高校推行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的效率優(yōu)化與管理創(chuàng)新

牛東武

【摘 要】隨著國家對(duì)科研、教育的大力投入，高校各類教育、科研經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目出現(xiàn)陡增的現(xiàn)象，財(cái)務(wù)資金核算業(yè)務(wù)量劇烈增加，“報(bào)賬周期長、報(bào)賬困難大、報(bào)賬政策變”等問題日益突出。為根本解決效率難題，高校相繼推行了網(wǎng)上預(yù)約自助報(bào)賬系統(tǒng)，甚至利用人工智能協(xié)助財(cái)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，優(yōu)化高校報(bào)賬解決方案，借此提高工作效率、優(yōu)化高校財(cái)務(wù)報(bào)賬體驗(yàn)過程、提高報(bào)賬效率。本文從高校推行和實(shí)踐網(wǎng)上自助報(bào)賬衍生的各類問題及解決方案等方面進(jìn)行了詳細(xì)闡述和分析，并提出優(yōu)化建議和管理效率方面的創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】高校；網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬；效率；管理創(chuàng)新

中圖分類號(hào)： G647.5 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-2457（2018）30-0269-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.30.119

Efficiency Optimization and Management Innovation of Online Booking and Reimbursement in Colleges and Universities

NIU Dong-wu

（Department of Finance， Nanjing University of Aeronautics and Astronautics， Nanjing Jiangsu 210016， China）

【Abstract】With the vigorous investment of the state in scientific research and education， various kinds of educational and scientific research funds in Colleges and universities have increased sharply， and the business volume of financial fund accounting has increased dramatically. To fundamentally solve the efficiency problem， colleges and universities have implemented online booking self-service accounting system， and even use artificial intelligence to assist the financial management network system， optimize the solution of College accounting， so as to improve work efficiency， optimize the process of financial reporting experience， improve the efficiency of accounting. This paper elaborates and analyzes various problems and solutions derived from the implementation and practice of online self-service accounting in Colleges and universities， and puts forward suggestions for optimization and management efficiency innovation.

【Key words】Efficiency management innovation of online booking reimbursement in Colleges and Universities

隨著國家深化教育綜合改革的不斷深入，國家努力確保教育經(jīng)費(fèi)占GDP4%目標(biāo)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展，高校規(guī)?；l(fā)展和多校區(qū)協(xié)同管理運(yùn)行，高校教學(xué)經(jīng)費(fèi)、科研經(jīng)費(fèi)等資金來源渠道的多元化，高校經(jīng)費(fèi)資金數(shù)目的不斷增多，報(bào)賬困難的現(xiàn)象日益嚴(yán)重，迫切需要探索一種方便高效的財(cái)務(wù)服務(wù)模式，來應(yīng)對(duì)新的挑戰(zhàn)，適應(yīng)學(xué)校內(nèi)涵式發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的需要，實(shí)現(xiàn)管理效益和經(jīng)濟(jì)效益雙贏的目標(biāo)。伴隨信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)智能化時(shí)代的來臨，高校網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)的建設(shè)加快進(jìn)行，高校財(cái)務(wù)也隨著時(shí)代的要求不斷完善和發(fā)展財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)，以求改善各方的協(xié)作關(guān)系，提高工作效率和管理能力。

1 高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上預(yù)約自助報(bào)賬系統(tǒng)現(xiàn)狀分析

財(cái)務(wù)資金每年核算量以億元為單位的增加，使得高校財(cái)務(wù)部門報(bào)賬業(yè)務(wù)量劇增，在高校財(cái)務(wù)人員短時(shí)間難以擴(kuò)容擴(kuò)編的情況下，“報(bào)賬周期冗長、報(bào)賬任務(wù)繁重、報(bào)賬政策多變”問題日益突出，報(bào)賬人員和財(cái)務(wù)人員的工作矛盾日益突出和尖銳。一方面是工作量與人員編制的矛盾，出現(xiàn)因財(cái)務(wù)事項(xiàng)激增，財(cái)務(wù)工作對(duì)象的多元化，新業(yè)務(wù)的不斷增加，財(cái)務(wù)人員配備不充足，導(dǎo)致財(cái)務(wù)工作者的工作壓力隨之增大，甚至不堪重負(fù)，造成專業(yè)人員流失；而另一方面，業(yè)務(wù)處理與服務(wù)體驗(yàn)的矛盾，報(bào)賬師生需花費(fèi)大量的時(shí)間和精力去處理報(bào)賬事務(wù)，各個(gè)部門主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于頻繁瑣碎的審批簽字也很反感，因報(bào)銷問題引起的矛盾日益尖銳。

2 總結(jié)高校推行網(wǎng)上預(yù)約自助報(bào)賬的衍生的主要問題

網(wǎng)上自助報(bào)賬這種新穎的模式對(duì)提升高校財(cái)務(wù)報(bào)賬工作效率無疑起到了相當(dāng)重要的作用，但是在實(shí)際的操作過程中也會(huì)存在一定的問題。

