā)展。

三、結(jié)語

在醫(yī)院管理工作中，檔案管理是不可或缺的環(huán)節(jié)。一般而言，檔案管理的質(zhì)量直接影響了醫(yī)院的發(fā)展穩(wěn)定狀態(tài)。然而，當(dāng)前，大部分醫(yī)院都未完善自身的檔案管理事項，這需要相關(guān)管理人員增強檔案管理意識，明確檔案管理的重要作用，并在實際工作中采取多種可行性措施優(yōu)化改進檔案管理流程，加大力度培訓(xùn)檔案管理員的綜合素養(yǎng)，使之盡可能增強檔案管理意識。同時，要積極推進檔案管理信息化，實現(xiàn)檔案資源的循環(huán)利用，切實為醫(yī)院各項工作的開展提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源支持，促進醫(yī)院達成預(yù)期發(fā)展目標(biāo)。

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