醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案的管理研究

摘 要：醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案形成于醫(yī)學(xué)院校的各個活動里，科學(xué)的有效的對教學(xué)檔案進行管理和教育教學(xué)改革，對大學(xué)教學(xué)研究的開展和學(xué)校教育工作的更有效展開起了很重要的影響和作用，尤其是對醫(yī)學(xué)檔案的收集和存檔是醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案工作的重中之重，是醫(yī)學(xué)院檔案工作的核心，其檔案管理的質(zhì)量直接影響到醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案作用的發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)院校；教務(wù)檔案；管理研究

醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案的管理是指形成于醫(yī)學(xué)院校的各個活動里，科學(xué)的有效的對教學(xué)檔案進行管理和教育教學(xué)改革，對大學(xué)教學(xué)研究的開展和學(xué)校教育工作的更有效展開起了很重要的影響和作用。醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案如實真實的記錄與描述了大學(xué)教學(xué)與管理工作中各種活動，等于直接還原了教學(xué)的真實全過程和最終結(jié)果。檔案記錄對今后的教學(xué)工作和教學(xué)管理能產(chǎn)生很大的影響，提供了參考依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)檔案包括所有教學(xué)資料的紙質(zhì)版、音響資料、視頻、磁盤和醫(yī)學(xué)性的實物，這是醫(yī)學(xué)檔案與普通檔案的區(qū)別。除了各類的上級教育文件及教學(xué)規(guī)章制度、學(xué)年的教學(xué)大綱、教學(xué)工作計劃、教研室實驗室的教學(xué)計劃、上課的講稿、學(xué)生教材、學(xué)生各類考試、考試課和考查課的成績、各專業(yè)的試卷和試題、教學(xué)質(zhì)量分析、教學(xué)成果和科研教學(xué)成果、教學(xué)改革等各種的教務(wù)檔案。

一、 當(dāng)前醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

（一） 醫(yī)學(xué)院校教務(wù)管理人員管理意識薄弱

部分醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案管理工作人員對本職工作認(rèn)識不足，認(rèn)為教務(wù)處的本職工作是教學(xué)安排、教學(xué)管理和教學(xué)監(jiān)管，教務(wù)檔案的收集和整理工作不是重點，教務(wù)檔案的管理應(yīng)該交由專門的檔案部門負(fù)責(zé)，于是不重視教學(xué)檔案的收集、管理；另外，由于教務(wù)檔案都是教師和學(xué)生在教學(xué)過程中產(chǎn)生的，經(jīng)常會翻閱，收集難度大，所以對歸檔工作不積極。

（二） 教務(wù)管理工作人員專業(yè)知識缺乏

當(dāng)前部分醫(yī)學(xué)院校沒有專職的檔案歸檔工作，人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，都是兼職人員，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，只把教務(wù)檔案工作理解為簡單的資料收集，沒有專業(yè)的理論知識。

（三） 教務(wù)檔案管理混亂

醫(yī)學(xué)院校高校的教務(wù)檔案按照內(nèi)容可以分為以下幾類：教學(xué)管理類檔案、學(xué)籍管理類檔案、考試類檔案、教師工作類檔案。教學(xué)管理類檔案主要包括上級部門的教學(xué)管理文件、日常學(xué)年內(nèi)的培養(yǎng)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)執(zhí)行辦法、教學(xué)進度表、教學(xué)任務(wù)下單表、教學(xué)日歷、教學(xué)檢查材料、各類聽課記錄、學(xué)術(shù)活動資料、教學(xué)工作量統(tǒng)計、教材使用情況統(tǒng)計、試題庫建設(shè)、考試相關(guān)資料：試卷、考試安排、考場安排、考場記錄、試卷分析報告、學(xué)生畢業(yè)論文和畢業(yè)答辯資料等。學(xué)籍管理類檔案包涵入學(xué)登記的表格、學(xué)生的名冊、學(xué)籍異動材料、學(xué)生獎罰資料。教師工作類檔案包括教師介紹、教學(xué)研究情況、科技情況、培訓(xùn)材料、獎項記錄等。教務(wù)檔案的管理就體現(xiàn)在材料收集、管理、編目和統(tǒng)計等很多方面。當(dāng)今醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)檔案管理出現(xiàn)很多的問題，資料收集不全面。

