論檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢

劉爾嫻

摘 要：新時期的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展與數(shù)字化進(jìn)步已經(jīng)推動了整個檔案工作的發(fā)展和創(chuàng)新，在這個過程中，每一名檔案從業(yè)管理者都應(yīng)當(dāng)擔(dān)負(fù)起完善、創(chuàng)新的重任，通過對現(xiàn)有數(shù)字化檔案信息技術(shù)的完善來提升本領(lǐng)域的競爭實力，在做好基礎(chǔ)工作的同時，以一種與時俱進(jìn)的精神來面對新的機(jī)遇和

挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；發(fā)展趨勢

1 檔案數(shù)字化的概念

當(dāng)前，我國科學(xué)發(fā)展日新月異，3D打印、無人駕駛、人工智能正在向我們走來，它帶動了各行各業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。數(shù)字化，是指利用計算機(jī)信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號，或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，再以高速微型計算機(jī)對數(shù)字編碼進(jìn)行壓縮、調(diào)制與解調(diào)的信息處理技術(shù)，通常稱為數(shù)字化技術(shù)。檔案管理數(shù)字化就是將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的各個環(huán)節(jié)，在檔案的收集、編制、存儲、查找、檢索、傳輸過程中，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)、影像、實物檔案管理手段，利用數(shù)字化技術(shù)開發(fā)出適用的程序，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、存儲集成化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、開發(fā)利用的共享化。

2 檔案數(shù)字化優(yōu)勢

2.1 檔案數(shù)字化建設(shè)有利于資料的保管和保護(hù)

現(xiàn)階段，我國各個領(lǐng)域的檔案依舊是以紙質(zhì)材料作為主要記載媒體，這種檔案的記錄手段不僅存在一定的缺陷，同時也容易發(fā)生破損和丟失。在日常的檔案管理工作中，我們進(jìn)行歸檔和提檔的時候都必須要往返于檔案庫房和辦公室之間，這種工作方式不僅影響了整個查檔、歸檔的速度，同時也會為廣大的檔案使用者帶來種種不便。另一方面，對一些重要的紙質(zhì)文件復(fù)印、查閱的過程中，即便平日工作再細(xì)心都難免受到汗?jié)n、灰塵、空氣濕度等多方面影響，從而導(dǎo)致一些重要的紙質(zhì)文件受到高頻率的磨損，久而久之便在外觀上形成了“霉變老舊”檔案，特別是在一些電影檔案的使用過程中，更是由于部分內(nèi)容的折疊而產(chǎn)生了斷裂的現(xiàn)象，還有一些手寫資料會由于種種原因而受到后期人為篡改、撕毀，這些都會影響檔案的真實性。

在這種情況下，數(shù)字化檔案便能夠很好地實現(xiàn)整個檔案保管與保護(hù)的重要性。一方面，對于一些使用頻率較高的電子檔案，我們可以通過掃描的方式來進(jìn)行查閱，同時檔案管理者也減少了往返于庫房、辦公室的時間，通過鼠標(biāo)和數(shù)字化信息系統(tǒng)的幫助在短時間內(nèi)提供使用者所需要的資料。另一方面，數(shù)字化的檔案資料還能夠最大程度上對縮微膠片等載體進(jìn)行最大程度的縮小，在縮小檔案存儲空間的同時，也避免了空氣濕度、人為修改等因素所產(chǎn)生的影響，最大程度上保護(hù)了原始檔案的完整性和真實性。

2.2 數(shù)字化檔案有效改善資料利用手段

隨著各個領(lǐng)域?qū)τ谵k公自動化OA系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用和推動，整個社會的發(fā)展和建設(shè)更加離不開對電子檔案的需要，一旦我們的檔案應(yīng)用水平僅僅停留在日常的應(yīng)用環(huán)節(jié)，那么將會極大程度上制約整個檔案領(lǐng)域的發(fā)展進(jìn)程和應(yīng)用廣度，特別是傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于自身所存在的局限性而導(dǎo)致了日常查詢的過程中無法突破空間、時間以及地域的限制，單一的文件無法實現(xiàn)有效的共享性，而對于多元化用戶的需求更是無從滿足。

