檔案服務(wù)優(yōu)化的反思與構(gòu)想

摘 要：伴隨著檔案服務(wù)環(huán)境的變遷以及現(xiàn)代檔案管理學(xué)理論的不斷更新與豐富，檔案局檔案服務(wù)模式需要進行革新，以不斷適應(yīng)檔案管理發(fā)展趨勢以及社會發(fā)展規(guī)律。同時，科技條件和物質(zhì)條件的改善催生了許多先進的信息化設(shè)備，這些信息化設(shè)備能有效優(yōu)化檔案服務(wù)模式，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新思維?，F(xiàn)階段，檔案服務(wù)應(yīng)當(dāng)朝著體系化、規(guī)范化和科學(xué)化的方向發(fā)展，服務(wù)領(lǐng)域、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式都應(yīng)當(dāng)有所拓展。因此，有必要以現(xiàn)代檔案管理理論為基礎(chǔ)，檢視并反思現(xiàn)階段檔案局檔案服務(wù)工作。

關(guān)鍵詞：人才；檔案服務(wù)；信息技術(shù)；培訓(xùn)體系；規(guī)范化

現(xiàn)代檔案學(xué)的迅猛發(fā)展意味著檔案服務(wù)工作需要不斷改進和創(chuàng)新，一旦檔案服務(wù)工作中的許多內(nèi)容與社會發(fā)展態(tài)勢脫軌，則會影響到檔案服務(wù)工作成效。如何以提升服務(wù)效能為目的，以標(biāo)準(zhǔn)化管理為手段來改進檔案服務(wù)模式是現(xiàn)階段檔案學(xué)界的重大課題?，F(xiàn)階段檔案局檔案工作中存在一些共性問題需要加以研究并解決，需要檔案管理人員找出工作規(guī)律并分析工作發(fā)展趨勢。除此之外，信息技術(shù)與檔案服務(wù)工作高度融合并帶來機遇的同時，檔案服務(wù)工作也面臨著突破的困境。因此，從理論上對這一領(lǐng)域展開探討具有積極的現(xiàn)實意義，也符合檔案學(xué)界的研究方向。筆者緊盯這些共性問題，設(shè)計幾條可供參考的路徑供實務(wù)工作界借鑒，希望能夠幫助實務(wù)工作者打開思路，助益于檔案局檔案服務(wù)工作。

1 檔案服務(wù)工作概括

檔案服務(wù)工作是檔案管理利用體系中最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，檔案服務(wù)工作直接關(guān)系到檔案信息價值能否被有效挖掘，直接關(guān)系到整個檔案系統(tǒng)的建設(shè)[1]。所謂檔案服務(wù)工作就是指運用相關(guān)檔案資源、掌控檔案中的各項信息，為社會經(jīng)濟建設(shè)和社會建設(shè)提供服務(wù)，滿足不同主體的信息需求。檔案服務(wù)工作是一個動態(tài)性的過程，其會隨著社會環(huán)境的變遷以及科技的發(fā)展而相應(yīng)變化，會在一定時期內(nèi)影響整個檔案管理系統(tǒng)。

現(xiàn)階段檔案服務(wù)工作需遵循下列原則：第一，平等原則。隨著信息資源在社會中的價值增大，社會公眾利用信息資源的意識不斷加強，各個主體基于自身利益需求都迫切想要了解某些檔案信息。在法律法規(guī)框架下，除了涉密檔案和涉及隱私的檔案以外，與需求主體有切身利益的檔案信息，在需求主體進行查詢時應(yīng)當(dāng)向該主體提供。服務(wù)平等原則要求用戶身份的平等，不論是專家、官員還是社會公眾，依法依規(guī)按照程序查詢檔案時，檔案管理部門都應(yīng)當(dāng)予以提供，否則就會有損檔案管理部門的公信力。第二，系統(tǒng)性原則。檔案服務(wù)工作并不單單就是檔案查詢工作，還應(yīng)當(dāng)包括檔案主動利用、主動收集等工作。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案服務(wù)工作還可能包含檔案共享工作，這是檔案服務(wù)工作發(fā)展趨勢所決定的。第三，可操作性原則。檔案服務(wù)工作要面向社會工作，相關(guān)的檔案查詢系統(tǒng)和利用系統(tǒng)要簡單實用，應(yīng)當(dāng)具有可操作性。簡而言之，就是檔案管理部門提供的服務(wù)系統(tǒng)、利用方式和檢索涉及應(yīng)當(dāng)符合社會大多數(shù)公眾的習(xí)慣。第四，用戶導(dǎo)向原則。檔案管理部門在開展服務(wù)工作時應(yīng)當(dāng)廣泛聽取社會各界的意見，根據(jù)反饋情況及時調(diào)整服務(wù)工作的方向，做好與需求主體的雙向溝通，提升檔案服務(wù)效能。

2 檔案服務(wù)工作應(yīng)當(dāng)避免的問題

2.1 避免與信息技術(shù)脫軌

信息技術(shù)與檔案行業(yè)融合速度加快是該行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，檔案管理部門只有迎合這種發(fā)展趨勢，才能使自己保持競爭優(yōu)勢，才能更加規(guī)范、高效和科學(xué)的提供檔案服務(wù)?，F(xiàn)階段，部分地區(qū)檔案管理部門存在信息化建設(shè)滯后、信息化技術(shù)運用率不高以及信息技術(shù)運用能力欠缺的困境。例如，單純的將信息化管理等同于計算機管理，只是在計算機上對電子檔案進行操作，忽視了對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理。又如，缺乏與其他檔案部門的溝通協(xié)調(diào)，檔案共享意識匱乏，不能運用信息集成技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)打造信息共享平臺，花費大量人力、物力和財力的同時卻并沒有實現(xiàn)資源利用效率的最大化[2]。又如，沒有充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的作用，檔案沒有分批次的集中進行處理，在檢索和利用檔案時仍然需要人工操作。

