辦公用品采購供應鏈管理及問題探討

宋文殊

【摘要】辦公用品的采購，是企業(yè)成本支出中必不可少的一部分。企業(yè)經營的目的之一就是“開源節(jié)流”，對于大型企業(yè)來說，辦公用品的開支不可忽視，辦公用品的采購部分管理是否有效，嚴重影響了企業(yè)的利潤。因此，本文對某些大企業(yè)進行了辦公用品采購鏈的研究，對其中存在的問題進行了分析，并提出了有效的解決措施。

【關鍵詞】辦公用品；供應鏈；管理；問題

一、辦公用品采購供應鏈集中化管理

近年來，許多大型企業(yè)在接待外賓、展會展覽、采購用車等方面采取了統(tǒng)一的管理模式，并取得了很好的效果。但由于辦公用品種類繁多，各個部門需求不同等因素，還沒辦法做到集中采購，極大增加了企業(yè)的成本，造成了一定程度的浪費。辦公用品主要分為高值管理品和低值消耗品兩部分。昂貴的用品包括電腦、打印機、空調、投影儀等設備。便宜消耗品包括簽字筆、計算器、便利貼、電池、垃圾袋、A4紙等每日消耗用品。這部分日常消耗用品由于每日使用量大，具有不可控因素，肉眼無法體會到它的消耗，但這部分的支出占每年的支出費用相當大的比例。眾所周知，每日的辦公用品消耗大，很零散，導致其采購頻率遠遠高出其他用品。如果公司不設立相應部門進行管理，各部門各自為政分別采購，大大增加了采購成本。某公司意識到這一問題后采用了集中化管理，由于購買量巨大，跟供應商建立了長期合作，大大降低了采購成本，減少了人力、物力和財力的浪費，提高了辦公工作的效率，使企業(yè)運轉得更加順暢。

二、辦公用品采購供應鏈管理的規(guī)范化

由于辦公用品種類繁多，采購頻繁，采用辦公軟件管理，可以極大地提高辦公人員效率，減少物品閑置、人員浪費的情況。該公司采用辦公管理系統(tǒng)后，使辦公用品的采購事宜變得井然有序，效率提高明顯，成本節(jié)約顯著。據(jù)了解，該公司的支出成本比之前減少了十幾萬之多。

（一）開發(fā)商的選擇。采購部門在采購前對員工的意見進行總結整理，選擇統(tǒng)一品牌的辦公用品進行采購。在對市場進行了充分調研后，通過招標的方式選擇了信譽高、質量好、價格低的供應商。并隨之與其建立長期合作的關系，保障了供貨的穩(wěn)定性、時效性、節(jié)約性。在降低成本的同時，提升了工作效率。

（二）構建采購體系。企業(yè)應該建立開發(fā)一套自己的采購系統(tǒng)，在系統(tǒng)中可以隨時查詢產品的型號、數(shù)量、價格、庫存。當發(fā)現(xiàn)自己所需的辦公用品數(shù)量不多時，可以及時向主管部門提出審批，審批后由采購部門聯(lián)系供應商進行訂貨。這種流水線的工作模式，最大限度上減輕了員工的工作負擔，增加了效率，使賬目變得透明化。企業(yè)可以在流水線的各個采購環(huán)節(jié)中設置一名主管人員，當下級部門有需求提出申請后，系統(tǒng)可以及時提醒主管部門進行審批，做到各個環(huán)節(jié)及時化、透明化、責任化，主管可以對審批內容進行檢閱，駁回不合理的請求，使辦公用的采購更加經濟合理，減少不必要的開支。

三、物流供應鏈存在的問題

（一）訂單處理問題。目前許多供應商由于沒有相應的系統(tǒng)與企業(yè)采購系統(tǒng)對應，無法保證訂單的準確性，導致了供應商無法及時供貨，供貨型號錯誤，數(shù)量不對等問題。

（二）市內配送問題。在市內配送過程中，由于辦公用大小不一，在配送上往往會出現(xiàn)協(xié)調偏差問題。有些大小材質不同的辦公用品一起運送造成部分小件辦公用品損壞，影響企業(yè)的辦公需要。

（三）車隊管理。在產品的運輸過程中，因無法實施監(jiān)控運輸，有一些急需用品因物流配送等問題往往停滯時間過長，影響了工作效率。

（四）辦公用品的存儲。辦公用品如果不能放在合適的環(huán)境中進行儲存，經常會出現(xiàn)損壞、質量下降的問題，造成了一部分浪費。辦公用品倉庫不宜過遠，耽誤調貨時間，影響工作效率。

四、辦公用品采購供應鏈管理的問題解決

根據(jù)上述提出的問題，提出相應的措施，解決存在的問題，減少成本開支。

（一）電子設備的及時更新。供應商應及時更新自己的產品目錄、圖片以及價格等相關重要信息，方便客戶及時查閱做出相應的采購調整。供應商可以按季度推出優(yōu)惠產品，并告知自己的客戶。企業(yè)可以根據(jù)自己的需要，對一些急需產品進行采購儲存以免影響工作效率。

（二）供應商與公司實現(xiàn)網絡連接。供應商可以嘗試與長期合作的大客戶實現(xiàn)統(tǒng)一的配貨體系，采取網絡連接的方式，使訂單預定及配送供貨一體化，及時滿足企業(yè)的各種需求，企業(yè)可以方便查看訂單信息、物流信息。

（三）供應的及時性。許多部門沒有前瞻性，到使用時方才想去訂貨，并且埋怨供應商供應速度慢，不能及時送達。供應商也有自己的苦衷，由于辦公用品的零散性，這些貨物無法集中存儲在一個倉庫中，供應商供貨時需要從不同倉庫調貨配送，無法滿足企業(yè)的急需性，這就產生了企業(yè)供應商的矛盾。供應商應該采用聯(lián)網模式，通過網絡進行數(shù)據(jù)傳播，保證庫存、供貨建設成網絡橋梁。企業(yè)也應該及時對辦公用品的消耗情況進行整理，對于消耗大的產品要特別備注，及時反映給供貨商，避免用時方去采購，耽誤辦公的情況。

五、結語

辦公用品的采購是企業(yè)中不可忽視的環(huán)節(jié)，影響著公司的運轉效率和支出成本。然而由于其種類繁多，供應商分散等情況，使辦公用品采購變得繁瑣復雜，各部門分別采購極大增加了成本支出。本次對一家上市公司進行了調研，該企業(yè)使用了統(tǒng)一的辦公采購系統(tǒng)后，跟原本想比，大大節(jié)約了采購成本，減少了人力、物力的浪費，不僅提高了工作效率，而且企業(yè)運轉更加流暢。

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