2.3 數(shù)字化檔案最大程度上實現(xiàn)了資源的整合

信息化時代的數(shù)字檔案管理工作不僅要利用掃描等技術(shù)手段來實現(xiàn)，同時還應(yīng)當(dāng)充分的調(diào)動OCR、數(shù)字?jǐn)z影、多媒體傳播等存儲技術(shù)來進(jìn)行推動，在這種模式下通過對計算機(jī)系統(tǒng)的管理和應(yīng)用，不僅能夠有效營造一種有效的檔案信息庫，同時還能夠在大幅畫面掃描、零距離平面掃描的幫助下采集紙質(zhì)文檔中所體現(xiàn)的資料，最后再利用流水線的數(shù)字化處理手段最終完成數(shù)字化電子文檔的轉(zhuǎn)換工作。這種工作手段不僅能夠最大程度上轉(zhuǎn)變以往檔案管理工作，同時還能夠有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)應(yīng)用、數(shù)據(jù)存儲的高度融合，在提升整個檔案管理效率的同時，通過不斷革新實現(xiàn)更加完善的數(shù)字化檔案建設(shè)。

3 檔案數(shù)字化的發(fā)展趨勢

3.1 引進(jìn)云計算，優(yōu)化檔案信息網(wǎng)絡(luò)

檔案數(shù)字化的基本內(nèi)容之一就是建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。云計算是由網(wǎng)格技術(shù)發(fā)展而來的，相比原有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有一些新的優(yōu)點與特征，引進(jìn)云計算技術(shù)，一是可以增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的計算能力。云計算中的所有計算機(jī)會運用各種不同方法，搜索眾多數(shù)據(jù)庫，為用戶提供盡可能完整的搜索結(jié)果。二是增強(qiáng)服務(wù)功能。云計算的用戶不需隨身攜帶文檔，只需一臺計算機(jī)，連接到網(wǎng)絡(luò)即可獲取到相關(guān)的信息和服務(wù)。以此達(dá)到優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)的功效，提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的運行效率。三是增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性。云計算具有自動備份存儲數(shù)據(jù)的功能，即使一臺電腦終端出現(xiàn)崩潰，還可以從云上獲得已經(jīng)存儲的數(shù)據(jù)。

3.2 建立數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案高效快捷服務(wù)

檔案數(shù)字化是檔案行業(yè)的發(fā)展趨勢，建立數(shù)字檔案館是檔案數(shù)字化的標(biāo)志之一。建立數(shù)字檔案館就是將原有庫存檔案通過整理錄制以數(shù)據(jù)庫形式進(jìn)行儲存，改變原有紙質(zhì)檔案的存儲方式。數(shù)字檔案館的建立是檔案管理的飛躍，它的優(yōu)勢體現(xiàn)在多個方面：一是它適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化的需要，為檔案網(wǎng)絡(luò)交流提供電子文獻(xiàn)和信息。二是極大地增加了檔案儲存量，提升檔案存儲質(zhì)量和安全保障。三是增強(qiáng)高速快捷的服務(wù)功能，使檔案查詢、開發(fā)利用效率得到提升。

3.3 結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)，建立互動式檔案館

物聯(lián)網(wǎng)廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，檔案管理結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)可增強(qiáng)檔案管理的智能化程度。如建立互動式檔案館。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)參觀者利用手勢與實物檔案進(jìn)行互動，利用人工智能讓檔案開口說話，與參觀者交流。實現(xiàn)檔案庫房智能化管理。用RFID標(biāo)簽將存儲實物檔案的存放地點、來源、背景信息、內(nèi)容概要等信息詳細(xì)記錄，通過物聯(lián)網(wǎng)就可以掌握每個物品的準(zhǔn)確位置及每一類型物品的數(shù)量、內(nèi)容等相關(guān)信息。利用電子設(shè)備進(jìn)行3D虛擬現(xiàn)實。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提供全三維、逼真的數(shù)字檔案館場景。

4 結(jié)束語

在科技的發(fā)展帶動下，我國檔案行業(yè)正在由傳統(tǒng)的實物和紙質(zhì)檔案向數(shù)字化、信息化檔案發(fā)展。由于檔案管理數(shù)字化發(fā)展不平衡，部分基層檔案管理人員對于檔案管理數(shù)字化缺乏全面深刻的認(rèn)識，對于檔案管理的改革缺乏緊迫感和積極性。加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化知識的普及宣傳，對于全面推進(jìn)我國檔案管理信息化和數(shù)字化的實現(xiàn)具有積極的現(xiàn)實意義。

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