探析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

高業(yè)亭 王洪山 聶榮冰

摘要：經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步加快了信息時(shí)代到來(lái)的速度，在促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)改革創(chuàng)新的同時(shí)，也促進(jìn)了其檔案管理模式的信息化和現(xiàn)代化進(jìn)程。本文通過(guò)分析檔案管理信息化建設(shè)對(duì)提高事業(yè)單位檔案管理水平的重要意義，總結(jié)事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的主要問(wèn)題，并結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，制定切實(shí)有效的措施來(lái)加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；事業(yè)單位；策略

加快檔案管理信息化建設(shè)不僅滿足了信息時(shí)代對(duì)提高檔案管理水平和效果的基本要求，也順應(yīng)了事業(yè)單位改革創(chuàng)新的潮流，推動(dòng)了事業(yè)單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)的優(yōu)化調(diào)整，提高了各種檔案資料的有效利用率，為充分發(fā)揮其在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中的積極作用，然而，我國(guó)事業(yè)單位當(dāng)前檔案管理模式存在很多不足之處，阻礙了檔案管理信息化的速度，因此，必須重視檔案管理信息化建設(shè)，利用功能更加齊全、性能更加強(qiáng)大的現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)來(lái)加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理模式中出現(xiàn)的問(wèn)題

檔案管理是事業(yè)單位主要工作內(nèi)容之一，受原有檔案管理模式、領(lǐng)導(dǎo)思想觀念、檔案管理人員專業(yè)水平等多種因素的共同影響，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理方式比較落后，檔案管理水平不升反降，讓檔案管理職能大打折扣。

1.事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作存在錯(cuò)誤的認(rèn)知。部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)偏執(zhí)的將檔案管理工作歸屬于事業(yè)單位的輔助工作范疇，根本沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位其他工作正常開展的重要性，于是，繼續(xù)使用原有的檔案管理模式和工作流程，沒(méi)有購(gòu)買先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，更不可能主動(dòng)進(jìn)行檔案管理模式的改革創(chuàng)新，無(wú)形之中增加了檔案管理信息化建設(shè)的難度。

2.事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制不健全。部分事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)頻率較低，容易造成檔案管理人員的檔案管理理念和管理技巧停止不前，久而久之，會(huì)造成檔案管理人員的檔案管理理念比較落后和專業(yè)水平較低，根本無(wú)法滿足加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的需要。

3.事業(yè)單位的檔案管理模式比較單一化。事業(yè)單位檔案管理人員早已習(xí)慣原有的工作環(huán)境和工作模式，缺少必要的改革意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，甚至還有部分檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)存在抵觸心理，降低了檔案管理時(shí)效性和共享性。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)取得的成績(jī)

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應(yīng)用在一定程度上改變了人們的思想觀念和生產(chǎn)生活方式，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的深入研究加快了現(xiàn)代化檔案管理軟件和系統(tǒng)研究發(fā)明的速度。

1.提高了事業(yè)單位檔案資料的安全系數(shù)。傳統(tǒng)檔案資料管理模式中，主要以紙質(zhì)檔案為主，容易受自然災(zāi)害、人為災(zāi)難等多種因素的影響，容易出現(xiàn)檔案損壞和丟失的情況。信息化檔案管理模式中，將檔案資料信息錄入到數(shù)據(jù)信息庫(kù)內(nèi)，在減少檔案資料占用空間的同時(shí)，也會(huì)最大限度的降低檔案資料管理成本。

2.信息化檔案管理模式更加方便快捷。檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)了檔案資料信息之間的共享和通用。我國(guó)事業(yè)單位檔案資料數(shù)量龐大，加之，檔案資料內(nèi)容涉及范圍廣，具有極強(qiáng)的復(fù)雜性和跨越性等特征，增加了檔案資料有效管理的難度，加快檔案管理信息化進(jìn)程可以提高檔案資料管理效率，減輕檔案資料管理人員的工作量和工作壓力，將原本復(fù)雜的檔案管理流程變得簡(jiǎn)單統(tǒng)一，為檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。

三、加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

1.建立健全事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制和考核機(jī)制。事業(yè)單位相關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，定期開展檔案管理等領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)，為檔案管理人員掌握更多專業(yè)的、先進(jìn)的檔案管理知識(shí)和技巧提供更多的平臺(tái)和機(jī)會(huì)，提高檔案管理水平和管理效率；對(duì)檔案管理人員進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等方面的培訓(xùn)，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和檔案管理工作的聯(lián)系，幫助檔案管理人員數(shù)量掌握先進(jìn)的檔案管理軟件和系統(tǒng)；對(duì)檔案管理人員進(jìn)行創(chuàng)新、法律、職業(yè)道德等方面的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)、法律意識(shí)，轉(zhuǎn)變以往消極應(yīng)付的工作態(tài)度，形成腳踏實(shí)地、銳意創(chuàng)新等工作態(tài)度。

2.增加檔案管理部門的資金和技術(shù)投入。完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，盡量選擇那些符合事業(yè)單位檔案管理要求、性價(jià)比較高的設(shè)備，并由專門人員定期檢查和維修設(shè)備，避免因設(shè)備故障給檔案管理工作造成不必要的損失。

3.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理軟件技術(shù)的研發(fā)力度。事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)，研究發(fā)明出更加適合本單位檔案管理工作的檔案管理體系。檔案管理人員還應(yīng)將檔案管理信息更新到專門的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，降低因檔案管理技術(shù)有限等原因造成檔案資料信息的損失。

4.完善檔案信息化管理制度。事業(yè)單位運(yùn)行中，非常重要的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作為檔案管理，而制度又是檔案管理工作順利實(shí)施的保障。因此，就需要結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況，構(gòu)建完善的信息化管理制度體系。同時(shí)，加大培訓(xùn)力度，對(duì)檔案管理的重要作用積極宣傳，將信息化管理理念牢牢貫徹下去，規(guī)范工作人員的行為。

四、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的依賴性較大，加快檔案管理信息化建設(shè)有助于提高檔案資料的共享性、時(shí)效性和安全性，從而加快事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。