基于新形勢(shì)的事業(yè)單位檔案管理改革探討

摘要：事業(yè)單位檔案管理是對(duì)事業(yè)單位相關(guān)檔案資料以及各種信息資源的管理活動(dòng)，服務(wù)于事業(yè)單位的各種管理以及業(yè)務(wù)活動(dòng)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位的業(yè)務(wù)水平也不斷提高，對(duì)事業(yè)單位檔案管理的要求也越來(lái)越高，尤其是在當(dāng)前的新時(shí)期、新環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理工作的諸多弊端逐漸凸顯出來(lái)，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的正常運(yùn)行。本文分析了事業(yè)單位檔案管理工作存在的各種問(wèn)題，并從管理制度、管理信息化以及人員配置等方面對(duì)新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；事業(yè)單位；檔案管理；改革

事業(yè)單位是國(guó)家為了發(fā)揮某種社會(huì)職能而建立的機(jī)構(gòu)，由于事業(yè)單位性質(zhì)的特殊性，事業(yè)單位的檔案管理也與其他單位的檔案管理有本質(zhì)的區(qū)別。事業(yè)單位的檔案管理比較繁雜，不僅涉及對(duì)檔案的收集、整理、價(jià)值鑒定以及檔案保管，還包括對(duì)檔案的編目、檢索、編輯、統(tǒng)計(jì)以及研究工作。

一、 事業(yè)單位檔案管理中的不足

第一，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作重視不夠。事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量難以改善的一個(gè)重要原因就是對(duì)檔案管理不夠重視，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。很多人認(rèn)為事業(yè)單位的檔案管理工作僅僅是一些涉及文檔管理的事務(wù)性工作，不是事業(yè)單位的主要工作，不能給單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，所以領(lǐng)導(dǎo)不重視，管理松散，檔案管理人員態(tài)度不端正，技術(shù)水平低，多存在應(yīng)付心理。

第二，檔案管理方法和技術(shù)落后，管理設(shè)備陳舊。很多事業(yè)單位的檔案管理方式落后，管理設(shè)施陳舊，管理流程混亂，缺乏整齊化、規(guī)范化，檔案資料極易遺失、受損，而且沒(méi)有采取防盜、防火、防潮措施，缺乏安全保障。

第三，檔案管理利用率低。提高檔案管理利用率是檔案管理的工作重點(diǎn)，雖然近年來(lái)事業(yè)單位的檔案管理利用率一直呈上升趨勢(shì)，但仍無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)需求。事業(yè)單位的各種檔案資料都有很大價(jià)值，例如科技領(lǐng)域檔案不僅反映事業(yè)單位的發(fā)展歷史，還可以為以后的科技研究提供依據(jù)。

二、 事業(yè)單位單位檔案管理的改革措施

（一） 完善管理制度

完善的管理制度是管理工作正常開(kāi)展的基本前提條件，新形勢(shì)下的事業(yè)單位要建立現(xiàn)代化的管理制度，以保證檔案管理工作高效有序地進(jìn)行。實(shí)施管理責(zé)任制，并建立完善考核機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，工作人員在激勵(lì)中可以進(jìn)一步明確自己的職責(zé)，增強(qiáng)崗位責(zé)任心。

（二） 優(yōu)化人員配置、加強(qiáng)培訓(xùn)

合理、有效的人員配置是保證事業(yè)單位檔案管理工作正常開(kāi)展以及提高管理質(zhì)量的有力保障，所以事業(yè)單位要對(duì)管理人員結(jié)構(gòu)的配置和優(yōu)化重視起來(lái)，將其視為檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。另外要對(duì)管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，建立轉(zhuǎn)化管理隊(duì)伍。檔案管理工作是一項(xiàng)技術(shù)性工作，對(duì)管理人員的能力和技術(shù)要求較高，所以要提高檔案管理水平就要從提高管理人員專(zhuān)業(yè)水平抓起。

