如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

毛加帥

【摘要】在新的市場經(jīng)濟形勢下，事業(yè)單位人力資源管理制度改革明顯，傳統(tǒng)工作模式已不能讓企業(yè)發(fā)展的需求得到滿足，而在大多數(shù)事業(yè)單位中，由于人力資源檔案管理制度問題較多，因而讓人力資源檔案管理工作的發(fā)展受到很大阻礙，有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平勢在必行。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人力資源檔案；管理水平

我國的人事檔案管理工作隨著改革開放的深入推進(jìn)而發(fā)生了巨大變化。近年來，受社會主義市場經(jīng)濟體制改革的影響，以“雙向選擇”為特征的人才流動越來越活躍，人員流動也非常頻繁，而人才流動的結(jié)果也使多年來不同所有制身份對人才合理流動的禁錮被打破，進(jìn)而逐漸暴露出原有人事檔案管理體制存在的問題。人事檔案怎樣和時代發(fā)展保持同步，同時將服務(wù)社會的職能充分發(fā)揮出來，是擺在我們面前的一個首要任務(wù)。

一、事業(yè)單位人力資源檔案管理的現(xiàn)狀

事業(yè)單位人力資源檔案管理真實性較低，部分事業(yè)單位人力資源檔案管理中存在著很多問題，進(jìn)而讓檔案發(fā)生了非常嚴(yán)重的失真現(xiàn)象。加之無法對人力資源檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理，所以導(dǎo)致學(xué)習(xí)造假等情況在員工檔案中普遍存在，且普通工作人員無法辨別假的檔案，對員工提供的信息照單全收，不能對員工的能力、業(yè)績予以真實準(zhǔn)確的評價。同時，事業(yè)單位人力資源檔案也未擁有先進(jìn)的技術(shù)手段，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人力資源檔案多以紙質(zhì)為主，快速發(fā)展的社會經(jīng)濟，加大了人才的流動性，一些人到其它的單位或城市工作，但檔案還是留在了原單位與原城市，而現(xiàn)在單位的人力資源部門若要調(diào)查檔案就需要到員工的原單位或城市，由此就增加了人力資源管理部門的工作難度，影響到了工作效率。現(xiàn)階段，我國的社會價值取向變化巨大，人們對工資條件高、社會地位高的工作更加青睞，在這種社會背景下，檔案管理工作不能讓人們的要求得到滿足，價值肯定也會備受歧視。另外，事業(yè)單位在進(jìn)行裁員時，檔案管理部門一般都是最先開始的，由此大大減少了檔案管理人員的數(shù)量，影響了人力資源檔案管理工作的順利開展，制約了管理水平的提高，讓檔案管理工作日趨邊緣化。

二、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的具體措施

（一）完善人力資源檔案管理工作的內(nèi)容。通常，考試是事業(yè)單位招聘員工的主要方式，筆者和面試則為考試的兩種主要形式。通過層層篩選，擇優(yōu)錄取，并歸檔保存其聘用過程中的試卷、鑒定材料、入職申請表等，以使檔案的真實性得到保證。同時，人力資源檔案管理部門需鑒定檔案的真?zhèn)危b別員工的學(xué)歷、證書、個人履歷等各方面的檔案，開展這一工作需和相關(guān)鑒定部門相配合，仔細(xì)核查每一位員工所呈交的材料，讓人力資源檔案管理工作內(nèi)容的真實性得到保證。

（二）建立健全人力資源檔案管理制度。在對人力資源檔案管理制度予以建立健全時，需堅持科學(xué)合理的原則，嚴(yán)格改革，摒棄那些與時代發(fā)展脫軌、與社會形勢不符的規(guī)章制度，如此方可進(jìn)一步規(guī)范人力資源檔案管理，讓其更加制度化。建立健全人力資源檔案管理制度，首先，需對人力資源檔案的收集工作予以重視，小心謹(jǐn)慎地收集，使檔案的完整性得到保證，保護(hù)檔案的價值。第二，嚴(yán)格鑒定檔案，鑒定時必須以相關(guān)鑒定規(guī)則為準(zhǔn)，和鑒定部門強強配合，一旦發(fā)現(xiàn)檔案系偽造的，需馬上將其銷毀。第三，高度重視檔案的借閱和調(diào)取，其不同于其它文獻(xiàn)，需對其完整性和安全性予以保證。

（三）提高人力資源檔案管理人員的素質(zhì)水平。管理人員的素質(zhì)水平將直接影響到事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的最終效果，所以為了促進(jìn)事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的提高，就需將檔案管理人員的素質(zhì)水平予以全面提升。事業(yè)單位應(yīng)定期開展相關(guān)理論知識的學(xué)習(xí)和實踐活動，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行強化，讓其對新的檔案管理理論知識和技能及時掌握，進(jìn)而高質(zhì)量地開展工作。與此同時，需對人員的職業(yè)道德素質(zhì)予以強化，保證能夠以認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度管理人力資源檔案，防止弄虛作假的現(xiàn)象發(fā)生，使人力資源檔案的真實、科學(xué)性得到保證。除此之外，還需建立完善的獎懲機制，充分結(jié)合檔案管理人員的工作情況實施獎懲，促進(jìn)工作人員的積極性和主動性的提高，以順利、高效地開展人力資源檔案管理工作。

（四）推廣信息化人力資源檔案管理。借助現(xiàn)代化工作讓人力資源檔案管理資源信息化，也就是利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，將各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和能夠共享的目錄數(shù)據(jù)庫、內(nèi)容數(shù)據(jù)庫建立起來，進(jìn)而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的人力資源檔案管理信息傳輸和共享化的人力資源檔案管理信息資源，促進(jìn)人力資源檔案管理使用價值的提高，更好地的服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展。信息化人力資源檔案應(yīng)對個人學(xué)習(xí)能力與工作予以記錄，對人才職業(yè)經(jīng)歷、職業(yè)能力、職業(yè)信譽等記錄做出動態(tài)反映，諸如人才的基本信息、教育培訓(xùn)經(jīng)歷、工作履歷等均包括其中。

三、結(jié)語

社會的快速發(fā)展進(jìn)一步完善了經(jīng)濟制度，所以，事業(yè)單位必須改革管理力度，為使自身競爭力更高，就一定要優(yōu)化人力資源檔案管理制度，促進(jìn)人力資源利用率的提高。管理人員需同時代發(fā)展保持同步，改進(jìn)人力資源管理方式，培養(yǎng)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強的員工，更好地保障事業(yè)單位的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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