2.2 避免人才的匱乏

無論檔案服務(wù)模式多么優(yōu)良和先進，最終都需要相應(yīng)的員工來實施相應(yīng)的工作計劃。檔案需求日益拓展，信息技術(shù)發(fā)展迅猛都對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高層次的要求?，F(xiàn)階段，部分單位的培訓(xùn)體系與檔案管理人員依然存在著不協(xié)調(diào)和矛盾的現(xiàn)象。例如，有些單位只是單純的聘請培訓(xùn)人員對檔案管理人員進行office等最基礎(chǔ)的培訓(xùn)，忽略了在數(shù)據(jù)集成處理、數(shù)據(jù)共享庫建設(shè)以及云儲存技術(shù)等方面的培訓(xùn)。又如，有些單位過于注重理論培訓(xùn)，安排工作人員到高校進修現(xiàn)代檔案管理學(xué)知識，忽視了在信息技術(shù)方面的培訓(xùn)。總而言之，人才綜合能力不僅與其之前文化背景有關(guān)，而且與后期的單位培訓(xùn)工作息息相關(guān)，培訓(xùn)體系欠缺科學(xué)性勢必導(dǎo)致人才的匱乏，勢必會直接影響到各個工作的運行。

3 檔案服務(wù)工作的優(yōu)化路徑

3.1 加強信息化建設(shè)

信息時代不斷發(fā)展進步，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)牢牢抓住信息技術(shù)這一有力抓手，利用這一抓手搞好檔案服務(wù)。一方面，創(chuàng)新檔案服務(wù)模式。單位可以開通相應(yīng)的微博和微信公眾號，拓寬檔案服務(wù)的寬度和維度。微信公眾號可以與本單位的檔案查詢系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，用戶能夠通過登錄微信公眾號直接查詢到相應(yīng)的檔案。微博則用來宣傳檔案知識和向社會公眾發(fā)放調(diào)查問卷，了解社會公眾的意見[3]。另一方面，提升檔案共享程度。單位有必要打通與其他檔案服務(wù)部門和機構(gòu)的溝通渠道和信息交流渠道，為社會公眾提供更便捷的服務(wù)。例如，通過檔案共享平臺查詢某一檔案所在的單位并告知社會公眾，提升檔案管理部門的公信力，樹立單位良好形象。

3.2 打造蘭臺鐵軍

現(xiàn)代檔案管理人才應(yīng)當(dāng)掌握相應(yīng)的信息技術(shù)，應(yīng)當(dāng)具有良好的分析并處理問題能力，應(yīng)當(dāng)具備良好的管理能力和道德素養(yǎng)。一方面，單位要從針對性、規(guī)范性和針對性的角度出發(fā)，建立健全培訓(xùn)體系。筆者認(rèn)為單位要通過調(diào)查問卷，并結(jié)合本單位工作實際，了解現(xiàn)階段工作人員的知識體系在哪方面存在薄弱之處，進而有針對的設(shè)置培訓(xùn)計劃，做到有的放矢。總體而言，應(yīng)當(dāng)圍繞檔案安全、檔案規(guī)范、信息技術(shù)運用和現(xiàn)代檔案管理理論等幾個層面開展培訓(xùn)工作，優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)。另一方面，要搭建經(jīng)驗交流平臺，通過組織培訓(xùn)會、交流會和論壇的方式，加強本單位檔案管理人員與其他單位檔案管理人員的交流，各自交流管理經(jīng)驗和服務(wù)經(jīng)驗，實現(xiàn)雙方互利共贏。同時，單位也要注重培養(yǎng)工作人員服務(wù)意識、責(zé)任意識和創(chuàng)新意識，培養(yǎng)一批熱愛檔案事業(yè)、責(zé)任心極強和創(chuàng)新能力較高的專業(yè)人才隊伍。

4 結(jié)語

信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)爆炸式增長趨勢的環(huán)境下，未來檔案服務(wù)工作在社會體系和經(jīng)濟體系中所占據(jù)的地位會愈發(fā)的重要，這是信息時代和知識經(jīng)濟時代發(fā)展的必然趨勢。作為檔案服務(wù)工作的具體實施人員，我們必須要用新思想和創(chuàng)新意識武裝頭腦，使檔案服務(wù)模式有所創(chuàng)新的同時，創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟效益和社會效益，體現(xiàn)自己的職業(yè)價值和人身價值。筆者撰寫本文的目的不僅僅在于理論研究，也希望有更多的人員參與到這一領(lǐng)域研究當(dāng)中，為檔案服務(wù)工作提供更多的理論借鑒和理論參考。相信在檔案學(xué)界和實務(wù)部門的努力下，檔案服務(wù)工作會呈現(xiàn)出嶄新的面貌，服務(wù)效能會顯著提升。

參考文獻(xiàn)

[1]江佩瓊.互聯(lián)網(wǎng)+檔案新業(yè)態(tài)的服務(wù)方式創(chuàng)新[J].蘭臺內(nèi)外，2018（04）：15-16.

[2]景勤娟.多元化需求背景下的大數(shù)據(jù)檔案服務(wù)模式創(chuàng)新[J].山西檔案，2018（05）：62-64.

[3]閻爽.從合作的角度探究檔案信息資源開發(fā)途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（15）：37+44.

作者簡介

叢國華，女，黑龍江省海倫市，本科，業(yè)于黑龍江省委黨校，副研究館員，研究方向：檔案管理。