醫(yī)院檔案信息化建設面臨的問題與對策

李明

摘 要：隨著計算機、信息技術(shù)的普及和推廣，廣泛應用在社會各個領域。檔案管理是醫(yī)院管理重要部分，記錄了醫(yī)院的成長和發(fā)展過程，對醫(yī)院的管理和發(fā)展具有重要的參考價值。醫(yī)院檔案信息化建設作為醫(yī)院信息化建設一部分，醫(yī)院檔案信息化建設缺乏統(tǒng)一的標準和規(guī)劃、檔案管理人員信息化水平低，醫(yī)院不重視檔案信息化建設等問題，不利于醫(yī)院的檔案信息化建設工作的開展。本文主要分析了當前醫(yī)院檔案信息化建設面臨的問題，并根據(jù)這些問題提出了相應的解決方案，希望我可以提高醫(yī)院的檔案信息化水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；信息化建設；檔案管理

隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，自動化辦公、無紙化辦公等新事物的出現(xiàn)，打破了原來的檔案生成方式，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代化信息社會的發(fā)展要求。檔案信息化管理是伴隨著計算機信息技術(shù)發(fā)展起來的一種新的管理模式，依靠計算機、大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)，整合醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)信息，為醫(yī)院管理、經(jīng)營決策提供依據(jù)和參考。然而當前我國的醫(yī)院檔案信息化建設存在不少問題，嚴重影響到醫(yī)院檔案信息化建設的步伐。因此，醫(yī)院必須重視檔案信息化建設，并采取有效的措施促進醫(yī)院檔案信息化建設。

1 醫(yī)院檔案信息化建設的必要性

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在從事醫(yī)療、教學、科研及黨務管理活動中，形成的對醫(yī)院具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同門類和載體的歷史記錄，是醫(yī)院管理向規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化方向發(fā)展的重要標志，清晰記錄了醫(yī)院的成長和發(fā)展歷程，在醫(yī)院建設和醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，需要一個適合紙質(zhì)資料、文件的環(huán)境，還需要管理人員定期清理檔案室的環(huán)境，防止檔案受潮、蟲蛀、起火等現(xiàn)象，每年醫(yī)院需要投入一定的人力和財力去維護檔案室。由于紙質(zhì)檔案不容易保存，在反復查閱和保管中，文字會出現(xiàn)褪色、紙張破損或者文件丟失等現(xiàn)象，這些紙質(zhì)文檔一旦損毀，再也無法恢復，將會給醫(yī)院檔案造成無法彌補的損失。實施信息化建設，所有的檔案信息采用數(shù)字化手段進行存儲，還可以將數(shù)據(jù)信息備份，一旦檔案信息丟失，通過備份數(shù)據(jù)庫還可以找到。醫(yī)院管理者和決策者根據(jù)需要，隨時登錄到檔案管理信息系統(tǒng)，可以及時查閱相關(guān)檔案，極大地提高了檔案利率用。醫(yī)院管理者和決策者根據(jù)醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃，管理需求，及時組織、協(xié)調(diào)醫(yī)院各職能部門，從而提高醫(yī)院的管理效率。醫(yī)院檔案管理的目標是通過科學化的管理方式，提高檔案管理的效率。實施檔案信息化管理，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，深度挖掘醫(yī)院有價值的數(shù)據(jù)信息，為醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展提供參考。

2 醫(yī)院檔案信息化建設存在的問題

1）醫(yī)院不重視檔案信息化建設。檔案信息化管理作為一種新型的檔案管理方式，不但可以提高檔案利用率，而且有利于檔案保存，讓檔案實現(xiàn)悠久保存。通過檔案信息化建設，可以將醫(yī)院的紙質(zhì)文件資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，更好地保護和利用醫(yī)院的檔案信息，降低醫(yī)院檔案管理成本。然而，由于當前我國各大醫(yī)院的檔案信息化建設時間起步晚，醫(yī)院工作人員長期以來習慣了人工管理方式，沒有認識到檔案管理信息化的重要性，無法為檔案信息化提供資金的支持，所以醫(yī)院導致醫(yī)院的檔案信息化水平比較低。

2）醫(yī)院檔案信息化水平低。目前我國各大醫(yī)院的檔案信息化工作剛剛起步，醫(yī)院的檔案信息化系統(tǒng)還不夠完善，很多醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)雖已用網(wǎng)絡版，但其是在內(nèi)網(wǎng)的環(huán)境下使用，不適用于集團化管理，，各分院各自為陣，無法形成合力，實現(xiàn)檔案信息的共享，導致醫(yī)院的檔案信息利用率低，一定程度上造成醫(yī)療資源的浪費。其次，也無法實現(xiàn)醫(yī)院與其他醫(yī)院的信息資源共享，尤其在當前智慧醫(yī)療背景下，越來越多的醫(yī)院實現(xiàn)了聯(lián)合診治，所以一定程度上制約了醫(yī)院自身的發(fā)展。

