提升水利工程檔案管理水平的對(duì)策研究

姚甜甜

摘 要：工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收和運(yùn)行管理過程形成并歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料的記錄，是在工程建設(shè)過程中形成的具有價(jià)值的歷史記錄，水利工程也不例外，加強(qiáng)對(duì)水利工程的檔案管理，是項(xiàng)目建設(shè)管理工作的需要，也是國家和水利部的共同要求。因此，探討提升水利工程檔案管理水平的方法對(duì)水利工程建設(shè)與維護(hù)具有非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理；重要性；提升對(duì)策

“檔案”一個(gè)從古至今都非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑~匯，它展現(xiàn)著人類文明的榮與辱興與衰，它的重要絕對(duì)不亞于GDP的增長，也絕對(duì)不亞于火箭的發(fā)射，“檔案”的多樣化展現(xiàn)出人類輝煌文明的進(jìn)程。如今所有的行業(yè)都有屬于自己的檔案形式和要求，水利工程建設(shè)涉及的信息量大，檔案分類復(fù)雜，參與單位眾多，所以建立規(guī)范化的水利工程檔案管理對(duì)于工程的順利完成和后期的維護(hù)都具有舉足輕重的作用。

1 水利工程檔案管理在水利工程建設(shè)中的重要性

水利工程檔案能夠詳細(xì)記錄水利工程建設(shè)的全過程，并把建設(shè)、勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工企業(yè)的相關(guān)材料歸納分類保管起來，保證工程建設(shè)信息資源的完整并具有實(shí)用價(jià)值。在水利工程檔案管理過程中，不斷完善管理方式和采用先進(jìn)的管理方法是檔案管理的核心內(nèi)容，要遵循水利工程的特點(diǎn)和規(guī)律，將檔案有序化建檔，統(tǒng)一管理，提高檔案的可利用價(jià)值。水利工程檔案管理的目標(biāo)是標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，要達(dá)到這一目標(biāo)就必須把檔案管理與水利工程建設(shè)保持同步，甚至要優(yōu)先于工程建設(shè)，通過點(diǎn)滴資源的整理和應(yīng)用，能夠?yàn)轫?xiàng)目決策、項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理和項(xiàng)目維護(hù)提供直接參考。水利工程檔案貫穿工程建設(shè)和后期管理的全過程，所以每一個(gè)小參數(shù)的準(zhǔn)確性都是項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵，因此在檔案管理中，細(xì)節(jié)尤為重要，要保護(hù)檔案的完整性，才能發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)找到解決問題的方法，從而提高水利工程的質(zhì)量和效率。

2 目前水利工程檔案管理過程中存在的問題

目前水利工程檔案管理工作在諸多水利工程項(xiàng)目中已經(jīng)納入計(jì)劃之中，并且成了了專門的檔案管理室，有效的提高了工程建設(shè)信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程管理工作不到位，人員配置不合理，檔案使用制度不健全，導(dǎo)致檔案管理水平低，操作失誤和檔案丟失問題時(shí)有發(fā)生。具體問題如下：

2.1 水利工程檔案管理質(zhì)量問題

水利工程檔案管理的質(zhì)量與水利工程的質(zhì)量有直接關(guān)系，因?yàn)闄n案是質(zhì)量監(jiān)督和檢查的重要參考依據(jù)，通常完整的水利工程檔案都是由各個(gè)階段、各個(gè)相關(guān)單位、若干個(gè)子項(xiàng)構(gòu)成的，根據(jù)進(jìn)度的要求，每完成一個(gè)階段，都需要相關(guān)部門進(jìn)行檢查和評(píng)定，這時(shí)工程檔案則是重要的評(píng)定依據(jù)，然而一些檔案卻不可用，主要是由于檔案建設(shè)與工程建設(shè)不同步，這就導(dǎo)致了檔案內(nèi)容與工程建設(shè)的實(shí)際內(nèi)容不相符，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，從而加大了工程質(zhì)量的評(píng)定難度，同時(shí)，檔案的分類與案卷形式不規(guī)范，造成在對(duì)工程進(jìn)行針對(duì)性分析時(shí)檔案無法起到有效的參考價(jià)值，甚至一些單位不能及時(shí)上報(bào)檔案材料，導(dǎo)致部分工程無法找到評(píng)定依據(jù)。

2.2 水利工程檔案管理人員缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

水利工程與其他工程在過程和管理上有不小的差別，這就要求水利工程檔案管理人員必須要對(duì)水利工程的相關(guān)工作足夠熟悉，能夠把檔案科學(xué)分類，根據(jù)項(xiàng)目過程進(jìn)行有序的管理。而現(xiàn)實(shí)工作中，水利工程檔案的管理人員往往都是臨時(shí)抽調(diào)的非專業(yè)人員，檔案專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的專業(yè)技能缺乏，被動(dòng)的，由企業(yè)將檔案移交過來，才開展檔案的分類和管理，沒有積極參與到工程項(xiàng)目建設(shè)之中，這往往會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)等問題，對(duì)工程建設(shè)與維護(hù)及工程檔案的收集、整理和管理工作都是十分不利的。

