讓醫(yī)院檔案管理緊跟“互聯網+”步伐

文/蔡旻

“互聯網+”時代來臨，促進檔案管理工作充分適應新時代發(fā)展要求，檔案信息化、現代化管理是新時代要求之必然。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院珍貴的文化寶藏。它是醫(yī)院歷史進程中的原始記錄和權威憑證，它從不同角度，全面、客觀地反映了醫(yī)院在各個不同歷史時期、不同背景條件下所發(fā)生的事件、參與的活動、取得的成績等，是歷史的見證，為醫(yī)院的改革發(fā)展、領導決策、醫(yī)療技術水平的提高以及醫(yī)院的各項工作均提供了大量、準確的參考資料。因此，順利開展檔案管理工作，對醫(yī)院的未來發(fā)展有著非常重要的意義。

進入“互聯網+”時代，信息不斷發(fā)展，對醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求。如何對傳統(tǒng)檔案管理模式進行調整，推進檔案的現代化、信息化管理，成為醫(yī)院檔案管理建設需要考慮的重要課題。

檔案管理工作不足之處

現階段下，我國醫(yī)院檔案管理工作存在諸多不足。首先，檔案意識薄弱，檔案管理機制不夠完善。長期以來，醫(yī)院人員對檔案管理的意識相對薄弱，檔案工作無法直接為醫(yī)院創(chuàng)造經濟效益，檔案工作通常被認為是輔助性工作、是檔案管理部門的工作等因素，導致了檔案部門出現資金、物力、人力等投入較少的問題時有發(fā)生。在以往的檔案管理工作開展的過程中，檔案管理工作的開展缺乏一個科學有效的整體機制，相關檔案信息資料在管理和控制上缺乏良好的規(guī)范性和有序性，相關管理部門的職責設置不夠明確清晰，管理上也缺乏集中控制。這種機制上的不完善，進而造成了檔案管理工作的開展秩序受到影響，管理狀態(tài)存在一定的混亂現象影響了檔案資料本身的真實性和價值，影響了檔案管理工作自身的價值和實際作用的發(fā)揮。

其次，缺乏專業(yè)培訓，檔案管理人才匱乏。一家醫(yī)院的檔案管理工作也不是僅靠檔案室人員就能順利完成的，而目前的檔案培訓通常只針對檔案室工作人員，對下一級檔案管理人員的素質培養(yǎng)以及檔案知識的培訓往往被忽略，這也導致檔案管理人員思想陳舊、管理知識落后，從而使得檔案室在檔案收集過程中存在諸多困難，原始資料的缺失也對醫(yī)院檔案全面性、規(guī)范性造成影響。

再次，硬件設施不全，檔案管理平臺建設不完善。目前各檔案管理系統(tǒng)建設程度不一，多集中于傳統(tǒng)的人工收集整理方法上，僅增加電子化搜索功能，信息收集的便捷性很低，同時，許多醫(yī)院內部的硬件設施不全，嚴重影響了檔案信息化管理工作的開展。

另外，數據整合不夠，檔案編研工作重視度不足?！盎ヂ摼W+”時代背景下，檔案資料數量呈爆炸性增長，海量的數據資料，進行查閱時速度慢、效率低，而且不利于一些規(guī)律性的數據形成，對檔案編制研究的重視度不足，如此就造成檔案利用率偏低，導致無法充分發(fā)揮檔案的價值。

助推檔案管理現代化之策

針對以上醫(yī)院檔案管理存在的問題，筆者提出如下建議。

一是加強檔案重要性宣傳，提高認識，充分發(fā)揮檔案管理的作用。事實上，受到各種因素的影響以及制約，醫(yī)院檔案管理工作實際上并沒有充分發(fā)揮自身的價值，一些部門只有在需要檔案的時候才想起檔案工作。因此，明確檔案工作的重要性，使醫(yī)院各個層面人員充分認識檔案工作與醫(yī)院管理的密切關系，促進全員檔案意識格局的形成，打開依法管檔、科學管檔的局面具有十分重要的意義。要加強醫(yī)院內部對檔案管理工作的管理意識，科學、系統(tǒng)地完成醫(yī)院檔案資源的管理工作，完成檔案管理工作的開發(fā)利用，并充分利用現代化的技術手段，做好每一項工作。同時要加大對醫(yī)院檔案管理的實際投入，不斷改善檔案工作的環(huán)境，利用先進的科學技術，實現現代化的檔案管理。