第一，部分報(bào)賬業(yè)務(wù)退返率較高，影響師生服務(wù)體驗(yàn)。因部分業(yè)務(wù)審核時(shí)間長，報(bào)銷難度大，如出國業(yè)務(wù)報(bào)銷，涉及的管理部門與經(jīng)費(fèi)較多，往往出現(xiàn)很多問題不能一次性解決，報(bào)銷師生多次來回?zé)o法一次性處理完畢，久而久之產(chǎn)生抵觸情緒，這必然降低網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的便利性，影響了用戶體驗(yàn)。

第二，報(bào)賬人與財(cái)務(wù)工作者溝通不順暢、不及時(shí)，影響工作效率。在很難進(jìn)行面對(duì)面溝通的情況下，只能通過電話短信聯(lián)絡(luò)，時(shí)間上很難及時(shí)反饋，準(zhǔn)確性也無法完全保證。加之審核人員多、電話分機(jī)多，經(jīng)常出現(xiàn)幾天甚至幾周后才反饋回財(cái)務(wù)部門，這些都造成報(bào)賬效率的低下。

第三，報(bào)賬人員因?yàn)樽约阂崆昂怂阍计睋?jù)，占用大量時(shí)間來粘貼原始票據(jù)，對(duì)此多有意見。但同時(shí)又因?yàn)榉N種原因粘貼情況不符規(guī)定，反而增加了財(cái)務(wù)人員的工作量，也造成了報(bào)銷師生與財(cái)務(wù)工作人員的矛盾。

第四，網(wǎng)上自助報(bào)賬業(yè)務(wù)量劇增，加之校園網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等關(guān)聯(lián)問題，容易出現(xiàn)集中訪問而導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓無法使用得問題?？陀^上也因?yàn)樨?cái)務(wù)系統(tǒng)管理員人員少、任務(wù)重，不能及時(shí)解決系統(tǒng)出現(xiàn)的新情況、新問題，并及時(shí)反饋。

第五，部分老師不適應(yīng)網(wǎng)上操作，又不放心授權(quán)給其它老師或研究生，更依賴傳統(tǒng)報(bào)賬方式，易產(chǎn)生抵觸心理，影響網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)的全面推廣。

第六，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬退單后，在票據(jù)、回執(zhí)的傳遞過程中容易發(fā)生遺失風(fēng)險(xiǎn)。

3 剖析高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬問題產(chǎn)生的原因

盡管各個(gè)高校財(cái)務(wù)部門想盡種種辦法，但因每天財(cái)務(wù)部門所能處理的總體業(yè)務(wù)量有限，只能在排隊(duì)時(shí)間和人數(shù)總量上稍微有所限制。財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)銷“排隊(duì)時(shí)間長、手續(xù)繁瑣、下班時(shí)仍有師生不愿離去”導(dǎo)致報(bào)賬人員辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)時(shí)和財(cái)務(wù)人員的矛盾沖突頻發(fā)，探究其根本原因：

一是部分報(bào)賬人員不熟悉財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)處理流程，容易出現(xiàn)業(yè)務(wù)分類錯(cuò)誤；報(bào)銷總量龐大，報(bào)賬排隊(duì)的等待時(shí)間過長，甚至部分報(bào)賬人員在在經(jīng)歷各部門簽批手續(xù)后，仍無法在財(cái)務(wù)部門完成報(bào)賬，因此，問題和意見集中在財(cái)務(wù)部門爆發(fā)。

二是高校財(cái)務(wù)制度在執(zhí)行過程中，會(huì)不斷產(chǎn)生各種新的執(zhí)行政策和要求，且許多財(cái)務(wù)事項(xiàng)均需相關(guān)部門協(xié)同進(jìn)行簽批。

三是財(cái)務(wù)工作量劇增與高校財(cái)務(wù)人員緊缺的矛盾。高校財(cái)務(wù)人員，尤其報(bào)賬大廳的財(cái)務(wù)審核人員，均是長時(shí)間在高負(fù)荷、高強(qiáng)度、限時(shí)間緊張地處理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，工作量大，工作要求高，承受的心里壓力也很大，往往無法時(shí)時(shí)刻刻對(duì)所承接的審核業(yè)務(wù)進(jìn)行仔細(xì)、審慎、專業(yè)的判斷，容易出現(xiàn)疲勞和差錯(cuò)狀況，導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理失察、業(yè)務(wù)反反復(fù)復(fù)的情況。長此以往不但嚴(yán)重影響高校財(cái)務(wù)工作人員的工作熱情及工作效率，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)也隨之加大、財(cái)務(wù)工作的管理效率極大的削減。

