從組織文字資料談辦公室工作的基本功

張媛媛

辦公室是辦文、辦會、辦事的主要平臺，也是一個公司的形象和窗口，擔(dān)負(fù)著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的重要責(zé)任。任務(wù)千頭萬緒，但沒有一件可以疏忽。任何小的疏忽，都可成為大的失誤，稍有處理不當(dāng)就有可能影響全局工作。從這個角度講，文字處理、協(xié)調(diào)組織、溝通交流能力都是辦公室工作人員的基本素質(zhì)，是做好辦公室工作的基本功。本文從文字資料組織入手，談一下辦公室人員應(yīng)該具備的文字處理基本功。

辦公室是出材料、出思路的地方，人人都應(yīng)該具備一定的文字處理能力，即使不能成為“筆桿子”，也應(yīng)該有基本的文字組織能力。從辦公室的工作性質(zhì)講，工作人員雖然分工明確，但在具體工作中更需要協(xié)調(diào)配合，尤其是文字資料組織方面，無論是日常的文件初稿撰寫、例行的總結(jié)報告報送、還是特定時段發(fā)言稿件的組織都需要每個人能說之即懂，懂之能寫，寫之能用。只有具備了這樣的能力，才能組織好各類資料，完成既定的工作任務(wù)，更好地勝任辦公室工作。

一、克服“三個”困難

做好文字處理工作，撰寫精品材料，在文字處理過程中，就要從基礎(chǔ)做起，切實撲下身子，從心理上克服三個“困難”。首先要克服“躲”的心理，對于初期從事文字工作的人員，開始接觸材料撰寫時，難免會有畏難情緒，這種情緒不僅會影響寫作者的心情，也會影響材料的質(zhì)量。所以要把材料組織和撰寫當(dāng)作一項平常工作，用平常的心態(tài)去對待，不要存在躲避和妥協(xié)思想。其次要克服“怕”的心理，有些人員在接到任務(wù)初期，因為沒有頭緒，總是覺得這項工作不好完成或完成不好，從心理上給自己太大壓力，反而束縛了手腳，給材料完成帶來困難。三是克服“閉門造車”的習(xí)慣，有些人員在明確具體材料任務(wù)后，習(xí)慣于靠經(jīng)驗和想象撰寫。在這樣的情況下，撰寫的材料，思路上難免偏窄，有時也難免出現(xiàn)“假、大、空”的嫌疑，只有充分做好前期調(diào)研，改變閉門造車的習(xí)慣，才能更好地撰寫好材料，展示辦公室形象。

二、把握“三個”關(guān)鍵

克服了心理上的壓力，材料撰寫工作就開了個好頭，正式進(jìn)入思路整理和寫作階段。在這個階段，要把握三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（一）要注重材料的積累和運用。這是做好文字資料撰寫的前提，只有胸有成竹，才會妙筆生花。巴甫洛夫說：“不管鳥的翅膀如何完善，它也不可能不依賴空氣飛向天空?！蔽淖謱懽饕彩侨绱?，如果沒有各種有價值的資料供參考借鑒，靠個人的一己之力是很難寫出精品材料的，因為個人的力量畢竟有限，大家的智慧才是無窮的。所以要充分利用好、借鑒好別人的優(yōu)秀資料。做好材料借鑒，最初的步驟就是在材料收集上下功夫，要根據(jù)工作特點有針對性地做好各類借鑒資料的收集整理工作，采用靈活多樣的形式，多渠道、多角度、多形式地吸收、歸納和整理對我們工作有幫助的名篇佳句、名言警句、新穎觀點，并隨時加以分類、匯總，為今后材料的借鑒使用做好準(zhǔn)備。在這一環(huán)節(jié)，盡量做到善于分析、善于歸納、善于綜合、善于概括。

（二）要把握好材料的立意和思路。有了廣泛的資料積累和知識儲備，在組織文字資料時，就要關(guān)注整個資料的立意和思路了。立意是整篇文章的眼，而思路則是整篇文章的魂。一篇成功的材料，只有將這兩者有機(jī)結(jié)合，才能表現(xiàn)出擲地有聲的分量。要做到有眼有魂，眼魂結(jié)合，就需要我們具備良好的領(lǐng)悟能力，在文字資料起草之初就明確這篇文章的中心在哪里，通過怎樣的編排布局才能達(dá)到最終的效果。那么，我們不僅要明確公司、領(lǐng)導(dǎo)的意圖和思路，還要對具體工作有深入的了解，能夠把握詳細(xì)的工作安排和開展步驟，這樣才能做到有的放矢，事半功倍。

（三）要把握好材料的思想和主旨。有了前兩步的準(zhǔn)備，思想和主旨就更加重要了，這份資料要體現(xiàn)怎樣的想法，要達(dá)到怎樣的效果，要實現(xiàn)怎樣的目標(biāo)，都要通過文字進(jìn)行詳細(xì)的交代。把握好這一點，不僅需要良好的文字表達(dá)和寫作能力，更需要對整個事件、整篇材料有清晰的認(rèn)識，在什么地方要重點著墨，詳細(xì)說明；在什么地方要蜻蜓點水，一帶而過。在材料中分清輕重、把握詳略，才能將整篇材料的主旨和思想更為精確地顯現(xiàn)出來，材料的意義才能凸顯。

