檔案精細(xì)化與集成化管理探索

摘 要：檔案事業(yè)是社會(huì)主義事業(yè)中的有機(jī)組成要素，檔案管理成效事關(guān)信息資源的傳遞效率，事關(guān)單位決策的擬定和落實(shí)。隨著檔案管理愈發(fā)的成熟化和信息化，檔案管理需求發(fā)生了改變，如何集成化和精細(xì)化的管理檔案是現(xiàn)階段檔案研究學(xué)界廣泛關(guān)注的課題，也是檔案管理的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。精細(xì)化管理能夠有效挖掘檔案中信息資源的價(jià)值，集成化管理則能夠集中對(duì)檔案進(jìn)行處理，提升檔案管理成效。因此，從集成化和精細(xì)化的角度結(jié)合檔案管理，創(chuàng)新檔案管理理念，提升檔案管理的效能。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化；檔案管理；信息技術(shù)；集成化；服務(wù)能力

伴隨社會(huì)環(huán)境的變遷以及信息技術(shù)的浪潮，“信息化建設(shè)”這個(gè)名詞逐漸出現(xiàn)在各行各業(yè)當(dāng)中，屬于一個(gè)具有重要意義的新概念，也是社會(huì)生產(chǎn)生活中的一個(gè)新理念、信息化建設(shè)和核心在于利用依托信息技術(shù)集成性、高效性以及數(shù)據(jù)性的特性，將信息技術(shù)運(yùn)用到生產(chǎn)生活當(dāng)中。具體到檔案管理領(lǐng)域，信息技術(shù)的運(yùn)用則是為了提升檔案服務(wù)能力，拓寬檔案管理的路徑。現(xiàn)階段，檔案學(xué)界的研究重點(diǎn)主要集中檔案服務(wù)能力提升層面，主要在于如何構(gòu)建一套行之有效的管理機(jī)制來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理的集成化和精細(xì)化。無(wú)論是精細(xì)化管理還是集成化管理，都離不開信息技術(shù)，只有利用信息技術(shù)這一有力抓手，才能真正實(shí)現(xiàn)精細(xì)化與集成化管理。正是基于這一背景，筆者著重探索檔案精細(xì)化與集成化管理。

1 精細(xì)化與集成化管理概括

檔案精細(xì)化與集成化管理，是整個(gè)檔案工作和檔案領(lǐng)域的核心能力。從語(yǔ)義上對(duì)精細(xì)化和集成化進(jìn)行解構(gòu)分析，可以將其定義為：對(duì)檔案內(nèi)部的信息資源進(jìn)行集中處理，使得信息資源得以精細(xì)歸類，進(jìn)而幫助檔案管理人員更加系統(tǒng)高效的管理檔案。隨著檔案工作量的增多，尤其是紙質(zhì)檔案需要占據(jù)大量的空間，需要耗費(fèi)大量的人力、財(cái)力和物力，檔案學(xué)界提出了“精細(xì)化管理”和“集成化管理”這一口號(hào)。大多數(shù)學(xué)者認(rèn)為，信息技術(shù)能夠較快的分析數(shù)據(jù)和處理數(shù)據(jù)，這種能力運(yùn)用到檔案管理領(lǐng)域，將信息技術(shù)與檔案管理進(jìn)行融合后，就能解決檔案工作量增多的困境，也能最大限度的節(jié)約人力、物力和財(cái)力，實(shí)現(xiàn)資源利用效能最大化[1]。在信息時(shí)代，精細(xì)化管理與集成化管理有一定的特性，表現(xiàn)在兩個(gè)方面。

一方面，檔案精細(xì)化管理要求檔案管理人員用規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的意識(shí)來(lái)管理檔案，保障檔案的完整、真實(shí)和安全。檔案中的信息資源價(jià)值豐富，某一信息的缺失可能導(dǎo)致整個(gè)檔案的作廢。在利用信息技術(shù)過(guò)程中，需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)格式，這一過(guò)程就需要檔案管理人員樹立規(guī)范意識(shí)，保證信息資源能夠完整的進(jìn)行轉(zhuǎn)化，防止信息的缺失。另一方面，檔案集成化管理則要求檔案管理人員利用信息技術(shù)分批次、集中式的對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)化，利用檔案管理系統(tǒng)管理檔案，使檔案能夠在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)“一站式”的查詢、檢索和服務(wù)。

2 精細(xì)化與集成化管理應(yīng)注意的問(wèn)題

2.1 避免信息化建設(shè)流于形式

許多單位認(rèn)為信息化建設(shè)就是單純的運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，沒(méi)有充分挖掘信息技術(shù)的潛力，對(duì)信息化建設(shè)存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)。對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化與集成化管理，不僅需要運(yùn)用到計(jì)算機(jī)，還需要運(yùn)用到高速掃描儀、檔案管理系統(tǒng)以及復(fù)印打印裝訂一體機(jī)等軟硬件設(shè)施[2]。因此，在檔案信息化過(guò)程當(dāng)中，要綜合運(yùn)用多種設(shè)備，實(shí)現(xiàn)一種“產(chǎn)業(yè)生產(chǎn)鏈條”，真正實(shí)現(xiàn)精細(xì)化和集成化。除此之外，部分單位沒(méi)有樹立檔案共享意識(shí)，信息化建設(shè)水平不高，即使投入大量的資金、物力和財(cái)力，仍然不能實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)效益的最大化。