2.3 水利工程檔案管理手段落后規(guī)范性問題

水利工程檔案的管理與領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有直接關(guān)系，如果領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠，對(duì)檔案的管理規(guī)定宣傳不夠，下級(jí)部門貫穿不到位，就導(dǎo)致工程檔案流向不明確，或者檔案管理不連續(xù)的問題出現(xiàn)，另外水利工程人員流動(dòng)性比較大，參與單位眾多，對(duì)與檔案的調(diào)用沒有明確的制度約束，導(dǎo)致借出去的檔案無法收回，給檔案管理工作造成很大的損失。這些問題歸根結(jié)底都是由于水利工程檔案管理不規(guī)范所造成的，所以提高水利工程檔案的管理水平必須從流程和制度上建立科學(xué)和強(qiáng)制的體系才能提高水利工程檔案的管理水平。

3 提升水利工程檔案管理水平的對(duì)策

水利工程檔案的管理水平直接關(guān)系到工程的建設(shè)、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、評(píng)級(jí)與后期的應(yīng)用和維護(hù)，所以提升水利工程檔案的管理水平要循序漸進(jìn)，逐步完善檔案管理體系，并在工作中不斷創(chuàng)新、不斷發(fā)展，使水利工程檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

3.1 建立水利工程檔案管理規(guī)范化體制

水利工程檔案管理的規(guī)章制度和管理辦法是提高檔案管理水平的重要指導(dǎo)，要建立符合工程檔案自身發(fā)展規(guī)律的規(guī)范化體制，從檔案管理的操作、監(jiān)督和使用三個(gè)方面建立具體的申報(bào)審批制度，保證檔案的及時(shí)采集與整理歸檔，并有效地進(jìn)行監(jiān)督。在使用過程中，必須主管部門領(lǐng)導(dǎo)審批才能夠調(diào)用水利工程檔案，調(diào)用后要對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤，按照檔案的使用期限及時(shí)收回檔案，保證檔案不會(huì)丟失。

3.2 建立層級(jí)責(zé)任制檔案管理組織結(jié)構(gòu)

檔案管理要由專門的部門進(jìn)行管理，由工程項(xiàng)目的主要領(lǐng)導(dǎo)具體抓檔案管理業(yè)務(wù)，通過層級(jí)的責(zé)任任務(wù)分配，提高檔案管理的統(tǒng)籌安排水平，檔案管理要上下級(jí)逐層監(jiān)督，保證檔案的完整性和有效性，在項(xiàng)目竣工后能夠檔案與工程一一對(duì)應(yīng)，為工程項(xiàng)目的質(zhì)量保駕護(hù)航。此外，要加強(qiáng)檔案管理人員能力水平的培養(yǎng)，使其檔案管理水平與實(shí)際工作能力相匹配，保證檔案管理跟水利工程項(xiàng)目建設(shè)在同一水平線上，能真實(shí)的展現(xiàn)水利工程建設(shè)的全過程， 更好地完成現(xiàn)實(shí)與歷史的重任。

3.3 建立信息化檔案管理體系

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在水利工程檔案管理中利用信息技術(shù)，提升檔案管理水平已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，將原有的人工操作轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)操作，這樣不僅降低了檔案管理的失誤率，同時(shí)提高了檔案管理的效率，并且提高檔案分類和使用等方面的技術(shù)水平。目前，水利工程檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)在很多水利工程中應(yīng)用，以電子形式進(jìn)行檔案管理更加便于管理和應(yīng)用，這對(duì)于提高檔案管理水平具有非常重要的價(jià)值。

3.4 加大檔案管理的監(jiān)督力度

為了能夠更加有效的開展檔案管理工作，應(yīng)該注重強(qiáng)化檔案的監(jiān)督管理工作，應(yīng)該受到各個(gè)部門和相關(guān)人員的高度重視，這就需要水利工程檔案管理人員要深入一線，對(duì)于檔案管理工作的必要性進(jìn)行宣傳，同時(shí)應(yīng)該強(qiáng)化監(jiān)督力度，切實(shí)保證檔案管理工作的有效性。

4 結(jié)論

不同的水利工程在檔案管理中都有其特有的特征，要根據(jù)具體項(xiàng)目采取有效的檔案管理方法提高檔案管理水平。當(dāng)然規(guī)范化的檔案管理體制和健全的組織結(jié)構(gòu)和信息化的檔案管理體系是檔案管理水平提升的核心內(nèi)容，作為水利工程檔案的管理者，必須將這三方面充分完善，才能夠更好的為水利工程提供有效的信息服務(wù)。

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