淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案工作

張琳

【摘要】在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，若想處理好檔案工作就必須要對(duì)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用特點(diǎn)以及具體優(yōu)勢(shì)進(jìn)行足夠的掌握和了解，把握好大數(shù)據(jù)時(shí)代的脈搏，更好地促進(jìn)企業(yè)自身的發(fā)展?；诖?，在本文中，筆者深入研究了大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于企業(yè)檔案工作的具體影響，并同時(shí)就企業(yè)檔案工作的優(yōu)化途徑以及具體措施進(jìn)行了闡述，以供參考。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代；企業(yè)檔案工作；檔案管理

一、企業(yè)檔案工作受到大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響

（一）在檔案管理工作中更加方便地對(duì)電子文件進(jìn)行鑒定和索引。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)的電子文件管理遇到了許多的困難。原因在于，隨著大數(shù)據(jù)概念的不斷傳播，檔案工作中的電子文件數(shù)量也在飛速增長(zhǎng)，這使得負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理的工作人員無(wú)法閱讀所有文件。但大數(shù)據(jù)技術(shù)的性能卻相當(dāng)卓越，其能夠讓企業(yè)電子文件的管理工作更加方便。例如，具有大數(shù)據(jù)技術(shù)的企業(yè)能夠在常見(jiàn)的硬件上裝備大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)器，這么做可以更有效地收集數(shù)據(jù)，構(gòu)成完整的系統(tǒng)數(shù)據(jù)。而且，大數(shù)據(jù)技術(shù)還能夠?yàn)槭占降臄?shù)據(jù)搭建索引，將數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)化的分類，這就能夠有效地降低電子文件管理的工作量。不僅如此，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)的檔案管理工作中還能夠有效地挖掘出數(shù)據(jù)里隱藏的信息，可以使企業(yè)檔案管理工作得到理想的成果，提高工作人員的效率。

（二）處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)有三種主要類型，分別是半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。在這里非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)類型屬于最常見(jiàn)的一種數(shù)據(jù)類型，總體來(lái)講，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)占有非常多的比例。怎樣處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是企業(yè)的檔案工作中相當(dāng)棘手的難題。現(xiàn)如今，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以很有效地處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，企業(yè)可以通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)方便快捷地解決非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)方面的困難。例如，企業(yè)可以在檔案工作中使用SQL技術(shù)，這項(xiàng)技術(shù)可以幫助企業(yè)解決許多有關(guān)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的難題。只要企業(yè)可以熟練的使用SQL技術(shù)，就能夠有效地處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。

（三）為數(shù)據(jù)儲(chǔ)存帶來(lái)了空間。在企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中，其檔案資料的數(shù)據(jù)量一定是不斷增加的，而部分企業(yè)因?yàn)閿?shù)據(jù)庫(kù)容量有限，就很可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)無(wú)法增添新檔案數(shù)據(jù)的情況。針對(duì)此種情況，較多的企業(yè)都是采用蓋大樓和蓋機(jī)房的辦法來(lái)進(jìn)行解決，但這種辦法在處理數(shù)據(jù)存儲(chǔ)困難時(shí)會(huì)對(duì)企業(yè)檔案管理成本的產(chǎn)生重要影響，并不是最優(yōu)解決辦法，因此最好的解決辦法就是提升效率、完善存儲(chǔ)、節(jié)省成本。目前，在大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)先進(jìn)，可以有效地處理相當(dāng)多的數(shù)據(jù)方面的問(wèn)題，企業(yè)的檔案管理工作在遇到困難時(shí)可以考慮采用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行處理。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代完善企業(yè)檔案工作的方案

（一）大數(shù)據(jù)背景下的檔案工作。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)需要注意以下三個(gè)方面：第一，要讓相關(guān)工作人員確立大檔案的意識(shí)。大檔案意識(shí)指的就是對(duì)檔案的理解，在普通人眼里，一部分特殊的資料才稱作檔案，可是在大檔案意識(shí)中，員工需要把所有存在價(jià)值的信息資料當(dāng)作檔案處理。第二，完善檔案存儲(chǔ)觀念。在以往的檔案存儲(chǔ)理念中，檔案的存儲(chǔ)意義就是將檔案儲(chǔ)存在檔案館?，F(xiàn)如今，檔案方方面面都與以前不一樣了，如果一味地死守過(guò)往的檔案存儲(chǔ)理念，就會(huì)對(duì)企業(yè)的檔案工作造成不好的影響?，F(xiàn)如今檔案的采集、截取并不需要全都下載到檔案館的電腦中，現(xiàn)在能夠?qū)n案存儲(chǔ)于各個(gè)節(jié)點(diǎn)的通信設(shè)備、資料櫥柜、計(jì)算機(jī)里面，如果需要調(diào)出或修改檔案，可以方便快捷地找到相應(yīng)的檔案，我們可以將存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)也看作是檔案的一部分。第三，檔案整理方式出現(xiàn)了變革。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，檔案中具有非常多的數(shù)據(jù)，只依靠企業(yè)本身的檔案管理人員及技術(shù)水平難以有效地對(duì)如此龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。所以，企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候需要選擇更加現(xiàn)代化的方法。

（二）構(gòu)建新的檔案收集體系。在企業(yè)檔案管理工作中，檔案的收集非常關(guān)鍵。現(xiàn)如今企業(yè)面臨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)越來(lái)越龐大。進(jìn)行管理的時(shí)候，檔案管理人員不能再采用傳統(tǒng)的老辦法來(lái)工作，取而代之的是要切實(shí)的了解企業(yè)生產(chǎn)的一線宣傳檔案的關(guān)鍵性以及熟知企業(yè)生產(chǎn)方方面面的數(shù)據(jù)。例如，檔案管理人員進(jìn)行工作時(shí)，需要熟知企業(yè)核心部門以及工作人員的實(shí)際情況，熟知這些基本情況是工作人員基本的職責(zé)所在，不能馬虎大意。

（三）拓寬檔案利用渠道。總的來(lái)說(shuō)看，企業(yè)的檔案管理工作是為了更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值。所以，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)需要認(rèn)真思考，以更好地發(fā)揮檔案價(jià)值，讓檔案管理工作具有更大的意義。此外，在以往檔案管理工作中，檔案存在的意義通常是在進(jìn)行查檔調(diào)檔時(shí)才能發(fā)揮，這種意義已經(jīng)為大數(shù)據(jù)時(shí)代所淘汰掉?，F(xiàn)如今，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)需要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等途徑的利用，以幫助企業(yè)管理者以及生產(chǎn)者傳遞相關(guān)數(shù)據(jù)信息，從而更好地滿足檔案使用者的數(shù)據(jù)需求。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)企業(yè)的檔案管理工作而言既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，因此企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，一定要借助大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，選擇適用于自身企業(yè)特點(diǎn)的數(shù)據(jù)管理方法，以完善自身在檔案管理工作上的不足，從而達(dá)到既能保證企業(yè)發(fā)展又不會(huì)被大數(shù)據(jù)時(shí)代所淘汰的目的。

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