三、練好“四項”基本功

要做到以上幾點，就需要辦公室人員夯實基礎(chǔ)，提升能力，逐步提高寫作水平。

（一）要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。當(dāng)今社會知識更新快，獲得知識渠道多，如果不注重學(xué)習(xí)，提高理論和業(yè)務(wù)水平，就很難將材料與時代背景、行業(yè)要求相結(jié)合，寫出高水平的材料。所以，我們的工作人員要想寫好材料，就要根據(jù)工作需要，有計劃、有側(cè)重、有針對性地學(xué)習(xí)各類知識，閱讀與政策、行業(yè)有關(guān)的各類材料，提高各類知識儲備量?！白x書破萬卷，下筆如有神”，只有通過大量的閱讀和學(xué)習(xí)，積累各類與寫作可能有關(guān)的素材，并在腦海中將之分類歸納、整理，為我所用，在今后的寫作中才會有的放矢。

（二）要強(qiáng)化實踐。在材料撰寫中，理論知識的儲備是基礎(chǔ)，實踐能力的提升才是關(guān)鍵，要真正地下功夫，從實際寫作中總結(jié)經(jīng)驗，在實踐中不斷提高。要結(jié)合行業(yè)及公司特點，多聽多寫，并根據(jù)自己的薄弱環(huán)節(jié)，有針對性地加強(qiáng)練習(xí)。文字功底不強(qiáng)就從基本功練起，從寫日記、心得練起，逐步鍛煉自己寫大塊頭的材料，循序漸進(jìn)；思路不清晰就從寫讀書筆記練起，多思多想，多寫多練，逐步提高；通過不同的鍛煉提升寫作水平和駕馭文字的能力，為寫好資料提供能力支持。

（三）要善于觀察。寫好材料，就要站在全局的高度去觀察、分析問題，既要善于觀察分析宏觀形勢，又要善于觀察分析微觀現(xiàn)象；既要善于觀察分析領(lǐng)導(dǎo)的言行，又要善于聽取員工意見。只有這樣，才能將行業(yè)發(fā)展的大局同公司發(fā)展的方向有效結(jié)合，將對文件精神的貫徹與實際工作的開展有效結(jié)合，將上級制度的落實同日常程序的完善有效結(jié)合，并將這些用文字呈現(xiàn)出來。這樣寫出的材料才會有深度和廣度，也才有真正的意義。

（四）要深入研究。寫好材料不僅要有較高的文字表達(dá)水平，更需要有較高的政策理論水平，要吃透情況、熟悉業(yè)務(wù)。特別是在撰寫跟公司發(fā)展及具體業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)較大的材料時，更要注重調(diào)查研究，從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)入手，了解數(shù)據(jù)來源，分析數(shù)據(jù)形成原因，研究數(shù)據(jù)背后存在的意義，掌握重點數(shù)據(jù)的發(fā)展規(guī)律。如此寫出來的材料才會有較強(qiáng)的針對性、指導(dǎo)性和可操作性，避免大而空。

四、避免兩個誤區(qū)

具備了以上的素質(zhì)，還需要我們的工作人員在材料撰寫中盡量避免兩個誤區(qū)。

（一）文字寫作能力等于材料組織能力。不是所有的文字都可以歸納成文章，也不是所有的文章都千篇一律。文字寫作能力考量的是寫作者文字駕馭的基本功。在日常的材料組織中，我們要更多地結(jié)合時間、地點、目的、具體事件等方面組織材料，根據(jù)材料的類型組織不同的題材。用我們的文字水平，融合具體要求，賦予材料一定的思想性和創(chuàng)造性，實現(xiàn)我們預(yù)期的表達(dá)效果。因此在日常工作中，不僅需要自己的文字水平過硬，更要求自己的材料組織能力過硬，把自己觀察問題、分析問題的能力，融會貫通于文字之中。

（二）寫得多等于寫得好。雖然說多寫是寫得好的基礎(chǔ)，但如果僅僅追求量的增加，不注重質(zhì)的要求，材料組織也不會有進(jìn)步。這其中的質(zhì)既包括文章結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，也指資料思想的深化。只有充分抓住了文字資料處理的中心實質(zhì)，再加上工作中有意識地培養(yǎng)、組織、加強(qiáng)，才能寫好文字資料，撰寫出符合要求的精品材料。

當(dāng)然，以上所述均從經(jīng)驗和具體工作出發(fā)，可能有很多未盡之處，將在以后的工作學(xué)習(xí)中不斷總結(jié)、不斷完善、不斷改進(jìn)，以期通過系統(tǒng)的收集、歸納，逐步提升個人寫作能力及綜合水平，為更好地做好辦公室工作積極努力。endprint