（三） 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

檔案是事業(yè)單位寶貴的無(wú)形資產(chǎn)，事業(yè)單位要在新形勢(shì)下取得更好發(fā)展就需要?jiǎng)?chuàng)新觀念，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。首先需要單位領(lǐng)導(dǎo)提高認(rèn)識(shí)，將檔案管理作為重點(diǎn)工作來(lái)抓，讓檔案管理人員意識(shí)到自己的責(zé)任所在，提高工作積極性。另外要加大宣傳力度，讓事業(yè)單位所有工作任務(wù)對(duì)檔案管理有一個(gè)全面了解，并認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，強(qiáng)化管理觀念，讓每個(gè)工作人員都能意識(shí)到自己的崗位職責(zé)，提高檔案管理的工作效率。

（四） 充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化改革

當(dāng)前的社會(huì)是一個(gè)信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)逐漸普及到人們的生活和工作當(dāng)中，信息化的浪潮以不可阻擋的氣勢(shì)席卷了世界的每個(gè)角落。在信息化時(shí)代環(huán)境下，事業(yè)單位要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展就不能裹足不前，而是要積極加入信息化革命，充分引入現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。事業(yè)單位檔案管理信息化通過(guò)對(duì)檔案的虛擬化和數(shù)字化處理有利于事業(yè)單位更高效地履行服務(wù)職能。

1. 檔案管理的數(shù)字化

數(shù)字化就是傳統(tǒng)的檔案資料利用多種現(xiàn)代技術(shù)（例如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、身份識(shí)別技術(shù)等）轉(zhuǎn)化為電子數(shù)字資料，并存入檔案信息管理平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理，通過(guò)檔案管理平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的整理、分析、補(bǔ)充、更新等等功能操作。事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化主要涉及檔案目錄、檔案存量、檔案增量等信息的數(shù)字化。

2. 檔案管理的體系化

檔案管理的體系化是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理的一個(gè)重要內(nèi)容，同時(shí)也是信息化管理的優(yōu)勢(shì)和重要職能的體現(xiàn)。檔案管理的體系化主要涉及到外部銜接一體化、單位各部門(mén)銜接一體化、內(nèi)部流程一體化、文檔管理一體化以及傳統(tǒng)模式與現(xiàn)代的一體化。檔案管理的體系化需要采用多種數(shù)據(jù)處理技術(shù)，例如數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)融合以及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，通過(guò)對(duì)多種技術(shù)的綜合應(yīng)用增強(qiáng)數(shù)據(jù)的通用性和兼容性，最終信息檔案管理的體系化。

3. 檔案管理的自動(dòng)化

數(shù)字化和體系化是檔案信息化管理的基本內(nèi)容，如果將檔案管理的數(shù)字化和體系化視為事業(yè)單位檔案信息化管理的基礎(chǔ)能力，那么檔案管理的自動(dòng)化就是事業(yè)單位檔案信息化管理的主要功能的體現(xiàn)，是對(duì)檔案信息化管理的高端要求和考驗(yàn)。檔案管理的自動(dòng)化的內(nèi)容主要有數(shù)據(jù)收集、目錄編制、檢索、篩選、歸檔以及關(guān)鍵詞提取等自動(dòng)化操作。

三、 結(jié)語(yǔ)

關(guān)于新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革，本文主要從管理制度的改革、人員配置的優(yōu)化以及實(shí)現(xiàn)管理信息化等方面進(jìn)行了探討。檔案管理是事業(yè)單位的一項(xiàng)重要工作，是事業(yè)單位發(fā)揮社會(huì)職能的基本保障，所以對(duì)檔案管理的方式、方法以及管理質(zhì)量都要嚴(yán)格要求，以便為事業(yè)單位的各種業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有效服務(wù)。在當(dāng)前的下新形勢(shì)下，萬(wàn)物欣欣向榮，事業(yè)單位也需要順應(yīng)時(shí)勢(shì)，實(shí)行檔案管理改革，促進(jìn)檔案管理進(jìn)入現(xiàn)代化管理進(jìn)程，不僅有利于事業(yè)單位的自身發(fā)展，同時(shí)也可以創(chuàng)造更多的社會(huì)效益。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：

宋茹，山東省菏澤市城市規(guī)劃技術(shù)服務(wù)中心。endprint