互聯網時代下文書與檔案管理工作一體化的研究分析

梁幸英

摘 要：互聯網時代，各個行業(yè)、各個領域都開始普及計算機和網絡技術，各行各業(yè)的生產生活方式都發(fā)生了的很大程度上的變革。具體到檔案管理領域，主要表現在文書檔案一體化管理這個層面，檔案學界關于文檔一體化的研究也愈來愈多。無論是文書還是檔案，其對于單位領導開展決策工作和擬定工作計劃的意義都是非凡的，文書與檔案都能夠為決策和工作計劃提供更多的數據和依據，增強決策和工作計劃的科學性和合理性。因此，有必要站在互聯網視角，檢視文書與檔案管理一體化建設，提出意見的同時指導實踐工作。

關鍵詞：文書；一體化；科學性；信息技術；檔案管理

文檔一體化之所以出現，不僅僅是信息技術迅猛發(fā)展的結果，也是文書與檔案具有共同性——即信息資源性的結果。這種共性決定了文書與檔案之間的聯系密不可分，文書與檔案共同管理和共同開發(fā)成為一種業(yè)務模式，也是未來檔案管理與開發(fā)的發(fā)展趨勢。在這種趨勢和背景之下，各個檔案管理部門的工作人員必須革新觀念，優(yōu)化檔案管理流程，進而使單位能夠創(chuàng)造出更多的社會效益和經濟效益。筆者站在現代檔案管理學的角度，對這一領域進行研究，希望能夠豐富這一領域的理論研究，助益于檔案管理實踐，減輕檔案管理人員工作負擔，提升檔案管理工作效能。

1 文檔一體化概述

在研究文檔一體化之前，有必要界定文書的概念以及檔案的概念，通過概念界定來厘清文書與檔案之間的關系[1]。所謂文書就是指單位在履行業(yè)務過程中收到或者制作的信息資源的集合體，這種信息資源往往起到一個憑證作用，會被單位有關工作人員加以保存。所謂檔案就是指單位在生產生活中產生的信息材料的集合體，這種信息材料即可以是紙質形式，也可以是光盤、數據等電子形式。通過概念界定，可以清楚的了解文書與檔案之間的關系，檔案的外延范圍比文書更寬，文書組合在一起可以形成檔案，二者具有一個共同的特性——即信息資源性，歸根到底二者都是信息資源的載體。

所謂文書檔案一體化工作，就是指在互聯網環(huán)境中，通過運用信息處理技術，對文書進行歸類，將文化在計算機中整理成檔案，實現對信息資源的一站式處理和整理。文書檔案一體化工作具有很強的現實意義，能夠極大增強檔案管理人員的檔案管理效能。例如，拿醫(yī)院這一機構來講，醫(yī)院會產生諸如病歷、人事文件以及政策文件等文書，如果是傳統(tǒng)的手工管理，則需要檔案管理人員對文書進行具體分類，將文書進行整理后才能形成檔案。而在互聯網環(huán)境下，則省去了這種篩選步驟，檔案管理人員將文書放入檔案管理系統(tǒng)制定的分類文件當中，檔案管理系統(tǒng)就能自動實現對文書的歸類整理。除此之外，現代工作中會產生大量電子文件格式的文書，對這些文書進行整理后也能形成檔案。

2 文檔一體化工作的必要性

2.1 符合時代發(fā)展的需要

信息科技發(fā)展至今，出現了大數據技術、人工智能技術以及數據集成化技術等。這些信息技術的產生都提升了某一行業(yè)的生產效能，使某一單位能夠創(chuàng)造出更多的經濟效益和社會效益[2]。檔案管理主要是管理信息資源，而信息資源種類繁雜，數量較多，且這種信息資源的數量會隨著年限的增長而增長，如果單純依賴傳統(tǒng)手工管理無疑會降低檔案管理的效能。文書一體化的管理模式，能夠實現文書與檔案的一站式管理，形成一種類似于企業(yè)生產鏈條的管理機制，極大地提升了檔案管理效能。除此之外，對信息技術運用到文檔一體化工作當中，符合信息化時代的發(fā)展要求，許多電子文書也能夠實現文檔一體化管理。

