高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)淺析

姚樹(shù)靜

(山東廣播電視大學(xué)，山東　濟(jì)南　250014)

目前，我國(guó)高校的檔案管理過(guò)程還是以傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)為主，粗放式管理模式較為普遍。雖然很多高校的檔案管理部門(mén)科學(xué)化、系統(tǒng)集成化的管理還處在初級(jí)階段，但是隨著科技的發(fā)展，信息化管理的普及是早晚的問(wèn)題。高校檔案管理部門(mén)要從基礎(chǔ)做起，從根本上提高檔案管理水平，提高檔案信息的有效性。

一、高校檔案的概念

“高校檔案”即高等院校在招生、教學(xué)、課題研究和日常管理過(guò)程中，所形成的關(guān)于學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)等相關(guān)的文字、圖表、聲像類的歷史記錄。從檔案管理工作的性質(zhì)來(lái)看，檔案管理在高校中是一項(xiàng)較為獨(dú)立的工作，其工作模式、特點(diǎn)與文獻(xiàn)管理活動(dòng)具有相同的地方，包含各類信息資源的錄入、信息的存儲(chǔ)和處理、加工以及數(shù)據(jù)輸出等。但是，高校的檔案管理又不同于文獻(xiàn)管理，檔案管理的資源累積周期一般比較長(zhǎng)，具有階段性的特點(diǎn)，管理工作本身對(duì)形成檔案的人或者團(tuán)體具有一定的依附性。相對(duì)于社會(huì)，高校檔案管理較為封閉。信息時(shí)代，對(duì)高校檔案管理工作提出了新的要求，要求高校檔案管理具備科學(xué)性、完整性、現(xiàn)代化和經(jīng)濟(jì)性[1]。

二、高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義

管理模式的創(chuàng)新是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是企業(yè)或者組織為了適應(yīng)外部條件的變化做出的應(yīng)對(duì)與變革，主要體現(xiàn)在管理理念、體制、運(yùn)行機(jī)制和管理方式方法上的創(chuàng)新。實(shí)行管理創(chuàng)新的主要目的是提高組織的效能，提高管理的效率和組織運(yùn)行帶來(lái)的價(jià)值，在創(chuàng)新和變革的基礎(chǔ)上提高競(jìng)爭(zhēng)力。

高校檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和變革的重要方式就是信息化和數(shù)字化，通過(guò)信息化與數(shù)字化的應(yīng)用與實(shí)施，轉(zhuǎn)變過(guò)去傳統(tǒng)的管理觀念，變革日常檔案管理工作運(yùn)行的流程，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。從某種程度上來(lái)說(shuō)，檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的主要目的是進(jìn)行全面的創(chuàng)新。從本質(zhì)上說(shuō)，信息化和數(shù)字化比較傳統(tǒng)的管理方式最重要的特點(diǎn)是科學(xué)化、高效率、靈活性，不管遇到什么問(wèn)題，都能夠隨時(shí)調(diào)整適應(yīng)。其中的技術(shù)面是沒(méi)有局限性的，可以覆蓋全方面，從資料收集的錄入、存儲(chǔ)、處理和輸出的整個(gè)過(guò)程，可以把技術(shù)與人力和數(shù)據(jù)等幾個(gè)模塊都結(jié)合到一起。數(shù)字化建設(shè)是檔案管理上的一個(gè)新突破，對(duì)提高高校檔案管理的效率有很強(qiáng)的影響和推動(dòng)力。通過(guò)信息化和數(shù)字化管理模式的建設(shè)，在業(yè)務(wù)上將所有的信息都數(shù)據(jù)化、系統(tǒng)化，根據(jù)高校自身的發(fā)展和規(guī)模等信息，建立自己的業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，打破業(yè)務(wù)部門(mén)之間的信息封閉和不對(duì)稱[2]。

