試論如何做好國企檔案的保密工作

摘 要：國有企業(yè)的性質(zhì)和經(jīng)營模式?jīng)Q定了國企檔案當(dāng)中包含許多涉密信息，諸如企業(yè)歷史數(shù)據(jù)、企業(yè)發(fā)展成功、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，以及國家機(jī)密文件、機(jī)密信息等。這些秘密檔案如果泄露出去，勢必會給企業(yè)發(fā)展，給國家?guī)硪欢ǖ膿p失。尤其是當(dāng)下，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以及無紙化辦公的普及，檔案的傳播途徑更加便捷，在拷貝和網(wǎng)絡(luò)互傳過程中，發(fā)生信息泄露的可能性大增，做好國企檔案保密工作的難度和迫切性也隨之增加，探討如何在當(dāng)下的環(huán)境中做好國企檔案管理具有重要意義。本文對如何做好國企檔案在使用和管理過程中的保密工作進(jìn)行了深入的研究。

關(guān)鍵詞：國企；檔案管理；保密工作

檔案和企業(yè)的其他物質(zhì)內(nèi)容一樣，也是企業(yè)寶貴的財富。因?yàn)檫@些檔案當(dāng)中包含有企業(yè)重要的基礎(chǔ)信息和涉密信息，記錄了企業(yè)從誕生到成長，從決策到部署的各個環(huán)節(jié)的重要內(nèi)容。是企業(yè)下一步做出決策的重要依據(jù)，也是企業(yè)在發(fā)展過程中的重要環(huán)節(jié)。此外，由于國有企業(yè)的特殊身份，很多涉密信息和國家有關(guān)，因此，為了確保企業(yè)的長期發(fā)展以及國家安全，企業(yè)應(yīng)當(dāng)著力做好檔案管理的保密工作，在檔案管理過程中提高思想認(rèn)識，投入時間和精力，物質(zhì)和財力，提升國企檔案管理的水平，確保國企檔案管理保密工作真正落到實(shí)處。

1 做好國企檔案使用過程中的保密工作

1.1 加強(qiáng)檔案使用的保密宣傳工作

在國有企業(yè)檔案的使用過程中，檔案的保密工作也同樣重要。作為檔案管理人員，首先應(yīng)當(dāng)對國企檔案的保密性有一個整體的認(rèn)識，進(jìn)而要將這種認(rèn)識傳達(dá)給檔案的使用者們。因此，在國企檔案的使用過程中，為實(shí)現(xiàn)檔案的保密性，從事國企檔案管理工作的人員有必要加強(qiáng)對國企檔案保密工作的宣傳教育，使國企廣大員工能夠真正認(rèn)識到國企檔案保密的重要性，以及檔案泄密會給企業(yè)和國家?guī)碓鯓拥膿p失，只有這樣，才能確保國企檔案在使用過程中的保密性，避免國企檔案當(dāng)中的信息由于使用者的操作不當(dāng)而導(dǎo)致泄密。

1.2 強(qiáng)化檔案使用過程中的監(jiān)督工作

國企檔案利用率的提升，對于國企各項(xiàng)工作內(nèi)容的向前推進(jìn)具有主要意義。但是，在國企檔案使用過程中，如何引導(dǎo)員工規(guī)范使用流程，避免檔案在使用過程中泄密，也是檔案管理人員必須認(rèn)真對待和思考的問題。在檔案的管理過程中，對于有需要使用檔案的人員，檔案管理者應(yīng)當(dāng)行使完整的監(jiān)督權(quán)利，使檔案使用者全程在檔案管理者的監(jiān)督下進(jìn)行檔案信息的閱讀和采集工作，避免檔案涉密內(nèi)容的泄露。要切實(shí)做好國企檔案使用過程中的監(jiān)督工作，檔案管理人員需要具體做好以下幾個方面的工作。首先，要建立完善的國企檔案管理規(guī)范，明確檔案借閱和使用流程，要使使用者從借出到使用，再到歸還的整個過程都受到完整的監(jiān)督，確保整個過程的科學(xué)規(guī)范操作。另外，對于在國企當(dāng)中處在不同級別的員工，其借閱檔案的權(quán)限也是不同的。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)據(jù)此設(shè)定科學(xué)完善的借閱登記，明確檔案保密級別和企業(yè)員工身份的對應(yīng)關(guān)系，使企業(yè)檔案能夠得到安全的借閱，確保檔案在使用過程中不損壞、不泄密，不遺失。國企檔案管理人員也要按照實(shí)際情況，不斷調(diào)整檔案使用的規(guī)章制度，使其更加科學(xué)合理，在確保檔案使用過程中的保密性之外，能夠方便其為員工各項(xiàng)工作提供便捷的服務(wù)。其次，檔案管理者在檔案借出之前，要對借閱檔案的人員動機(jī)進(jìn)行詳細(xì)的分析，明確其借閱檔案的用途和使用范圍，避免其將檔案信息另作他用，確保國企檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展服務(wù)，避免因使用不當(dāng)和監(jiān)督不到位而造成的信息泄密。