二是完善檔案管理制度，實現檔案一體化管理。首先，不斷完善檔案管理制度，在上級主管單位、院領導及檔案部門負責人的指導下，明確檔案的收集、整理、歸檔、利用等工作流程、方法和注意事項，并形成相應的規(guī)章制度，就檔案管理工作環(huán)節(jié)的方方面面進行嚴格要求，讓檔案管理相關的工作人員在對檔案管理的過程中能夠有章可循。

三是設立檔案管理三級網絡，加強檔案管理隊伍建設。建立由分管院長統(tǒng)一領導、辦公室主任或副主任負責、各科室負責人和專兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網絡管理模式，形成統(tǒng)一機構、統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理的模式，對于貫徹政策精神、組織督促各職能部門的檔案收集管理、保證檔案安全及完整性方面都有著極大的便利，也為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供了可靠依據。同時，檔案管理人員的綜合素質是檔案管理效能有效提升的關鍵因素。因此，除了檔案室工作人員專業(yè)知識素養(yǎng)的培訓之外，檔案網絡化結構圖內管理人員均應不定期參加檔案專業(yè)知識培訓，尤其是一些年齡相對較大的人員，讓其全面認識到當前檔案管理工作中信息化技術運用的重要性。開展網絡化檔案培訓，運用醫(yī)院現有在線培訓系統(tǒng)增加檔案相關知識培訓，同時，根據檔案管理工作的具體安排情況，針對性地設置檔案管理技術培訓工作，加入實踐培訓內容，從而讓檔案管理人員能夠及時有效地掌控好檔案管理效率。在開展檔案管理技術培訓的同時制定相關考核制度，對保證檔案管理培訓工作質量是非常關鍵的。

四是完善基礎設施，優(yōu)化檔案管理信息平臺。一方面隨著現代化水平的不斷提高，醫(yī)院檔案室檔案基礎設施的配備也應不斷提高，如檔案庫房的管理系統(tǒng)、密集架、去濕設備等；另一方面要引進現代化計算機管理設備，用于各項檔案業(yè)務的儲存、閱讀、檢索、分析，從而能夠節(jié)省大量時間及人力，提高工作效率，大量節(jié)省檔案的保存空間，便于信息的保存，增加保密度。同時，可引入或與數據公司合作，設計優(yōu)化檔案管理信息平臺，強化檔案數據庫建設，完成對各類檔案信息的總結和歸納，將其納入信息化管理范疇。此外，采用電子檔案的形式對文件進行管理，可以使文件的準確性、完整性以及真實性得到更加長期有效的保證，對于醫(yī)院自身的發(fā)展也有著重要的意義。

五大策略助推檔案管理現代化

1 加強檔案重要性宣傳，提高認識，充分發(fā)揮檔案管理的作用。

2 完善檔案管理制度，實現檔案一體化管理。

3 設立檔案管理三級網絡，加強檔案管理隊伍建設。

4 完善基礎設施，優(yōu)化檔案管理信息平臺。

5 運用大數據，積極開展檔案編研工作。

此外，推進檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的接軌工作也尤為重要，通過有效的接軌方式讓辦公自動化過程中生成的電子文件信息直接轉化為數字檔案，大幅度提高檔案管理工作的效率。當然，提高醫(yī)院檔案管理安全性措施也應十分重視，包括加強檔案系統(tǒng)驗證的嚴密性及信息的全面?zhèn)浞菁氨O(jiān)督工作。醫(yī)院要加強計算機管理，完善辦公軟件，以便更好地為檔案管理工作服務，使保存檔案信息更加方便簡單。檔案部門可以應用一些增強網絡信息安全的技術，比如防火墻技術、訪問控制、入侵檢測技術、數據加密、信息備份與恢復技術等。同時，也可以使用一些網絡產品，比如DG圖文檔加密、VPN系統(tǒng)等產品，增加檔案的保密程度。

五是運用大數據，積極開展檔案編研工作。大數據時代，高效聯通的數據傳輸為檔案編研工作提供了更好的發(fā)展平臺，對檔案進行分類整理，對信息資源進行高度整合，提升檔案管理工作的效率，讓檔案的價值得到充分發(fā)揮。

總之，醫(yī)院檔案管理工作的現代化發(fā)展，需要在先進的信息化技術和相關設備的基礎上，通過創(chuàng)新管理理念、規(guī)范管理工作流程、加強檔案管理人員綜合素質等措施共同實現，以充分發(fā)揮檔案管理工作的價值，促進醫(yī)院各項工作的進一步提高。