2.2 整合檔案服務的需要

現階段，在文書檔案管理領域主要存在兩種崗位安排。第一種是文書由專門的人員進行管理，檔案由另一部分人進行管理；第二種則是文書與檔案都有統(tǒng)一的部門進行管理。從人力資源角度出發(fā)，無疑第二種方式更具有科學性和合理性，將文書與檔案二者整合在一起進行管理，能夠將人力資源發(fā)揮到極致，減少人力、物力和財力上的開支，實現資源利用效率的最大化。除此之外，整合文書管理與檔案管理工作以后，避免了文書管理工作與檔案管理工作出現不銜接的現象，實現了1+1>2的效果。

3 文檔一體化工作的路徑

3.1 建立健全管理體制

文檔一體化工作作為一項系統(tǒng)性的工程，其涉及的內容多而廣。因此，需要通過建立健全管理體制，為文檔一體化工作的開展提供一個宏觀的指引，使這項工作能夠具體落實到實處。具體而言，管理體制應當包括部門設置、崗位安排、績效考核、責任落實、工作流程等方面。首先，在部門設置和崗位安排上，筆者認為為了使文檔一體化工作推行的更為順利和順暢，確保文書工作與檔案工作之間具有銜接性，應當設置專門的部門和人員開展文檔一體化工作，優(yōu)化人力資源配置。其次，在績效考核層面，單位則應當合理設計績效考核內部的各項指標，將文書整理與檔案整理這兩個板塊的工作分割開來進行考核，細化各項考核指標所占比重，激發(fā)檔案管理人員的工作動力，挖掘管理人員的潛力。再次，為了提升檔案管理人員的規(guī)范化管理意識和責任意識，真正將文檔一體化工作落實到細節(jié)，必須健全責任落實機制。最后，在工作流程方面，則主要是根據單位的工作性質和工作內容來設計相應的工作流程，保障檔案管理部門與其他部門之間的協(xié)調性。

3.2 加強信息化建設

文檔一體化工作需要依賴信息技術這一有力抓手，需要背靠互聯網這一環(huán)境，必須加強信息化建設[3]。首先，單位在軟硬件設施投入領域要投入相應的資金，加快文書的處理效率和檔案的整理效率。例如，購置高速電子掃描儀，對紙質文書進行數據化掃描，轉化成統(tǒng)一的格式后進入到檔案管理系統(tǒng)進行管理。其次，檔案管理人員要樹立服務意識，在單位打造“一站式”的檔案利用與服務平臺。例如，將整理后的檔案放置到云存儲端，設定相應的訪問秘鑰和訪問權限。單位其他部門則可以通過訪問秘鑰和訪問權限直接在云儲存當查看和下載檔案，提升其他工作部門的工作效率，真正發(fā)揮檔案的價值。最后，單位與單位之間要加強聯動，尤其是職能存在交叉的部門要利用信息技術來極強聯動。例如，醫(yī)院、衛(wèi)生局、食藥監(jiān)以及疾控防治中心等職能存在交叉的部門，可以共同打造檔案共享信息庫，將某一涉及對方工作而又不需要保密的檔案上傳到信息庫當中，實現單位與單位之間的互利共贏，進而為社會創(chuàng)造出更多的效益，提升人民群眾的滿意度和幸福感?？偠灾?，加強信息化建設可以從多個層面展開，并不一定局限于某一種路徑。同時，信息技術的發(fā)展以及人工智能技術的出現，使得檔案管理模式在不斷創(chuàng)新。單位檔案管理人員只有做到腳踏實地，與時俱進，才能真正使檔案管理工作凸顯成效。

4 結語

文檔一體化管理是一項復雜性的系統(tǒng)工程，這項工程的建設不是一朝一夕的，其會隨著社會信息化建設的深入而推進。隨著數據處理技術的發(fā)展以及互聯網環(huán)境的優(yōu)化，未來文檔一體化在各個單位的廣泛運用是檔案工作的改革方向。筆者相信隨著文檔一體化理論研究的深入，許多實踐中出現的難題都會被一一加以解決，文檔一體化工作會呈現出新的面貌。由于筆者分析資料能力有限，加之在現代檔案管理學上的研究有待深入，文中難免存在紕漏之處，希望在今后的研究中能夠加以改善。

參考文獻

[1]畢建偉.淺議文書檔案管理工作一體化[J].檔案天地，2017（06）：46-48.

[2]楊健萍.對文書和檔案工作的幾點認識[J].辦公室業(yè)務，2016（12）：122+161.

[3]羅夏鉆.文書檔案連鎖法與文檔一體化之比較[J].大眾科技，2016，18（04）：158-159.