3）檔案管理信息化制度的落實不到位。醫(yī)院檔案信息化建設不僅僅是檔案部門的工作，還需要醫(yī)院相關(guān)職能部門的支持，各個部門在日常管理和工作中按照信息化管理要求操作，這樣才能確保檔案信息系統(tǒng)有序運行。如果各職能部門不按照制度執(zhí)行，則無法做到數(shù)據(jù)信息共享，那么也就無法實現(xiàn)檔案信息化建設要求。當前醫(yī)院信息化過程中，各個部門信息化建設時間不同，內(nèi)部管理比較分化，各部門各自為陣，在一定程度上阻礙了醫(yī)院的信息化建設，檔案信息資源無法實現(xiàn)共享。

4）醫(yī)院檔案管理人員信息化水平比較低。醫(yī)院檔案信息化建設對檔案管理人員提出了新的要求，檔案管理必須具備一定的檔案管理知識，而且還要具備計算機操作能力和網(wǎng)絡應用能力，能夠?qū)⒓堎|(zhì)文檔信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，并將其進行保存，檔案管理人員熟悉網(wǎng)絡管理和網(wǎng)絡信息安全，在操作計算機過程中，遇到系統(tǒng)故障，能夠有效排查，確保系統(tǒng)有序運行。如果檔案管理人員自身能力不足，那么一定程度上會影響到檔案信息化建設。

3 醫(yī)院檔案信息化建設策略

檔案詳細記錄了醫(yī)院從成立之初到發(fā)展的整個過程，以及醫(yī)院在醫(yī)學方面取得的醫(yī)術(shù)成果和學術(shù)成果，如果發(fā)生知識糾紛或者產(chǎn)權(quán)糾紛，醫(yī)院可以從檔案中找到相關(guān)信息，從而維護醫(yī)院自身合法權(quán)益。但是當前我國醫(yī)院檔案信息化過程中出現(xiàn)了管理者不重視、缺乏統(tǒng)一的標準和高素質(zhì)的信息化人才，嚴重阻礙了醫(yī)院的信息化建設。因此，為了確保醫(yī)院檔案信息化工作順利進行，醫(yī)院必須采取有效的措施。

1）醫(yī)院認識到檔案信息化建設的重要性。醫(yī)院從上至下，必須重視檔案信息化建設的工作，加大對信息化建設的人力、物力、財力支持。醫(yī)院在財務預算的時候，將檔案信息化建設列入財務預算中，設立專項資金，投入到信息化建設。根據(jù)檔案信息化要求，醫(yī)院要采購相應的信息化設備，打印機、掃描儀器、電腦等設備，做好信息化建設的基礎工作。其次，醫(yī)院從上至下，要改變對人工檔案管理的依賴性。各個部門在工作中，自覺使用信息管理系統(tǒng)，并及時記錄和保存醫(yī)院各類相關(guān)資料及數(shù)據(jù)。

2）完善醫(yī)院的網(wǎng)絡。當前很多醫(yī)院的網(wǎng)絡系統(tǒng)不夠完善，醫(yī)院各個部門的信息系統(tǒng)在運行過程中，如果訪問量過大很容易導致系統(tǒng)崩潰。因此很多醫(yī)院往往使用內(nèi)部網(wǎng)絡，針對這種問題，醫(yī)院必須盡快完善網(wǎng)絡系統(tǒng)，提高醫(yī)院的網(wǎng)絡速度。

3）建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)標準和規(guī)范。針對當前各大醫(yī)院各自為陣，醫(yī)院內(nèi)部信息孤島現(xiàn)象，必須制定統(tǒng)一的信息化標準。各個科室和部門在建立檔案信息系統(tǒng)的時候，要加強溝通和交流，盡量采用統(tǒng)一的標準，從而實現(xiàn)檔案信息的共享。醫(yī)療衛(wèi)生部門要制定數(shù)據(jù)庫管理標準協(xié)議，要求各大醫(yī)院按照統(tǒng)一的標準實施，從而確保醫(yī)院各個系統(tǒng)實現(xiàn)共享。

4）提高檔案管理人員信息化水平。在信息化建設過程中，還要提高檔案管理人員信息化水平。醫(yī)院檔案管理人員自身不僅要提高專業(yè)知識。還應提高自身的計算機應用能力，，因此，醫(yī)院應加大培訓力度，讓檔案管理人員不僅能熟練操作計算機，還能處理檔案管理信息系統(tǒng)的基本故障。

4 結(jié)束語

檔案是醫(yī)院發(fā)展的見證者、記錄者，是醫(yī)院珍貴的歷史資料，具有重要的醫(yī)學價值和社會價值，可以為醫(yī)院決策發(fā)展提供依據(jù)。通過完善醫(yī)院的信息網(wǎng)絡，建立統(tǒng)一的信息技術(shù)標準和規(guī)范，提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平，全面提高醫(yī)院的服務、診療、管理、科研水平，為病患提供更好的診療服務，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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