探析文書檔案管理中存在的問題及對策

許中旺

摘 要：文書檔案管理是單位管理工作的重要內(nèi)容，不斷提升檔案管理質(zhì)量與效率，也是現(xiàn)階段提升業(yè)務(wù)能力和工作水平的關(guān)鍵。但是由于事業(yè)單位長期以來，將工作重點(diǎn)放在其他工作方面，對于文書檔案管理缺乏足夠的重視，也導(dǎo)致現(xiàn)階段管理工作中存在一些問題。文章首先就這些問題進(jìn)行了簡單概述，隨后結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，分別從建立健全管理制度、重視管理人員培訓(xùn)、不斷進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新等措施，為新時(shí)期事業(yè)單位文書檔案管理工作的高質(zhì)量開展提供了參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；技術(shù)創(chuàng)新；問題；應(yīng)對策略

1 文書檔案管理的價(jià)值分析

文書檔案是一種具有保存價(jià)值的文件的總稱，其主要存在于機(jī)關(guān)、企業(yè)以及其他社會(huì)組織的行政管理活動(dòng)中，主要是在通用文書轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ)上形成。文書檔案管理不僅可將本單位在具體公務(wù)活動(dòng)中形成的文件進(jìn)行歸檔，同時(shí)也可對已經(jīng)形成的文件進(jìn)行清理。在實(shí)際進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)，必須按照一定的原則與要求進(jìn)行，這可從根本上實(shí)現(xiàn)對文書檔案管理的工作科學(xué)性以及廣泛性的保障。基于上述特點(diǎn)，就決定了事業(yè)單位在開展文書檔案管理工作時(shí)，要摒棄以往因循守舊的思想，主動(dòng)樹立創(chuàng)新意識，在做好管理工作的基礎(chǔ)上，充分挖掘檔案潛在價(jià)值，從而為其他方面工作的開展提供必要的幫助。

2 當(dāng)前文書檔案管理存在的問題

2.1 文書處理與檔案管理的銜接不夠密切

在文書檔案管理工作中，文書工作與檔案管理既密不可分又有著本質(zhì)的區(qū)別，處理好文書工作與檔案管理的一體化是做好文書檔案管理工作的關(guān)鍵所在。因此，在文書檔案管理工作的實(shí)際操作中，實(shí)行一種分體式的管理體系，把文書工作與檔案管理統(tǒng)一起來相互配合，這種體系相對來說是一種科學(xué)合理的管理制度，但是卻在一定程度上分離了文書工作與檔案管理，使兩者之間出現(xiàn)在某些方面難以有效銜接的現(xiàn)象。究其根源，在現(xiàn)實(shí)的文書檔案管理工作中，部分文書工作人員缺乏檔案意識，而檔案專業(yè)人員基本不會(huì)從事文秘工作，造成了兩者在銜接過程中存在脫節(jié)現(xiàn)象，從而降低了文書檔案管理的質(zhì)量。

2.2 文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

新時(shí)期事業(yè)單位對于文書檔案管理工作的要求更加嚴(yán)格，這就要求文書檔案管理人員不僅要有較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)，還要與時(shí)俱進(jìn)的提高技術(shù)水平，熟練操作檔案管理部門的一些信息化設(shè)備。近年來，信息技術(shù)在單位經(jīng)營、管理等方面得到了廣泛的應(yīng)用，檔案室也引進(jìn)了一套信息管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變。文書檔案管理的信息化，給管理工作帶來了極大的便利，減輕了管理人員的壓力。但是在信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用過程中，也出現(xiàn)了部分文書檔案管理人員由于信息素養(yǎng)不高，不能熟練操作這些辦公設(shè)備、應(yīng)用軟件的情況。特別是對于一些年齡較大的員工，由于習(xí)慣了以往的工作方法，很難轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，也必然會(huì)影響到文書檔案管理的質(zhì)量和效率，信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢也就無法體現(xiàn)出來。

2.3 對文書檔案管理工作的重視程度有待加強(qiáng)

文書檔案管理方式的創(chuàng)新和效率的提升，是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，并且需要單位方面提供必要的人力、物力和財(cái)力支持。近年來，為了提高工作水平和研究成果，將工作重點(diǎn)都放在了其他方面，而對于文書檔案管理則缺乏同等的重視。例如，檔案管理工作人員和其他員工，只是崗位分工不同，并沒有高低貴賤之分。但是在人力資源管理上，其他員工的待遇則要優(yōu)于檔案管理人員，包括福利待遇、晉升空間等。這樣一來，就容易導(dǎo)致檔案管理人員形成不平衡心理，工作中的積極性也會(huì)受到影響。

