加強(qiáng)電子檔案的管理和利用分析

王洪蕊

【摘要】電子檔案的出臺(tái)和更新給人們的工作生活提供了便利的發(fā)展條件，如何采取有效的方式進(jìn)行電子檔案管理和利用需要檔案管理部門及工作人員引起高度重視，明確電子檔案管理目標(biāo)，制定出科學(xué)有效的電子檔案管理方案，能夠充分發(fā)揮出電子檔案管理的功能效果，有利于提高檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，從而為企業(yè)創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)效益。本文對(duì)電子檔案管理的重要性及基本形式進(jìn)行了簡要分析，并對(duì)加強(qiáng)電子檔案利用的方法對(duì)策進(jìn)行了詳細(xì)論述，為電子檔案的使用者提供了詳細(xì)的數(shù)據(jù)參考。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；管理形式；利用方法；研究分析

電子檔案具有方便快捷的優(yōu)勢特點(diǎn)，當(dāng)前使用電子檔案的數(shù)量逐漸上漲，在人們的工作中發(fā)揮著重要作用。電子檔案主要以文件的形式存在，存留時(shí)間較長，因此加強(qiáng)檔案的管理與合理利用是非常重要的，隨著信息技術(shù)的不斷更新，電子檔案設(shè)備得到了有效更新和完善，部分檔案管理人員缺乏足夠的重視，沒有樹立明確的電子檔案管理目標(biāo)，導(dǎo)致越來越多的弊端問題突顯出來，因此管理人員要正確分析研究問題，采取針對(duì)性方法來分析解決問題，使得檔案管理程序逐漸規(guī)范化、嚴(yán)謹(jǐn)化。

一、電子檔案管理的基本方式

電子檔案打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，準(zhǔn)確性較高。電子檔案的管理利用要充分借助信息技術(shù)功能，進(jìn)行信息數(shù)據(jù)分類，電子檔案管理方式主要包括信息拷貝、通信輸送和直接利用三種方式。信息拷貝是電子檔案管理中的不可或缺的環(huán)節(jié)，在整個(gè)管理過程中能夠確保檔案信息的完整性，檔案部門要采用正確的文檔存儲(chǔ)格式，也可以為用戶提供復(fù)印件，方便用戶參考借鑒。通信輸送能夠滿足使用者的基本需求，解決重難點(diǎn)問題，節(jié)省了大量的時(shí)間和資金費(fèi)用。檔案信息傳輸可以借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)，直接利用主要是指檔案管理部門借助電腦設(shè)備直接查詢信息，為用戶提供技術(shù)支持。

二、實(shí)行電子檔案管理的重要性

隨著電子信息技術(shù)的不斷更新，大部分企業(yè)單位對(duì)電子檔案管理給予了一定重視，但是一些小企業(yè)依然以紙質(zhì)檔案管理為主，工作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，因此，管理人員明確電子檔案管理中的重點(diǎn)內(nèi)容是非常關(guān)鍵的。電子檔案的使用打破了傳統(tǒng)的管理理念，減少了企業(yè)檔案的開支，傳統(tǒng)的檔案管理涉及的檔案資料比較復(fù)雜多樣，需要安排很多工作人員進(jìn)行檔案管理，在管理過程中還面臨著不同的風(fēng)險(xiǎn)問題，具有一定的復(fù)雜性。當(dāng)前人們借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)檔案的管理與利用，能夠在較短的時(shí)間內(nèi)找到所使用的檔案資料，給檔案管理人員節(jié)省了一部分時(shí)間，這樣不但可以減輕管理人員的工作壓力，還能為企業(yè)帶來更高的經(jīng)濟(jì)效益。電子檔案的出臺(tái)和利用為檔案的使用者提供了優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)，打破了單一的檔案管理模式，電子檔案與紙質(zhì)檔案的不同之處在于電子檔案可以將大量的信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)設(shè)備中，而紙質(zhì)檔案需要手工登記，需要投入大量的時(shí)間和精力，電子檔案的管理和利用明顯提高了企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量，在使用檔案時(shí)非?？旖莺啽恪?/p>

三、電子檔案管理利用的方法對(duì)策

（一）建立健全電子檔案管理制度。電子檔案是一項(xiàng)復(fù)雜的操作流程，管理人員要端正工作態(tài)度，嚴(yán)格遵循電子檔案管理的各項(xiàng)要求，不斷建立健全電子檔案管理制度，有效拓展信息資料搜集渠道，可以適當(dāng)借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案收集與管理，不斷更新電子檔案系統(tǒng)，才能滿足檔案利用者的基本需求，管理人員要將紙質(zhì)檔案與電子檔案有效結(jié)合，創(chuàng)新制定出新型檔案管理模式，有利于提高檔案管理的質(zhì)量水平。

（二）規(guī)范電子檔案利用模式。電子檔案利用要遵循各項(xiàng)原則，及時(shí)了解使用者的基本情況，合理規(guī)劃電子信息內(nèi)容進(jìn)行層次性管理。一般情況下，對(duì)于內(nèi)容比較封閉的檔案不能隨意提供給使用者，必須在監(jiān)控下瀏覽使用文件。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供檔案利用時(shí)，對(duì)于密級(jí)的內(nèi)容要嚴(yán)格處理，要定期更改密碼，避免由于誤操作而帶來不同程度的損失。

（三）不斷提高檔案管理人員的安全保護(hù)意識(shí)。電子檔案利用方式具有多樣性，因此相關(guān)管理部門要定期對(duì)檔案管理人員展開技能知識(shí)培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的安全保護(hù)意識(shí)，將復(fù)雜的檔案內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，明確電子檔案管理的重要性，采用科學(xué)有效的管理技術(shù)確保檔案管理內(nèi)容的安全性，能夠減少資源費(fèi)用的浪費(fèi)，有利于提高檔案信息的可靠性和完整性。總而言之，管理人員要明確自身的崗位職責(zé)，從細(xì)節(jié)問題抓起，對(duì)電子檔案管理中的重難點(diǎn)問題進(jìn)行統(tǒng)一分析管理，這是確保電子文件真實(shí)性的根本要求。

四、結(jié)束語

通過對(duì)之前問題的分析研究可以看出人們對(duì)電子檔案管理與利用有了更高層次的認(rèn)識(shí)，在信息化時(shí)代發(fā)展過程中，人們?cè)诠ぷ鲗W(xué)習(xí)中不斷使用電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，由此越來越多的電子檔案被使用，相關(guān)企業(yè)單位對(duì)電子檔案的管理和利用要引起足夠的重視，在整個(gè)操作管理過程中存在的突出問題要進(jìn)行深入分析研究，采取針對(duì)性解決措施，有利于提高檔案管理人員的技能水平和綜合素養(yǎng)，只有這樣才能推動(dòng)企業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

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