淺談網絡化背景下提高企業(yè)文書檔案管理的策略

潘慧冬

摘 要：企業(yè)文書檔案是企業(yè)在行政管理事務活動中產生的具有歸檔價值的各種形式的文件材料。企業(yè)文書檔案管理工作是企業(yè)檔案管理的一項基礎性工作，在企業(yè)組織建設、規(guī)范企業(yè)事務管理、發(fā)揮憑證作用等方面起著重要的作用。隨著社會的不斷發(fā)展更新，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作已不能滿足現代化的企業(yè)發(fā)展需求。因此，我們要應時代之需，通過網絡信息管理技術，不斷提高文書檔案管理的效率和質量，為企業(yè)的發(fā)展決策提供有力的支持。本文通過網絡化背景下企業(yè)文書檔案管理存在問題入手，并針對其提出了幾點策略。

關鍵詞：網絡化；企業(yè)；文書檔案管理；問題；策略

就目前來看，一些企業(yè)檔案管理部門的信息化程度仍然不高，檔案中所蘊藏的大量珍貴潛在資源并沒有得到及時充分的開發(fā)與利用。這就需要針對企業(yè)檔案管理中出現的問題制定合理的改善措施，有效發(fā)揮企業(yè)文書檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用。對于企業(yè)中文書檔案來說，要充分利用網絡化技術進行文書檔案管理，使得文書檔案管理水平得到提升，更好地輔助企業(yè)各項工作的開展。

1 網絡化背景下企業(yè)文書檔案管理存在的問題

1.1 企業(yè)檔案管理信息化滯后

在企業(yè)中，領導往往將重心放在企業(yè)生產經營發(fā)展上，對檔案管理的重要性缺乏認識，認為文書檔案工作不重要，就是收集和整理下資料，再建個目錄，把文書檔案管理工作想象的比較簡單，加之文書檔案工作不能產生直接的經濟效益，對其投入很難在短時間內見效果。只要求做好保存工作即可。由于領導的不重視，限制了企業(yè)檔案信息化的發(fā)展，必然導致企業(yè)文書檔案管理工作落后，難以適應信息化時代的發(fā)展。

1.2 檔案人員的素質難以滿足信息化時代文書檔案管理的要求

文書檔案管理對人員的技術要求較高，尤其是在信息化背景下，文書檔案管理工作要求管理人員不但需要具備文書檔案管理的基礎素質，同時也要具備必要的計算機技術和網絡應用技術，然而，一些企業(yè)檔案管理崗位所配置的人員能力參差不齊，一些管理員甚至無法熟練地使用基本的辦公軟件，更不會操作相關的文書檔案管理軟件，難以滿足信息化時代文書檔案管理的要求。

1.3 文書檔案管理規(guī)范程度不利于檔案信息化管理

在知識和信息急速變化發(fā)展的今天，文書檔案管理的重要性日益凸顯，有些企業(yè)文書檔案整理不規(guī)范，加上一些管理人員工作態(tài)度不認真，使得文書檔案管理出現編碼錯誤、組卷混亂、目錄缺失等問題，不但影響文書檔案管理效率，也給文書檔案信息化建設帶來很多問題。

2 網絡化背景下提高企業(yè)文書檔案管理的策略

2.1 完善檔案制度并提高網絡化管理意識

文書檔案是企業(yè)的真實記錄，是企業(yè)進行規(guī)劃、決策過程中進行參考借鑒、利用的重要依據，文書檔案員要積極爭取企業(yè)領導的支持和重視，把文書檔案工作作為企業(yè)管理的一項重要任務來抓，在建章立制、依法治檔、檔案軟硬件設施方面實現齊抓共管。企業(yè)在開展信息化工作建設的同時，要統(tǒng)籌考慮文書檔案信息化建設工作，做到同計劃、同部署，同實施。此外，在信息飛速發(fā)展的今天，檔案管理更加專業(yè)化和職業(yè)化，檔案管理模式從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數字化、網絡化、社會化。電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應用，不但可以為用戶提供完整的電子檔案管理和網絡查詢功能，也可以與本單位的OA辦公自動化或者與MIS信息系統(tǒng)相結合，形成更加完善的現代化信息管理網絡。電子檔案管理系統(tǒng)的應用已成為單位加強檔案管理信息化管理的關鍵。由于一些單位領導的不重視不支持，電子檔案管理系統(tǒng)的應用還沒有得到普及，檔案人員應結合檔案發(fā)展的現狀和實際需要，積極向領導宣貫相關政策和要求，爭取領導的支持，爭取盡快早日啟動電子檔案管理系統(tǒng)化建設。

