基層國土資源檔案數(shù)字化前整理的實(shí)踐與淺析

劉慧娟

隨著經(jīng)濟(jì)與技術(shù)的飛速發(fā)展，國土資源檔案管理已經(jīng)由紙質(zhì)時代向數(shù)字化時代邁進(jìn)，逐步實(shí)現(xiàn)了從檔案實(shí)體管理向檔案信息管理、從紙質(zhì)檔案存儲保管向檔案信息利用服務(wù)的轉(zhuǎn)化。國土資源檔案專業(yè)性強(qiáng)，它承載著國土資源系統(tǒng)的過去，為現(xiàn)在工作所利用，更能美好地規(guī)劃自然資源的未來。檔案數(shù)字化前整理是數(shù)字化過程中一個非常重要的前端環(huán)節(jié)，是數(shù)字化高質(zhì)量的重要保證。現(xiàn)對國土資源檔案數(shù)字化前整理結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行淺析。

自2014年起，我局開始大規(guī)模開展庫存紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，通過系統(tǒng)化科學(xué)化建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)了檔案查閱網(wǎng)上申請、在線審批、對點(diǎn)提供和線下查借閱相結(jié)合，為全區(qū)國土資源管理工作的順利開展及社會各界對業(yè)務(wù)檔案的正當(dāng)需求提供了優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)，被評為山東省“檔案工作科學(xué)化管理先進(jìn)單位”。檔案數(shù)字化前整理是以紙質(zhì)檔案為工作對象，既要遵循傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理的特點(diǎn)，保留以往管理痕跡和檔案實(shí)體內(nèi)部的邏輯秩序，也要與數(shù)字化管理、存儲、轉(zhuǎn)換及利用等需求相銜接，保證數(shù)字化成品的品質(zhì)，因此，數(shù)字化前的紙質(zhì)檔案整理直接決定了數(shù)字化加工成果的質(zhì)量。針對國土資源專業(yè)檔案量大但相對規(guī)范的特點(diǎn)，我們提前謀劃，在事前、事中、事后各個環(huán)節(jié)控制和協(xié)調(diào)，保證數(shù)字化加工成果的高質(zhì)量。

1 事前考察，預(yù)設(shè)問題，準(zhǔn)備充分

1）及早著手，考察學(xué)習(xí)，預(yù)設(shè)問題，拿出方案。通過外出考察學(xué)習(xí)，汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，預(yù)設(shè)問題。如：數(shù)字化前檔案及數(shù)字化成果的安全保密問題、數(shù)字化前檔案整理問題的糾正及技術(shù)處理、數(shù)字化成果的質(zhì)量及掛接等問題一一羅列，拿出解決方案。

2）組織培訓(xùn)。組織專職檔案管理員、各科室兼職檔案員和數(shù)字化施工操作人員，到檔案局專門學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化工作注意事項(xiàng)、技術(shù)處理、安全防護(hù)、工作流程等，有效保障了檔案數(shù)字化工作的有序開展。

3）專門設(shè)置安全作業(yè)地點(diǎn)，在作業(yè)點(diǎn)安裝攝像頭，對工作場景進(jìn)行全時錄像，專人監(jiān)管，有效防止了檔案數(shù)字化過程中實(shí)體檔案丟失損壞、泄密等情況的發(fā)生。

4）建立健全《數(shù)字化檔案工作制度》、《人員管理制度》、 《數(shù)字化現(xiàn)場管理制度》、《保密制度》等，規(guī)章制度的完善保證了檔案數(shù)字化前檔案整理工作的規(guī)范化。

2 事中全程跟蹤，問題及時解決

1）按照“邊整理、邊修改、邊錄入、邊使用”的原則，既保證了數(shù)字化前檔案整理的質(zhì)量和安全保密性，又保證了檔案查閱、借閱等正常工作的有序進(jìn)行。專職檔案員、檔案產(chǎn)生科室兼職檔案員交替靠上，隨時與施工操作人員保持溝通，有問題能夠既時發(fā)現(xiàn)、既時解決。

2）數(shù)字化前檔案整理中存在的主要問題。在對數(shù)字化前紙質(zhì)檔案以卷盒為單位逐卷逐件進(jìn)行檢查核對時，發(fā)現(xiàn)存在的主要問題有：紙質(zhì)目錄中與實(shí)際檔案信息不符，如跳條、缺條、題名不正確，責(zé)任者、文號、成文時間不準(zhǔn)確等，這些問題的存在，直接關(guān)系到檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性，如果不加糾正、錯誤錄入，會導(dǎo)致數(shù)字化檔案利用時檢索不到，降低利用效率；案卷存在跳頁、重頁、執(zhí)法監(jiān)察檔案中衛(wèi)片現(xiàn)狀圖后期插入未編號等編頁問題，如果使用中出現(xiàn)檔案遺頁問題，會難以及時發(fā)現(xiàn)；原始檔案有破損、字跡擴(kuò)散等現(xiàn)象，特別是80年代的檔案，受入庫時間長，保管條件不善，以及所用紙張和書寫筆不規(guī)范等影響，較少數(shù)檔案存在；原始檔案由于人為疏忽，在檔案中混入訂書釘、曲別針、大頭針等金屬氧化物，生銹的檔案裝訂物已經(jīng)對檔案造成了損害，極少數(shù)檔案存在；執(zhí)法監(jiān)察檔案中存在衛(wèi)片圖斑號不同，被處罰單位是同一單位，造成的同卷等易混淆問題。