三、高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)方式

(一)規(guī)范檔案管理，建立檔案服務(wù)機(jī)制

檔案服務(wù)，是高校檔案管理部門(mén)在完善傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，根據(jù)社會(huì)和市場(chǎng)的需求，主動(dòng)提供網(wǎng)上服務(wù)，提高檔案信息的服務(wù)水平和文檔資源的利用效率。通過(guò)各種宣傳方式宣傳檔案管理部門(mén)所能夠提供的社會(huì)化信息服務(wù)，例如網(wǎng)絡(luò)宣傳、公開(kāi)的出版物、校園新聞網(wǎng)站等。為教師和學(xué)生提供多元化的服務(wù)，例如文獻(xiàn)傳遞、代查代檢等，提高檔案管理的各類信息的有效利用。在檔案管理部門(mén)創(chuàng)新管理模式和豐富服務(wù)種類的同時(shí)，還需加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)，具體有以下幾種形式：

1.建立檔案管理網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

目前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和普及，很多高校檔案管理部門(mén)都采用互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)展網(wǎng)上業(yè)務(wù)和服務(wù)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)模式，為社會(huì)和其他單位更加便捷的提供信息資源服務(wù)。

檔案管理部門(mén)為了達(dá)到數(shù)字化信息資源管理效果，需要建立基于互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)；為了實(shí)現(xiàn)信息資源的自動(dòng)化管理，在健全數(shù)據(jù)庫(kù)的同時(shí)需要加強(qiáng)監(jiān)管，提高信息管理的有效性[3]。

2.建立電子文件數(shù)據(jù)管理中心

建立綜合數(shù)據(jù)管理中心，統(tǒng)一管理檔案室的所有文件和數(shù)據(jù)信息，同時(shí)，通過(guò)在線分享的方式，分享檔案管理部門(mén)所提供的各項(xiàng)加密信息和文件，從而提高文件的利用率和管理部門(mén)的經(jīng)濟(jì)效益。

3.電子文件的自動(dòng)上傳和收集

對(duì)檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，如何將分散在不同單機(jī)上的文件信息整合和收集到一起，是日常工作中最重要也是最基礎(chǔ)的內(nèi)容。過(guò)去檔案管理部門(mén)信息收集主要是對(duì)紙質(zhì)檔案的收集，這種方式無(wú)論從效率還是精確度上都存在不確定性，通過(guò)數(shù)字化方式，在互聯(lián)網(wǎng)上設(shè)置自動(dòng)上傳文件窗口，并提供上傳和下載兩種傳輸文件、數(shù)據(jù)，通過(guò)自動(dòng)化的方式提高信息數(shù)據(jù)收集的速度，并在檔案管理部門(mén)快速歸檔。

4.開(kāi)展在線服務(wù)

檔案管理工作人員可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，編制專題，配置好相應(yīng)的數(shù)據(jù)查詢端口、并標(biāo)明提供服務(wù)的模式，為需求者提供有價(jià)值的咨詢服務(wù)。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，眾多行業(yè)在國(guó)內(nèi)的市場(chǎng)地位不斷提高。新經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，很多產(chǎn)業(yè)相互之間相互影響，不僅存在于同行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)，在相關(guān)的產(chǎn)業(yè)中也存在著競(jìng)爭(zhēng)。對(duì)于高校檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，開(kāi)展多種經(jīng)營(yíng)服務(wù)模式的同時(shí)，也必然會(huì)受到來(lái)自其他高校以及文獻(xiàn)管理部門(mén)的業(yè)務(wù)沖擊，檔案管理部門(mén)應(yīng)該結(jié)合高校自身特色，開(kāi)展一些主題明確的信息服務(wù)。

(二)創(chuàng)新高校檔案管理模式，提高檔案服務(wù)水平

管理模式創(chuàng)新是高校檔案管理創(chuàng)新的重要方面。過(guò)去，受我國(guó)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)和高校行政化管理模式的影響，高校檔案管理機(jī)制和管理模式都比較傳統(tǒng)。隨著高校去行政化和改革的推行，高校檔案管理模式也必須適應(yīng)變化，加強(qiáng)創(chuàng)新。

