檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位

謝波

【摘要】本文以醫(yī)院檔案管理為探討對象，分析信息時代檔案信息化建設(shè)的價值和地位，以期可以幫助醫(yī)院檔案管理部門在信息時代抓住機遇，不斷提高其檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化建設(shè)；醫(yī)院檔案管理；價值；地位

創(chuàng)新鑄就未來。在檔案管理工作中，只有不斷開拓創(chuàng)新，才能不斷完善和更新檔案管理模式，不斷提高檔案信息管理效率。目前，醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新步伐日益加快，這將會對檔案信息化管理工作的發(fā)展提供強有力的后援支持，以更加高效、精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)，促進我國醫(yī)院檔案管理工作穩(wěn)步向前發(fā)展。

一、檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值和地位

（一）現(xiàn)代化的檔案管理手段對提高醫(yī)院檔案管理效率非常有利?，F(xiàn)代化的檔案管理手段具有以下三個特點：第一，高效性，高效的檔案信息管理方式可以在很大程度上簡化檔案管理工作的流程，使檔案管理工作變得更加簡便且易于控制。第二，實用性，隨著醫(yī)院對實用性的信息資源的需求量越來越大，實用性的檔案資源的管理已經(jīng)成為了檔案工作信息化建設(shè)工程的重要組成部分。第三，真實性，信息只有真實可信，才能在醫(yī)院的發(fā)展過程中發(fā)揮它應(yīng)有的價值，現(xiàn)代化信息管理手段保障了信息的真實性，因此對提高醫(yī)院檔案管理工作水平是非常有幫助的。

（二）電子信息的應(yīng)用具有高效性。信息時代電子信息的傳播范圍更廣，傳播速度更快，為擴充檔案資源提供了有利條件，首先，電子信息的傳播范圍更廣，可以擴充基礎(chǔ)性的檔案資源，為檔案管理工作提供豐富的“原材料”，利于對某一信息進行全面而系統(tǒng)的采集和整理工作。其次，電子信息的傳播范圍更快，可以有效保障電子信息的有效性和真實性，在檔案工作信息化建設(shè)過程中，有效性和真實性的信息往往非常重要，其可以避免檔案管理工作多走彎路，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的工作效率。

（三）信息實現(xiàn)實時共享。信息的實時共享可提高檔案管理員之間的信息溝通效率，進而推動檔案工作信息化建設(shè)進程。主要表現(xiàn)為以下幾點：第一點，保證檔案管理信息可以在最短時間內(nèi)傳達給每一位檔案管理員，方便檔案管理員在交接工作時，不會出現(xiàn)信息錯亂和信息遺漏的現(xiàn)象。第二點，提高了檔案管理員的信息反饋效率，確保可以及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題，并能夠在最短時間內(nèi)解決問題。

（四）利用信息化手段豐富檔案資料。首先，利用信息化手段，深入分析現(xiàn)有的知識資源，深入挖掘現(xiàn)有知識資源背后的價值。其次，利用信息化手段，在互聯(lián)網(wǎng)上大面積搜索和采集有用的知識信息，并與現(xiàn)有的知識資源相融合，豐富和擴充檔案信息。

（五）對檔案分門別類，加強檔案規(guī)范化和有序性管理。利用信息化手段，做好檔案的整理工作，及時剔除不完整的檔案信息。檔案管理的規(guī)范化和有序性是提高檔案管理工作的重要前提，也是充分挖掘知識信息背后價值的有力保障。

（六）保證對檔案歸檔信息的及時更新。檔案歸檔信息應(yīng)包括年度、保管期限、檔案編號、分屬類目、檔案保密等級等多種屬性。實際的檔案管理工作中，檔案的歸檔信息往往最繁雜，而且是變動最頻繁的，因此，信息時代下，檔案管理工作要運用相關(guān)的信息管理軟件，及時更新檔案歸檔信息，從而保障檔案的完整性。

二、如何體現(xiàn)信息化在醫(yī)院檔案管理中的價值和地位

（一）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平應(yīng)包含三方面的內(nèi)容：第一，檔案管理水平，包括熟知檔案管理準(zhǔn)則、認(rèn)真落實相關(guān)的檔案管理工作、制定更加合理的檔案管理策略等。第二，信息管理軟件的操作水平，包括熟知信息管理軟件的操作界面、掌握必要的快捷鍵、能夠以關(guān)鍵詞、主題詞精確查找檔案信息等。第三，相關(guān)硬件設(shè)備的管理水平：包括可以解決一些低級的硬件問題，做到定時定量養(yǎng)護硬件設(shè)備等。

（二）提升檔案管理人員的信息服務(wù)意識。培養(yǎng)檔案管理員的信息服務(wù)意識，是提高檔案管理工作水平的重要策略。因此，檔案管理部門應(yīng)積極組織各種信息服務(wù)培訓(xùn)活動，提高他們的信息服務(wù)水平，在科學(xué)、高效的檔案管理方式之上不斷創(chuàng)新，以人性化的檔案管理方式為奮斗目標(biāo)。

（三）提升檔案管理人員的信息安全意識。信息安全工作往往是檔案管理工作中最難的部分，這不僅由于信息具有時效性、共享性等諸多特點，還因為高質(zhì)量的信息安全工作需要投入大量的人力、物力和財力。隨著時代的發(fā)展，人們的維權(quán)意識越來越強，對患者信息的保密工作也越來越重視。檔案管理工作中經(jīng)常會涉及到大量的個人隱私信息和組織機構(gòu)信息，一旦出現(xiàn)大范圍的信息泄露，造成的經(jīng)濟損失和危害將不可估量，引發(fā)的社會矛盾也將難以調(diào)和。因此，提高檔案管理人員的信息安全意識，是提高檔案管理水平的重要環(huán)節(jié)。

三、結(jié)束語

信息時代是一個創(chuàng)新的時代，檔案管理工作只有緊跟時代發(fā)展潮流，以不斷創(chuàng)新的精神指引檔案管理工作的改革方向，才能保證其健康、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。信息時代，醫(yī)院檔案管理工作的制約因素和發(fā)展機遇的區(qū)別在于對信息的利用和管理是否合理。我們相信，只要檔案管理工作可以不斷推陳出新，做到與時俱進，以加強檔案信息化建設(shè)為主要方向，就一定可以在機遇與挑戰(zhàn)并存的時代中大跨步向前發(fā)展，以上論述只是筆者的淺見，檔案信息化建設(shè)作為信息時代推動檔案管理科學(xué)化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的重要工程，需要每一位檔案管理者不斷探究。

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