試論信息化時代如何做好檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展

李小瑩

【摘要】檔案作為事業(yè)單位歷史發(fā)展的真實反映，對事業(yè)單位的發(fā)展有著積極的作用。信息化的時代，要想更好地利用檔案服務(wù)自身發(fā)展，就必須結(jié)合時代背景，創(chuàng)新檔案管理工作。本文就信息化時代如何做好檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展作了相關(guān)研究。

【關(guān)鍵詞】信息時代；檔案管理；創(chuàng)新

在信息化時代，信息技術(shù)的應(yīng)用越來越普遍，為檔案管理工作帶來了新的機遇。如果事業(yè)單位繼續(xù)采用以往的檔案管理方法和手段，必將影響到自身的發(fā)展。信息時代的到來，實現(xiàn)檔案的信息化管理已成為必然，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，結(jié)合時代需要，加大投入，做好檔案管理創(chuàng)新，從而不斷提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在事業(yè)單位中的積極作用。

一、信息化時代檔案管理創(chuàng)新的必要性

在信息化時代，效率至上已成為時代的代名詞，提高工作效率是事業(yè)單位改革創(chuàng)新的重要內(nèi)容，而要想提高工作效率，實現(xiàn)信息化發(fā)展十分必要。檔案管理是事業(yè)單位一項重要的工作，它涉及的內(nèi)容比較多，不僅關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展，更關(guān)系到員工的利益，如果不能做好檔案管理工作，嚴(yán)重的還會危及到社會的發(fā)展。但是，就目前來看，事業(yè)單位檔案管理工作大多停留在傳統(tǒng)的管理模式下，檔案信息的錄入、存儲方式比較傳統(tǒng)，在這種情況下，很容易出現(xiàn)檔案信息失真、丟失的情況，從而不利于事業(yè)單位的發(fā)展。而信息時代的到來，事業(yè)單位每天都會產(chǎn)生大量的信息，如何將那些有價值的信息綜合利用起來形成檔案，是檔案部門一項重要的工作，如果事業(yè)單位繼續(xù)采用以往傳統(tǒng)的檔案管理方式，將不利自身的發(fā)展。創(chuàng)新是時代發(fā)展的動力，尤其是在信息化時代里，只有不斷創(chuàng)新，才能在這個競爭激烈的市場環(huán)境下更好地生存。對于檔案管理工作而言，只有結(jié)合時代背景及需要，不斷創(chuàng)新，才能做好檔案管理工作，提高檔案管理水平，發(fā)揮檔案的真正作用。

二、信息化時代檔案管理工作中面臨的問題

（一）觀念落后。就目前來看，許多事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理工作不能為自身創(chuàng)造直接的經(jīng)濟效益，認(rèn)為沒有必要在檔案管理上投入太多，只要成立個部門、安排人員負(fù)責(zé)檔案信息的收集、管理就可以。而這種錯誤、落后的觀念是不可取的，如果事業(yè)單位繼續(xù)采用這種觀念，必將深深阻礙自身的發(fā)展。

（二）管理方法傳統(tǒng)。管理方法傳統(tǒng)、落后是當(dāng)前檔案管理工作中比較突顯的一個問題，主要體現(xiàn)在信息編寫方法傳統(tǒng)、檔案存儲傳統(tǒng)。現(xiàn)階段，檔案信息依然是依靠手工編寫的方式，檔案信息的增加使得這種手工方式的弊端也日益顯現(xiàn)出來，檔案信息失真的現(xiàn)象越來越嚴(yán)重。同時，企業(yè)檔案存儲依然用檔案袋，隨著檔案使用次數(shù)的增加，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失的情況，在檔案調(diào)用的時候往往需要花費較長的時間。

（三）信息化的人才比較匱乏。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理專業(yè)的人才還比較匱乏，尤其是在計算機方面的能力，事業(yè)單位所配置的檔案管理人員在這方面存在明顯的不足。同時，檔案管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)的管理模式，面對信息化時代所帶來的新機會、新挑戰(zhàn)，不愿意去學(xué)習(xí)、充實自己，從而使得檔案管理效率比較低。

（四）檔案管理制度的不完善。制度完善與否直接影響到檔案管理質(zhì)量和水平，就現(xiàn)階段來看，事業(yè)單位檔案管理制度還不夠完善，主要體現(xiàn)在檔案工作的監(jiān)管不到位，事業(yè)單位檔案管理工作的好壞完全取決于檔案管理人員，對檔案工作缺乏有效的監(jiān)管，從而使得檔案管理水平不高。