1.建立高校檔案統(tǒng)一管理模式

政府頒布的關(guān)于《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》中對(duì)高校檔案管理工作做出了明確的規(guī)定，即檔案必須實(shí)行統(tǒng)一的集中化管理，確保管理工作的系統(tǒng)性、安全性、完整性和準(zhǔn)確性，以便各類信息、數(shù)據(jù)和檔案的開(kāi)發(fā)與利用。高校檔案的集中管理和利用是今后檔案管理工作的方向，也是檔案管理工作的基本要求。不允許出現(xiàn)一個(gè)項(xiàng)目或者一個(gè)科研的檔案分成幾個(gè)部門(mén)共同管理。為了做到對(duì)數(shù)據(jù)和各類信息的統(tǒng)一集中管理，按照分級(jí)負(fù)責(zé)的形式，進(jìn)一步細(xì)化和完善高校檔案管理工作制度。理順檔案部門(mén)、科研管理部門(mén)等不同部門(mén)之間的關(guān)系，構(gòu)建一個(gè)相互配合、各負(fù)其責(zé)的集體。在對(duì)檔案的收集、整理、錄入、使用過(guò)程中，要明確不同部門(mén)、不同人員的具體職責(zé)，并針對(duì)整個(gè)過(guò)程，建立相應(yīng)的檢查和評(píng)估機(jī)制，做到檔案管理工作全過(guò)程有章可循[4]。

2.建立動(dòng)態(tài)檔案管理模式

高校檔案管理過(guò)程中，除了學(xué)生個(gè)人檔案之外，許多科學(xué)研究的檔案成果需要管理部門(mén)收集和歸檔。收集檔案資料時(shí)要補(bǔ)充相應(yīng)的材料。在科研成果出來(lái)之后，與成果推廣部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系，并將推廣過(guò)程的資料也收集到項(xiàng)目中，形成動(dòng)態(tài)化的資料管理模式。

3.建立開(kāi)放式的檔案管理模式

在檔案管理部門(mén)不斷豐富和完善檔案數(shù)據(jù)資料庫(kù)的同時(shí)，建立開(kāi)放式管理模式，對(duì)各類復(fù)雜的文本信息進(jìn)行再加工，挖掘出科研單位或者其他組織、團(tuán)體與個(gè)人所迫切需要的信息，利用網(wǎng)絡(luò)，多渠道為信息需求者提供服務(wù)，提高信息的價(jià)值。

4.興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)

從信息資源開(kāi)發(fā)的過(guò)程來(lái)看，高校檔案部門(mén)的工作人員，不僅是各類信息資源的管理者，同時(shí)也是眾多信息資源的提供者；檔案管理部門(mén)是高校發(fā)展過(guò)程中各類價(jià)值信息的收藏部門(mén)，也是各類信息的集散和交流中心。所以，檔案管理部門(mén)應(yīng)該抓住機(jī)遇，在滿足日常信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，結(jié)合市場(chǎng)需求，利用信息化技術(shù)條件，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)產(chǎn)業(yè)，逐步建立實(shí)體性信息服務(wù)，包含各類信息的收集、加工和服務(wù)等[5]。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理資源的充分開(kāi)發(fā)和利用是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)和要求，也是高校檔案管理工作者在今后的發(fā)展中必須要解決的問(wèn)題。面對(duì)新時(shí)代帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，我們應(yīng)該積極應(yīng)對(duì)，不斷學(xué)習(xí)知識(shí)和技術(shù)，加強(qiáng)創(chuàng)新。檔案管理部門(mén)需要意識(shí)到，檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的資料收集、整理和歸檔，應(yīng)該建立信息服務(wù)的產(chǎn)業(yè)意識(shí)，促進(jìn)檔案管理的信息化開(kāi)發(fā)。

參考文獻(xiàn)：

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[4]馮曙光.基于數(shù)字信息化條件下的高校檔案管理創(chuàng)新研究[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊,2013,(12):106-106.

[5]宗永玲.高?？蒲袡n案管理模式創(chuàng)新研究[J].學(xué)理論，2012,(12):109-109.