2.2 提高文書檔案人員的素質

針對當前企業(yè)文書檔案管理人員專業(yè)素質不高的狀況，今后的工作中應當著力提升其專業(yè)素質，使其適應當前的管理形勢，滿足管理要求。首先，應當引進一批具有文書管理、檔案管理專業(yè)教育背景的人員充實現有的文書檔案管理人員隊伍，提高人員隊伍的整體水平，尤其是一些重要的文件資料，必須交由這些受過專業(yè)教育、具備專業(yè)素質的人員處理。二是加強對文書檔案管理人員的在職培訓，通過參加培訓班和自學的方式進行系統(tǒng)地學習檔案專業(yè)知識，及時吸收、掌握檔案學新理論、新方法、新觀念，并將學到的理論知識運用到實踐中去，進一步提高業(yè)務水平。最后還需要熟練操作計算機，懂得規(guī)范準確地使用檔案軟件，要具有創(chuàng)新意識，跟上現代化的歩伐。要不斷學習新技術、新方法、掌握新的技巧，善于用現代科學管理手段來管理檔案。

2.3 完善企業(yè)文書檔案管理機構并對文書檔案實施規(guī)范化管理

企業(yè)應該建立專門的文書檔案管理機構，明確機構的上級管理部門，并制定明確的規(guī)章制度來明確結構權利及義務，防止與其他部門在權責問題上發(fā)生混亂和糾紛。機構負責人應該在內部劃分資料搜集、整理、歸類、存放、審核、調用監(jiān)管等工作組，為各級管理人員規(guī)定權責，將具體職責落實到每個人、每個環(huán)節(jié)，提高文書檔案管理機構的專業(yè)性和嚴謹性，健全其職權行使和責任承擔的監(jiān)管機制。除此之外，企業(yè)建立文書檔案管理機構時，還應保證企業(yè)工作人員能夠將自身注意力放到文書檔案管理當中，同時考慮網絡化技術在企業(yè)文書檔案管理機構建設中的作用效果，并按照企業(yè)文書檔案管理要求創(chuàng)建更為合理網絡化檔案管理模式。如果在企業(yè)文書檔案管理時出現問題，還需要相關人員能夠根據自身責任全線找到文書檔案管理過程中出現問題的原因，并結合網絡化管理模式對文書檔案管理中出現的問題實施優(yōu)化改善。在提升企業(yè)文書檔案管理水平的同時，彰顯網絡化檔案管理機構的實際作用效果。從檔案管理人員的角度出發(fā)，還需要強化其服務意識，提高服務水平，要順應時代要求，以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿。

另外，將建立健全電子檔案管理制度作為信息化管理工作的基本準則，將電子檔案歸檔、整理、保管等制度納入到企業(yè)工作標準。將責任追究制引入檔案管理的全過程，對一些歸檔不及時、質量不符合要求的單位和部門給予嚴格的考核，推動文書檔案管理工作向著標準化、規(guī)范化、精細化方向發(fā)展。

3 結語

綜上所述，了解到網絡化時代的發(fā)展對企業(yè)文書檔案管理有著深遠的影響。為此，在企業(yè)文書檔案管理的過程中必須在其中應用網絡化模式，改善企業(yè)文書檔案管理現狀，使得文書檔案在企業(yè)中的作用效果得以彰顯。對于企業(yè)文書檔案管理中出現的問題來說，就應在網絡化模式支持下解決相應問題。提升企業(yè)文書檔案管理水平，促使企業(yè)向著更加合理的方向發(fā)展。

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