三、信息化時代檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展策略

（一）觀念的創(chuàng)新。在信息化時代，檔案管理創(chuàng)新已成為必然，而要想不斷提高檔案管理水平，關(guān)鍵在于思想觀念的轉(zhuǎn)變，只有從思想上引起重視，才能促使負(fù)責(zé)人付出行動，推動檔案管理創(chuàng)新工作的高效開展。對于事業(yè)單位，檔案是其發(fā)展歷史的見證，在信息化時代，其應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到信息技術(shù)給檔案管理工作帶來的沖擊和機遇以及信息化管理的重要性，要結(jié)合時代背景，積極推進(jìn)檔案的信息化管理，加大信息化方面的投入，從而不斷提高檔案管理水平。

（二）管理方法的創(chuàng)新。在信息化的時代，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適合時代發(fā)展的需要，那些傳統(tǒng)的管理方法雖然還有一些可取之處，但是如果事業(yè)單位不能審時度勢，科學(xué)創(chuàng)新，必然會被時代淘汰。在事業(yè)單位檔案管理工作中，要想提高檔案管理水平，管理方法的創(chuàng)新已成必然，只有采用符合時代發(fā)展需要的方法，才能不斷提高檔案管理水平和效率。在信息化時代，信息技術(shù)的應(yīng)用越來越普遍，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大信息技術(shù)的應(yīng)用，在繼續(xù)推行手工編寫、記錄、存儲的同時，將檔案信息實時錄入到計算機系統(tǒng)中去，實現(xiàn)檔案信息的編寫、存儲到調(diào)用的信息化操作，從而提高檔案管理水平及利用效率。

（三）強化信息化人才的培養(yǎng)。在信息化時代，人才的作用越來越突出，誰掌握了專業(yè)的人才，誰就能夠在這個信息化的時代里更好地生存下去。對于檔案管理工作而言，只有專業(yè)的人才才能促進(jìn)檔案管理工作的高效開展，促進(jìn)檔案的開發(fā)利用。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息時代背景，強化檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的能力，尤其是計算機操作能力。同時，要加強素質(zhì)教育，提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。同時，事業(yè)單位應(yīng)在檔案管理中形成良性的內(nèi)部競爭，推行“能者居之”的原則，從而促使檔案管理人員不斷的去學(xué)習(xí)、優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)和能力水平，進(jìn)而更好地服務(wù)檔案管理工作。另外，事業(yè)單位應(yīng)對外招聘那些專業(yè)的檔案管理人員，為自身的檔案管理增添新力量，從而推動檔案管理工作的高效開展。

（四）革新檔案管理制度。制度是一切工作制定的依據(jù)，對于檔案管理工作而言，只有不斷健全和完善相關(guān)制度，檔案管理工作才能有序、順利開展，進(jìn)而取得好的成效。檔案管理工作涉及內(nèi)容比較多，為了保證檔案信息的真實、可靠，事業(yè)單位要建立有效的監(jiān)管制度，一方面，可以安排多人負(fù)責(zé)檔案工作，相互監(jiān)督，另一方面，可以借助信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的信息化監(jiān)管，從而避免檔案信息失真的情況發(fā)生。再者，事業(yè)單位必須落實責(zé)任制，只有將檔案管理相關(guān)責(zé)任落實下去，才能更好地規(guī)范檔案管理人員的行為，促使他們按照相關(guān)要求來進(jìn)行檔案管理。另外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將各部門緊密聯(lián)系起來，從而方便檔案管理，提高檔案管理效率。

（五）做好檔案信息安全管理。信息時代里，檔案的信息化管理已成為必然，然而在推行檔案信息化管理的過程中，檔案信息安全問題也受到了巨大的考驗，而要想保證檔案信息安全、可靠，事業(yè)單位在推行檔案信息化建設(shè)的同時，要加強檔案信息安全管理，加大安全技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性，從而避免檔案信息系統(tǒng)受到惡意攻擊。

四、結(jié)語

綜上所述，信息時代的到來，給檔案管理工作帶來了巨大的機遇，面對這種機遇，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新，結(jié)合自身發(fā)展，積極推行檔案的信息化管理，真正實現(xiàn)信息化發(fā)展。檔案管理是一項至關(guān)重要的工作，事關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展，信息化時代里，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新檔案管理手段，革新檔案管理制度，加強專業(yè)人才的培養(yǎng)，只有這樣，才能促進(jìn)檔案管理工作的高效開展，進(jìn)而發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]鄭博熙，程達(dá)王.信息化時代下檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].管理觀察，2016（11）：29-30+33.

[2]謝庭梅.信息化時代科技檔案管理的創(chuàng)新研究[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2016（05）：222-224.

[3]潘亞麗.信息化時代機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（07）：35-36.

[4]劉愛霞.信息化時代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新探討[J].中國管理信息化，2015，18（12）：207.

[5]李文龍.關(guān)于信息化時代檔案管理的創(chuàng)新探討[J].黑龍江科技信息，2017（17）：295.

[6]任思忞.信息化時代下檔案管理創(chuàng)新及發(fā)展探討[J].人力資源管理，2017（07）：332-333.endprint