3）數(shù)字化前檔案整理問題的糾正及技術(shù)處理。由于國土資源檔案的專業(yè)性很強(qiáng)，各科室對卷宗內(nèi)資料排序的具體要求各不相同，為了提高整理的準(zhǔn)確性，我們提前與檔案產(chǎn)生科室對接，檔案產(chǎn)生科室派兼職檔案員在時間段內(nèi)靠上，采取不同的處理方式解決實(shí)際問題。紙質(zhì)目錄中與實(shí)際檔案信息不符，如跳條、缺條、題名不正確等情況的，采取更正后紙質(zhì)目錄重制的方法；對責(zé)任者、文號、成文時間不準(zhǔn)確等情況，進(jìn)行修改紙質(zhì)目錄；如果頁碼混亂是由于早期裝訂錯誤造成的，則按正確頁碼順序?qū)?shí)體檔案重新調(diào)整；如果確認(rèn)是檔案頁碼錯誤，根據(jù) ?紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范? 等的要求，對整卷檔案重新編制新的頁碼，紙質(zhì)目錄重制；檔案存在破損、污染等情況的做好備考記錄，同時對檔案進(jìn)行技術(shù)修復(fù)；對字跡褪變擴(kuò)散的檔案進(jìn)行穩(wěn)定恢復(fù)；原始檔案內(nèi)有訂書釘、曲別針、大頭針等金屬氧化物的，予以剔除，但不得對檔案原件造成損害；執(zhí)法監(jiān)察檔案中存在衛(wèi)片圖斑號不同，被處罰單位是同一單位，造成的同卷等易混淆問題的處理：通過與檔案科室的有效溝通，弄清該宗地系違法占地時間不同，造成衛(wèi)片圖斑相鄰，但屬同一公司的情況，而且在執(zhí)法監(jiān)察工作中省廳是按照衛(wèi)片圖斑號進(jìn)行調(diào)卷檢查的現(xiàn)狀，遵循“保持文件之間的歷史聯(lián)系”、“必須便于保管和利用”的原則，兩卷都予以保留，對于類似情況，進(jìn)行原卷、電子目錄、檔案盒、檔案數(shù)據(jù)庫掛接時專門備注和標(biāo)注，以便于區(qū)別使用。

4）施工單位綜合自檢。施工單位在將檔案實(shí)體、紙質(zhì)檔案目錄、電子檔案目錄及電子圖像數(shù)據(jù)等送交檢查驗(yàn)收前，對加工成果進(jìn)行自檢，自檢有效地提高了數(shù)字化前檔案整理的準(zhǔn)確率。

3 事后嚴(yán)把成果驗(yàn)收關(guān)

成立專門的檔案驗(yàn)收工作小組，對數(shù)字化前紙質(zhì)檔案技術(shù)處理不規(guī)范、發(fā)現(xiàn)的問題未及時糾正、裝訂不標(biāo)準(zhǔn)、電子掃描件模糊、錯掃、漏掃、變形等發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，督促施工單位盡快解決。派專人不定時抽查，每周一次大檢查，分批次對數(shù)字化前檔案及數(shù)字化成果進(jìn)行嚴(yán)格審核驗(yàn)收。

通過對檔案數(shù)字化前整理的事前、事中、事后全方位、全程的管理，層層把關(guān)，從源頭上保障了檔案數(shù)字化成果的高品質(zhì)，為國土資源檔案信息完整準(zhǔn)確地傳遞共享，方便快捷地利用，打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

隨著國家機(jī)構(gòu)改革的落地，多部門職責(zé)整合到新的自然資源部，統(tǒng)籌地山水林田湖草礦系統(tǒng)治理，統(tǒng)一行使全民所有自然資源資產(chǎn)所有者職責(zé)，意味著多部門檔案資源的整合、新檔案種類形式的產(chǎn)生。圍繞黨的十九大報告提出的“在本世紀(jì)中葉建成富強(qiáng)民主文明和諧美麗的社會主義現(xiàn)代化強(qiáng)國”重大戰(zhàn)略目標(biāo)，檔案作為信息的重要載體，必然要應(yīng)勢而動、乘勢而為，加快檔案工作轉(zhuǎn)型升級，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化社會服務(wù)功能，呈現(xiàn)在利用者面前的數(shù)據(jù)將由“檔案”逐步變化為“信息”與“大數(shù)據(jù)”。

總之，檔案數(shù)字化前整理是一項(xiàng)長期而又復(fù)雜的任務(wù)。在新時代，自然資源的蘭臺人立足當(dāng)前、放眼未來，把握巨大的發(fā)展空間和機(jī)遇，將既有的知識技術(shù)體系及時融合創(chuàng)新，一定會在新征程中勇立潮頭、大有作為。

參考文獻(xiàn)

[1]張學(xué)干，劉虎，馬學(xué)剛.淺談紙質(zhì)檔案數(shù)字化前整理中的問題及處理方法[J].山東檔案，2017（2）.