2.4 文書檔案管理的方式方法比較落后

隨著單位規(guī)模的不斷擴(kuò)大和員工數(shù)量的增加，文書檔案管理的工作壓力也隨之提升。同時(shí)，為了更好的滿足管理要求，文書檔案管理的方式方法也需要與時(shí)俱進(jìn)的革新，在管理效率和管理質(zhì)量上做到同步提升。但是目前來看，事業(yè)單位關(guān)于文書檔案管理的方式還比較落后，主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一是雖然引進(jìn)了信息化管理系統(tǒng)，但是沒有定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和更新，特別是像管理軟件，如果不定期更新，可能會(huì)存在系統(tǒng)不兼容的情況。其二是創(chuàng)新能力不強(qiáng)，文書檔案管理人員在工作中形成了固定思路，缺乏創(chuàng)新勇氣和創(chuàng)造能力，檔案管理工作得不到進(jìn)步。

3 提高文書檔案管理質(zhì)量的具體對策

3.1 加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，為文書檔案管理提供制度保障

文書檔案管理工作與事業(yè)單位工作管理有著密切的聯(lián)系，必須要引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合單位當(dāng)前工作開展情況，以及未來一段時(shí)間的發(fā)展戰(zhàn)略，做好文書檔案管理的頂層設(shè)計(jì)，為下一步管理模式創(chuàng)新和管理工作開展提供必要的指導(dǎo)。例如，要盡快制定文書檔案管理制度規(guī)范，對管理方式、管理人員培訓(xùn)以及管理問題處理等進(jìn)行明確說明，避免今后文書檔案管理出現(xiàn)盲目性和無序性。需要注意的是，在有了一套完善的制度保障后，還要注意將這些制度真正落到實(shí)處。定期對文書檔案管理工作開展情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，督促管理工作始終高標(biāo)準(zhǔn)開展。

3.2 不斷進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，推動(dòng)檔案管理信息化

新技術(shù)的應(yīng)用，是推動(dòng)文書檔案管理工作高質(zhì)量開展的核心動(dòng)力，單位方面也要投入專項(xiàng)資源，引進(jìn)新技術(shù)、新設(shè)備，在做好檔案管理工作的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步挖掘檔案潛在價(jià)值。例如，每年編制預(yù)算時(shí)，可以單獨(dú)為檔案管理列出一項(xiàng)，以保證文書檔案管理信息系統(tǒng)能夠得到較好的維護(hù)。包括硬件設(shè)備的定期維護(hù)和更換，軟件系統(tǒng)的定期檢查和升級等。其他部門也要配合檔案管理部門，做好信息技術(shù)對接工作，通過加強(qiáng)信息技術(shù)的溝通和聯(lián)系，方便檔案管理部門動(dòng)態(tài)獲取各部門的信息，經(jīng)過篩選后將有保存價(jià)值的文件留存下來，形成檔案，這樣也減輕了分批次收集文件的壓力。

3.3 定期開展培訓(xùn)，提升職工檔案管理水平

除了引進(jìn)新技術(shù)、新設(shè)備外，還需要配套做好檔案管理人員的技能培訓(xùn)工作，只有熟練掌握信息技術(shù)的操作技巧，才能發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢。首先，要求從思想上加強(qiáng)重視，關(guān)注檔案管理人員的發(fā)展。定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，例如為檔案管理人員開辦專題講座，或是每年選派幾名優(yōu)秀的青年檔案管理人員，進(jìn)修學(xué)習(xí)等。這樣不僅使得檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)得到了提升，更好的服務(wù)于文書檔案管理工作，而且也激發(fā)了檔案管理員工的積極性和進(jìn)取心，對于檔案管理工作今后的開展也有很大的幫助。

3.4 多種手段深入挖掘文書檔案的潛在價(jià)值

事業(yè)單位的日常運(yùn)營中產(chǎn)生大量的文件資料，經(jīng)過篩分后，有保存價(jià)值的文件經(jīng)過整理后，形成檔案進(jìn)行保存。因此，對于文書檔案，不僅要做好保存和管理工作，保證文書檔案的完整性，更重要的是要充分挖掘這些文書檔案的潛在價(jià)值，這樣才能發(fā)揮文書檔案管理的實(shí)際效用。單位領(lǐng)導(dǎo)要提供多方面的支持，充分挖掘和利用文書檔案，為日常工作的開展提供必要的借鑒和參考。此外，對于那些具有一定保管期限的文書檔案，在失效后也要按照相關(guān)流程銷毀處理。

4 結(jié)語

文書檔案管理越來越受到了事業(yè)單位的重視，針對現(xiàn)階段文書檔案管理工作中存在的客觀問題，就要求單位能夠立足自身情況和工作需要，制定更加完善的應(yīng)對策略。通過不斷進(jìn)行管理技術(shù)創(chuàng)新、引進(jìn)新的管理設(shè)備和開展管理人員培訓(xùn)等措施，推動(dòng)文書檔案向高質(zhì)量、高效率方向發(fā)展，也為今后工作的開展奠定基礎(chǔ)。

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