2.2 避免人才的匱乏

檔案精細(xì)化與集成化管理的核心在于“人”這一要素，人是最活躍的要素。檔案工作的不斷調(diào)整以及檔案服務(wù)需求的日益拓展深入，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)無(wú)疑是一種挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，許多單位甚至沒(méi)有一套可行性強(qiáng)、分階段和有針對(duì)性的培訓(xùn)機(jī)制，導(dǎo)致檔案服務(wù)人才與檔案實(shí)踐工作存在脫軌，許多新進(jìn)人員難以快速的融入工作角色，制約了檔案精細(xì)化與集成化管理。除此之外，許多單位即使構(gòu)建了培訓(xùn)機(jī)制，但是效率卻并不高。實(shí)踐中主要存在培訓(xùn)缺乏針對(duì)性，培訓(xùn)缺乏長(zhǎng)期性的困境，這就導(dǎo)致培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)的同時(shí)，人才素質(zhì)卻并沒(méi)有與檔案工作實(shí)踐接軌。

3 精細(xì)化與集成化管理的思路

3.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)

首先，要提升軟硬件設(shè)備的續(xù)航能力，及時(shí)購(gòu)置并更新軟硬件系統(tǒng)，這是檔案精細(xì)化與集成化管理的前提要件。必須依賴于高效的信息設(shè)備，才能對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，才能在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)檔案的“一站式”服務(wù)[3]。其次，檔案管理人員以及單位管理層都要走出認(rèn)識(shí)誤區(qū)，要充分認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)的內(nèi)涵與價(jià)值，充分挖掘信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理與信息技術(shù)的融合程度，避免信息化建設(shè)流于形式。檔案管理人員要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，將自身擺到更為主動(dòng)的位置來(lái)管理檔案，根據(jù)本單位的檔案管理實(shí)情設(shè)計(jì)一套明確具體的工作流程，打造“產(chǎn)業(yè)鏈條”式的檔案管理。最后，檔案管理人員以及單位管理層要樹立共享意識(shí)，學(xué)會(huì)檔案共享，減少自己的資金、人力和物力開支。檔案資源被上傳到云端數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中以后，相關(guān)授權(quán)主體可以登錄系統(tǒng)來(lái)在線查閱并調(diào)用檔案。許多單位之間以及單位內(nèi)部部門之間是存在職能交叉的，這就決定了許多不涉密的信息資源是可以互通共用的，檔案共享的目的就是為了實(shí)現(xiàn)這種信息資源的互通共用。檔案共享之后，檔案管理人員不需要重復(fù)的進(jìn)行檔案收集與管理，只需要一鍵下載或者在線查閱檔案就能準(zhǔn)確了解到檔案信息。

3.2 打造專業(yè)隊(duì)伍

只有檔案管理人員的綜合能力、分析問(wèn)題和處理能力提升了，才能真正做到檔案精細(xì)化與集成化管理。因此，有必要從以下三個(gè)方面完善人才建設(shè)。首先，單位要注重培養(yǎng)復(fù)合型人才，要加強(qiáng)檔案管理人員在信息技術(shù)應(yīng)用、現(xiàn)代檔案服務(wù)以及創(chuàng)新應(yīng)用等方面的能力，利用人才解決檔案管理困境，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新。其次，單位要構(gòu)建長(zhǎng)期性、有針對(duì)性和分階段的培訓(xùn)機(jī)制，定期組織工作人員參與培訓(xùn)。在開展培訓(xùn)工作之前，可以通過(guò)調(diào)查問(wèn)卷的方式對(duì)本單位的工作人員進(jìn)行一個(gè)能力摸底，搞清楚現(xiàn)階段工作人員在哪方面存在缺陷，根據(jù)工作人員的薄弱環(huán)節(jié)來(lái)設(shè)計(jì)培訓(xùn)內(nèi)容，增強(qiáng)培訓(xùn)的科學(xué)性，提升培訓(xùn)的效率。最后，單位要主動(dòng)舉辦論壇、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)以及檔案服務(wù)相關(guān)的講座，拓寬提升工作人員能力的路徑。檔案管理人員也應(yīng)主動(dòng)到其他部門進(jìn)行學(xué)習(xí)，汲取其他單位檔案管理的優(yōu)秀因子，對(duì)本單位的檔案管理模式加以改造。例如，檔案局以及檔案館作為典型的檔案管理部門，其工作流程和管機(jī)制都有值得借鑒的地方，通過(guò)學(xué)習(xí)借鑒無(wú)疑能夠提升檔案管理人員的專業(yè)能力。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案精細(xì)化和集成化管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的系統(tǒng)工程，其中檔案服務(wù)則是這項(xiàng)工程永恒的主題。也就是說(shuō)，檔案精細(xì)化和集成化管理的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)是服務(wù)能力建設(shè)，只有服務(wù)能力提升了，才能真正彰顯檔案生命力。檔案服務(wù)能力潛藏在檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理人員只有用更開放、創(chuàng)新和仔細(xì)的心態(tài)，才能真正對(duì)檔案工作作出調(diào)整和改善，才能切實(shí)提升檔案服務(wù)能力。筆者相信，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，尤其是人工智能技術(shù)的發(fā)展，檔案管理一定會(huì)愈發(fā)的高效和科學(xué)，管理模式也會(huì)愈發(fā)的趨于成熟和創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

[1]廖桂芹.大數(shù)據(jù)視閥下我國(guó)檔案學(xué)發(fā)展的思考[J].法制博覽，2018（27）：247.

[2]曲加杰，施展.淺談檔案精細(xì)化管理在檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：61.

[3]李慧.電子檔案和紙質(zhì)檔案的集成化管理措施探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（22）：117.

作者簡(jiǎn)介

王彬（1982-），男，漢，山東省濰坊人，本科，畢業(yè)于山東省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院，助理館員，研究方向：檔案管理。