（四） 不能及時的收集資料

醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案是指在各種教學(xué)活動中和教學(xué)管理活動里形成的，都是從教學(xué)管理的活動中轉(zhuǎn)化得來的，和一般性的文獻收集編輯不同，必須要及時的收集和整理，但是目前普遍存在材料不能及時的收集，很多材料都留在個人的手中，一部分就遺失了，無法集中整理收集，就會出現(xiàn)很多重要的活動沒有保留下重要材料，對教務(wù)檔案收集十分不利。

（五） 收集的材料不完整

醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案的所有信息資料非常全面，屬于整系列的高校教學(xué)和管理的活動的記錄，與別的來源的材料比教務(wù)檔案具有權(quán)威性。但目前高校的一些部門在規(guī)劃及制定工作制度的時候很少注意材料的整理、收集、歸類和管理工作，最終導(dǎo)致教務(wù)檔案的收集和歸類十分困難，許多材料不全，單薄，難以對以后的教學(xué)工作提供更便捷和全面的資料支撐。有些檔案材料看上去很完整，其實都是嶄新的，臨時拼湊的，并不是以前的實際真實的材料收集和整理，這些都造成了很多高校教務(wù)檔案的收集不完整。

（六） 材料的歸類的標(biāo)準(zhǔn)不一致

醫(yī)學(xué)院校高校的檔案整理檔案特色不明顯，容易忽視檔案的歸類，這樣就會出現(xiàn)材料歸類不合理、重復(fù)歸檔及資料整理死角的出現(xiàn)。

（七） 檔案整理的形式單一，比較落后

目前許多醫(yī)學(xué)院校的檔案，尤其是教學(xué)檔案多以紙質(zhì)版資料為主，而且紙質(zhì)版資料的規(guī)格和整理標(biāo)準(zhǔn)都不統(tǒng)一，尤其是很多存在合并的學(xué)校，因為由幾部分合并，各有各的整理習(xí)慣，導(dǎo)致學(xué)校教學(xué)檔案的歸檔和匯總五花八門。有些學(xué)校雖然在教務(wù)檔案管理上進行了一些電子信息化改革，但內(nèi)容都不全面，很多都是淺嘗輒止，及時收集很全面的資料也會因為無法快速提取而影響作用的發(fā)揮，總之沒有系統(tǒng)專業(yè)的教務(wù)檔案整理辦法。

二、 醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案改革迫切性

醫(yī)學(xué)院教學(xué)檔案工作屬于大學(xué)各類重要的組成的部分，做好最基礎(chǔ)的教學(xué)檔案工作是學(xué)校教學(xué)工作的重要組成部分，在做好各類檔案資料的收集、歸類和管理工作，最終為學(xué)生教師及學(xué)校管理者提供更便捷和方便的服務(wù)，使醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)檔案工作的價值更完整的實現(xiàn)。作為醫(yī)學(xué)院院校的檔案工作人員，必須要既提高自我的專業(yè)管理知識和專業(yè)水平，更要利用日常工作中的學(xué)生和教師的反饋，不斷的改進和改善教學(xué)管理工作的方法，及時的查漏補缺，以專業(yè)的知識和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度把醫(yī)學(xué)院校的檔案管理工作做得更好，進一步為學(xué)校的教學(xué)管理工作服務(wù)。

參考文獻：

[1]吳彬，王大本.高校檔案管理建設(shè)芻議[J].今日南國，2009，（4）.

[2]陳亮亮.高校教務(wù)檔案管理的新思考[J].黑龍江科技信息，2008，（1）：191.

作者簡介：

呼俊迪，陜西省西安市西安醫(yī)學(xué)院。endprint