4 高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的優(yōu)化和完善思路

第一，增加報(bào)賬單據(jù)的全程追蹤系統(tǒng)，使傳遞過程清晰透明易于查找。報(bào)賬人可以隨時(shí)查看單據(jù)的現(xiàn)時(shí)狀態(tài)，及時(shí)反饋無需電話咨詢也不需要到財(cái)務(wù)柜臺(tái)來，同時(shí)也避免了單據(jù)遺失的風(fēng)險(xiǎn)。

第二，繼續(xù)加大宣傳網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬知識(shí)，使預(yù)約報(bào)銷的流程趨向完善。不僅方便廣大教職工，而且能夠大大減輕財(cái)務(wù)人員的重復(fù)性工作量。具體方式有：一、報(bào)賬大廳里循環(huán)播放具體的網(wǎng)上自助報(bào)賬操作流程和財(cái)務(wù)報(bào)銷制度與政策。二、聯(lián)合部處、學(xué)院開展科研經(jīng)費(fèi)管理政策、使用原則、注意事項(xiàng)等。三、多校區(qū)定期開展報(bào)賬系統(tǒng)知識(shí)培訓(xùn)，講解政策的變化和新的財(cái)務(wù)規(guī)定。

第三、著力降低“單據(jù)退返率”，減少反復(fù)處理相同的業(yè)務(wù)?？刹扇∪缦麓胧海?）加強(qiáng)初審要求，精益求精，逐一反饋問題，減少后續(xù)接連退單；（2）將特別注意事項(xiàng)已模塊化的形式，逐條嵌入系統(tǒng)，（3）總結(jié)梳理不同財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)發(fā)生退單的原因，預(yù)先防止多發(fā)問題。（4）利用微信公眾平臺(tái)、短信平臺(tái)、校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等網(wǎng)絡(luò)手段，推送和發(fā)布相關(guān)報(bào)銷執(zhí)行文件和對(duì)于的財(cái)務(wù)項(xiàng)目，供師生查閱。

第四，構(gòu)建財(cái)務(wù)服務(wù)新體系——財(cái)務(wù)聯(lián)絡(luò)員（財(cái)務(wù)助理）服務(wù)新模式。以財(cái)務(wù)部門為核心，建立各學(xué)院各部處的財(cái)務(wù)聯(lián)系人制度，定期組織培訓(xùn)一般的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)知識(shí)，便于迅速推廣和執(zhí)業(yè)。

第五，根據(jù)預(yù)約報(bào)賬大廳情況靈活設(shè)置預(yù)約時(shí)間、預(yù)約額度。根據(jù)自身報(bào)銷業(yè)務(wù)的數(shù)量和難易程度提前預(yù)約，避免報(bào)銷師生過于集中在某一時(shí)間段。預(yù)約功能應(yīng)凸顯精細(xì)化，報(bào)銷師生可直接預(yù)約到具體的時(shí)間段、報(bào)銷數(shù)量、報(bào)銷業(yè)務(wù)難易程度，以及剩余的報(bào)銷名額。

5 結(jié)語

財(cái)務(wù)制度的剛性化要求和滯后性現(xiàn)實(shí)與多元化財(cái)務(wù)主體之間的利益需求之間的矛盾不斷加劇，對(duì)財(cái)務(wù)管理的"不滿意"情緒直接影響到了高校對(duì)國家財(cái)務(wù)制度的執(zhí)行。財(cái)務(wù)網(wǎng)上預(yù)約自助報(bào)賬系統(tǒng)，是高校財(cái)務(wù)信息化的必然道路，不僅能節(jié)約報(bào)賬時(shí)間，提高報(bào)賬效率，更能提升財(cái)務(wù)部門整體的服務(wù)水平，緩解財(cái)務(wù)部門人員編制的壓力，解決了“財(cái)務(wù)管理難”、“財(cái)務(wù)政策執(zhí)行難”和“經(jīng)費(fèi)使用難”等問題。但與此同時(shí)，新的問題也日益凸顯，需要高校財(cái)務(wù)工作者在具體的實(shí)際應(yīng)用中不斷摸索、優(yōu)化和完善財(cái)務(wù)網(wǎng)上預(yù)約自助報(bào)賬系統(tǒng)，唯有這樣，才能為高校內(nèi)涵式、可持續(xù)發(fā)展提供高效、便捷的財(cái)務(wù)管理服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]黃秀蘅.淺談高校推行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的利與弊[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2012（22）.

[2]汪慧.網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)的實(shí)踐與探索[J].新會(huì)計(jì)，2013（7）.

[3]陳勇軍.試論高校投遞式報(bào)賬模式的優(yōu)化[J].經(jīng)濟(jì)師，2018（10）：199.

[4]梁勇，干勝道.高校財(cái)務(wù)管理新思考：構(gòu)建財(cái)務(wù)服務(wù)創(chuàng)新體系[J].教育財(cái)會(huì)研究，2017，28（01）：10-16.

[5]許志俊.高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬實(shí)踐的思考[J].會(huì)計(jì)之友，2011（33）.