2 做好國企檔案管理過程中的保密工作

2.1 完善涉密檔案的管理制度

涉密檔案在國有企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中是重點(diǎn)管理內(nèi)容，因此，針對涉密檔案，檔案管理者應(yīng)當(dāng)按照實(shí)際情況制定科學(xué)合理的涉密檔案管理制度，專門明確涉密檔案如何管理，以強(qiáng)化檔案管理者的安全防范意識，以及檔案借閱人員在使用過程中的警惕性。對此，檔案管理人員可以按照實(shí)際情況，制定符合企業(yè)借閱和使用實(shí)際的涉密信息檔案管理制度，例如：《涉密檔案流轉(zhuǎn)制度》、《涉密檔案借閱制度》、《涉密檔案歸還制度》、《涉密檔案管理人員工作職責(zé)》、《涉密檔案借閱人員義務(wù)》、《涉密檔案丟失應(yīng)急預(yù)案》等相關(guān)制度，使涉密檔案從管理到借閱，到歸還都有章可循，有法可依。一旦出現(xiàn)涉密信息泄露，或者涉密檔案丟失事件時，能夠按照預(yù)定的應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行快速有效的處置，將損失控制在最小范圍內(nèi)。

2.2 做好檔案庫房的保密工作

庫房是國企檔案管理的主要載體，要做好國企檔案的管理工作，庫房的建設(shè)是一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容。首先，庫房在建設(shè)之初應(yīng)當(dāng)做到綜合考慮，做長遠(yuǎn)打算。庫房的使用面積應(yīng)當(dāng)考慮到未來企業(yè)檔案逐漸增多，庫房容量有擴(kuò)建的余地，便于檔案能夠在充足的空間內(nèi)進(jìn)行歸納和分類，使涉密檔案和普通檔案能夠得到分類管理，認(rèn)真對待。此外，檔案屬于重要企業(yè)的重要信息內(nèi)容，但是，由于其材質(zhì)屬性，極易受到周圍空氣濕度和溫度，以及突發(fā)情況諸如火災(zāi)等的破壞。因此，為保障國企檔案涉密信息的安全性，庫房在建設(shè)過程中要同時配備空調(diào)、濕度計、沒貨裝置等安全設(shè)備，確保遇突發(fā)情況時能夠做到萬無一失。此外，為確保庫房內(nèi)涉密檔案的安全性，庫房應(yīng)當(dāng)在硬件安全設(shè)施上未雨綢繆，防止由于盜竊等因素，使檔案內(nèi)容泄露。例如，可以為庫房安裝質(zhì)量上乘的防盜門窗，在重要位置安裝攝像頭以及報警裝置，防止檔案失竊。

2.3 嚴(yán)格管控涉密檔案的電子掃描

隨著無紙化辦公模式的推廣，其便捷性和高效率都為企業(yè)節(jié)約了大量的時間成本和人力物力成本，因此，很多企業(yè)在檔案管理當(dāng)中開始對國企的舊檔案進(jìn)行電子掃描，便于管理和查詢。這種無紙化的檔案管理模式有著明顯得優(yōu)勢，其不僅能夠縮短檔案的查詢時間，便于檔案管理人員管理，而且還能夠大大縮減檔案庫房餓占地面積，使檔案管理依靠幾臺計算機(jī)就能夠輕松操作。但是，凡事都有利弊，在享受科技帶來的便捷服務(wù)的同時，也應(yīng)當(dāng)注意到檔案的電子化掃描帶來的潛在風(fēng)險。首先，涉及到企業(yè)和國家機(jī)密的檔案，不能給進(jìn)行電子掃描，如果由于特殊情況必須進(jìn)行掃描的，國企應(yīng)當(dāng)安排專人操作，并有專人監(jiān)督整個電子掃描過程，確保檔案掃描過程的安全性。此外，即使能夠保證涉密檔案在整個掃描過程中的安全性，其在存儲過程中的安全性也無法因此得到保障。在保存涉密電子檔案當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)配備專門的安全電腦，且該類計算機(jī)要嚴(yán)禁上網(wǎng)，確保涉密信息的安全性。

2.4 重視檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多企業(yè)在檔案管理當(dāng)中都開始引入電子檔案管理系統(tǒng)。這種系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是能夠?qū)n案進(jìn)行全面系統(tǒng)的管理，在管理過程中還能，如果有借閱檔案信息的人員，可以在最短的時間內(nèi)進(jìn)行檔案調(diào)閱。這套系統(tǒng)對于國企檔案管理水平及檔案借閱效率的提升具有重要作用。但是，檔案信息電子化之后，檔案信息的安全性也是亟待解決的問題。首先，應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)的安全保護(hù)規(guī)范，對國企檔案信息系統(tǒng)采取相應(yīng)的保護(hù)措施。其次，國企內(nèi)檔案信息管理系統(tǒng)不能夠連接互聯(lián)網(wǎng)，為方便信息傳閱，可連接企業(yè)內(nèi)網(wǎng)。最后，國企檔案信息安全系統(tǒng)建設(shè)完畢外，需要定期邀請有資質(zhì)的檢測機(jī)構(gòu)對檔案管理信息系統(tǒng)的安全等級進(jìn)行檢測，確保該系統(tǒng)的安全性。

3 結(jié)語

國企檔案管理的保密工作是企業(yè)必須面對的問題，企業(yè)必須依據(jù)實(shí)際情況，層層把關(guān)、層層落實(shí)，抓好涉密檔案的管理工作。此外，國企檔案管理工作還要結(jié)合技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用進(jìn)行調(diào)整，確保涉密檔案在新的檔案管理模式下依舊能夠保障其安全性。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

田東紅（1980-），女，甘肅張掖人，新疆天業(yè)（集團(tuán)）有限公司黨委辦公室，館員，大學(xué)本科學(xué)歷，研究方向：檔案管理。