城建檔案的規(guī)范化管理策略探討

丁桂玲

摘 要：隨著社會(huì)的快速發(fā)展，城建檔案數(shù)量與類(lèi)型也日益增多，能夠如實(shí)反映城市規(guī)劃、建設(shè)和管理等各方面情況，具備極高的保存價(jià)值。城建檔案作為城市建設(shè)技術(shù)成果與歷史依據(jù)，近年來(lái)城市規(guī)模越來(lái)越大，需要我們采取規(guī)范化管理措施，確保充分發(fā)揮出城建檔案的作用，為城市建設(shè)與領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)提供更好的服務(wù)。本文將簡(jiǎn)述當(dāng)前城建檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出了城建檔案的規(guī)范化管理策略。

關(guān)鍵詞：城建檔案；規(guī)范化；管理

城建檔案屬于一種復(fù)雜、系統(tǒng)的工程建設(shè)資料，有著長(zhǎng)期性等特點(diǎn)，通過(guò)加強(qiáng)城建檔案管理工作，能夠讓其價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，推動(dòng)城市建設(shè)與發(fā)展。對(duì)城建檔案管理工作來(lái)說(shuō)，需要不斷完善相關(guān)的制度法規(guī)，讓城建檔案在收集、整理、存儲(chǔ)和利用等方面規(guī)范化水平得到提升。唯有如此，才能真正提升城建檔案管理工作水平，為促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步創(chuàng)造良好條件。

1 城建檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 城建檔案內(nèi)容龐雜，整理難度大

城建檔案涉及方方面面的內(nèi)容，事項(xiàng)也比較繁雜，其與電力、交通、建筑和環(huán)保等部門(mén)聯(lián)系非常密切。在這些部門(mén)開(kāi)展日常工作中，會(huì)形成大量的資料，需要城建檔案部門(mén)認(rèn)真開(kāi)展整理和保存等工作，然而對(duì)于出現(xiàn)的各種檔案資料，在歸屬問(wèn)題上會(huì)發(fā)生分歧，主要原因是各部門(mén)之間沒(méi)有隸屬的關(guān)系，各種檔案都需要進(jìn)行保存，這樣將在檔案上出現(xiàn)冗余的問(wèn)題，為城建檔案規(guī)范化管理帶來(lái)不良影響。城建檔案在年代上有較大的跨度，不僅內(nèi)容雜，而且數(shù)量也比較多，始終處在半封閉管理狀態(tài)，且城建檔案在質(zhì)量上也有很大差異，難以進(jìn)行統(tǒng)一管理，導(dǎo)致其質(zhì)量也無(wú)法實(shí)現(xiàn)提升。

1.2 技術(shù)落后，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代化城市要求

現(xiàn)階段在城建檔案管理中廣泛應(yīng)用有計(jì)算機(jī)、光盤(pán)等現(xiàn)代化工具，不過(guò)只是簡(jiǎn)單的應(yīng)用新技術(shù)，從實(shí)行的城建檔案管理現(xiàn)代化模式來(lái)看，主要為計(jì)算機(jī)技術(shù)和傳統(tǒng)檔案管理模式，僅僅是將新技術(shù)用在了傳統(tǒng)檔案管理模式上，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行數(shù)字模擬，讓管理方式得到相應(yīng)的轉(zhuǎn)變[1]。通過(guò)這種管理模式，在城建檔案管理中仍然按照紙質(zhì)實(shí)體檔案開(kāi)展，而知識(shí)占有、信息轉(zhuǎn)化、利用與傳輸?shù)热匀煌Ａ粼诒容^落后的局面，難以滿(mǎn)足信息化建設(shè)發(fā)展與社會(huì)實(shí)際需求。

1.3 管理人員素質(zhì)不高，制度不完善

很多人長(zhǎng)期以來(lái)將城建檔案管理工作視為簡(jiǎn)單而重復(fù)的勞動(dòng)，認(rèn)為只需要做好檔案的記錄與整理即可，在思想上沒(méi)有引起高度重視，不僅表現(xiàn)在城建檔案管理部門(mén)不重視開(kāi)展教育培訓(xùn)工作，檔案管理人員也無(wú)法獲得鍛煉機(jī)會(huì)，綜合素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)技能難以實(shí)現(xiàn)提升。當(dāng)前很多檔案管理人員在學(xué)歷水平、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)等方面差異較大，表現(xiàn)在工作上壓力較小，上進(jìn)心不強(qiáng)，學(xué)習(xí)上也不積極，且部分檔案管理人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，甚至是存在兼職的現(xiàn)象，這樣城建檔案管理部門(mén)的人員流動(dòng)性就比較強(qiáng)。由于城建檔案管理部門(mén)不能將人才留住，為城建檔案的規(guī)范化管理帶來(lái)了不利影響。此外，在城建檔案保存體質(zhì)上看也有很多缺陷，由于時(shí)間跨度較大，數(shù)量眾多，同時(shí)以檔案不丟失為目的，會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)城建檔案缺頁(yè)、缺字和字跡不清晰等問(wèn)題，并發(fā)生空擋的問(wèn)題。城建檔案質(zhì)量上的問(wèn)題長(zhǎng)時(shí)間無(wú)法得到重視，而城建檔案管理部門(mén)也沒(méi)有建立完整的體系，這樣城建檔案難以得到妥善保存，作業(yè)的發(fā)揮也很有限。

2 城建檔案的規(guī)范化管理策略

2.1 提高重視，增加資金投入

為提升城建檔案管理規(guī)范化水平，需要有足夠的資金作為保障，在實(shí)際城建檔案管理過(guò)程中，需要我們意識(shí)到其規(guī)范化管理的重要性，主動(dòng)爭(zhēng)取財(cái)政資金，為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)創(chuàng)造有利條件，避免對(duì)城建檔案管理工作帶來(lái)不利因素。對(duì)于城建檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，需要從實(shí)際工作情況出發(fā)，主動(dòng)引進(jìn)社會(huì)投資，為避免發(fā)生投入機(jī)制長(zhǎng)期固定不變的形式，在政府財(cái)政收入提升以后，需要更加關(guān)注城建檔案管理工作，加大財(cái)政資金投入力度[2]。此外，在投入資金的過(guò)程中需要結(jié)合實(shí)際需求，做好相應(yīng)的評(píng)估工作，并加強(qiáng)對(duì)資金使用的監(jiān)督工作，保證資金被真正運(yùn)用到城建檔案管理工作中。

2.2 做好城建檔案收集工作

為了保證城建檔案管理工作規(guī)范開(kāi)展，需要重視檔案的收集工作，若是城建檔案收集工作未做到位，會(huì)影響檔案內(nèi)容的完整性，不利于發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值。對(duì)此我們?cè)陂_(kāi)展城建檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該結(jié)合國(guó)家相關(guān)規(guī)定，通過(guò)認(rèn)真將分散于各單位、機(jī)構(gòu)、集體和個(gè)人處的檔案收集起來(lái)，由城建檔案管理部門(mén)集中管理，這樣城建檔案管理才更加規(guī)范，也保證其完整性與可靠性，為今后的查詢(xún)與利用創(chuàng)造良好的條件。因此需要城建檔案管理部門(mén)與各部門(mén)加強(qiáng)溝通，共享檔案信息，并做好宣傳工作，促使各部門(mén)及時(shí)將檔案?jìng)鬟f給檔案管理部門(mén)，便于其中進(jìn)行管理，避免出現(xiàn)檔案遺漏或丟失的問(wèn)題。

2.3 提升城建檔案管理信息化水平

通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠促使城建檔案管理工作更加高效開(kāi)展，讓城建檔案資料信息變得更加安全、準(zhǔn)確和完整。一方面，需要聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)供應(yīng)商開(kāi)展管理系統(tǒng)程序與軟件編制工作，主動(dòng)引進(jìn)國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)做法，跟上時(shí)代發(fā)展的角度，不斷對(duì)管理系統(tǒng)作出升級(jí)與改造[3]。另一方面，要加大對(duì)黑客與病毒入侵的防范力度，對(duì)檔案資料開(kāi)展非法竊取與刪改等，并通過(guò)對(duì)安全鑰匙、防火墻技術(shù)和加密算法等技術(shù)的應(yīng)用，讓其行為得到限制，并對(duì)其活動(dòng)實(shí)行自動(dòng)分析與監(jiān)測(cè)，達(dá)到提升數(shù)字化城建檔案安全性的目的。

2.4 加大城建檔案開(kāi)發(fā)利用力度

城建檔案的規(guī)范化管理，主要目的是讓各種檔案資料得到充分利用，將城建檔案已有的價(jià)值真正體現(xiàn)出來(lái)。在開(kāi)展城建檔案管理工作的時(shí)候，為了保證其規(guī)范化，需要采取以下措施：首先，應(yīng)該具備主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，注重提升城建檔案資料信息利用的深度與廣度。其次，要想滿(mǎn)足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，應(yīng)該做到將城建檔案館對(duì)外開(kāi)放，不過(guò)前提是不能對(duì)國(guó)家與單位的利用造成損害，嚴(yán)格做好檔案保密工作，禁止隨意公開(kāi)相關(guān)信息。最后，各層級(jí)城建檔案管理部門(mén)需要具備重點(diǎn)核心檔案，通過(guò)提升城建檔案利用率，可以為城建檔案的規(guī)范化管理創(chuàng)造良好條件。

2.5 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

城建檔案管理部門(mén)需要注重人才培養(yǎng)工作，定期開(kāi)展對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提升他們的計(jì)算機(jī)等操作能力，督促其認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案理論知識(shí)，為提升城建檔案管理規(guī)范化水平奠定良好的人才基礎(chǔ)[4]?？梢酝ㄟ^(guò)舉辦講座、論壇等形式的研討會(huì)，讓檔案管理人員可以及時(shí)掌握相關(guān)動(dòng)態(tài)信息，確保檔案管理人員綜合素質(zhì)得到提升，真正轉(zhuǎn)變自身思想理念，提高對(duì)城建檔案規(guī)范化管理的重視程度，嚴(yán)格按照檔案管理制度辦事。城建檔案管理部門(mén)要考核評(píng)價(jià)體系中納入管理人員實(shí)際狀況，將其工作績(jī)效直接和獎(jiǎng)金、升遷等掛鉤，調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，新時(shí)期為城建檔案管理工作提出了更高的要求，需要我們?cè)谒枷肷弦鸶叨戎匾暎浞忠庾R(shí)到城建檔案規(guī)范化管理的重要性。對(duì)此我們要不斷增加在城建檔案管理工作中的資金投入，建立完善的檔案管理制度，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)能力，確保城建檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化水平得到提升。此外，我們還要充分發(fā)揮出現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，為城建檔案的收集、存儲(chǔ)和利用等創(chuàng)造良好條件，為城市的建設(shè)與發(fā)展打牢更為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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