數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用與發(fā)展趨向分析

王阿帆

摘 要：隨著信息云時(shí)代的來(lái)臨，紙質(zhì)檔案已經(jīng)完全不能滿(mǎn)足現(xiàn)代科技發(fā)展的需求，數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)今世界檔案管理的必然。“數(shù)字化檔案管理”的關(guān)鍵首先是信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字，也就是信息的數(shù)字化，什么是數(shù)字化，指將用紙張、磁帶、錄像帶為存儲(chǔ)介質(zhì)的以前的資料，通過(guò)現(xiàn)代化的技術(shù)手段轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代的存儲(chǔ)文件即數(shù)字文件，再利用現(xiàn)代數(shù)字存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲(chǔ)于大規(guī)模數(shù)據(jù)庫(kù)中及各種大容量存儲(chǔ)介質(zhì)上，通過(guò)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的查詢(xún)技術(shù)迅速檢索，可以發(fā)布到各種數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理。本文在此基礎(chǔ)上主要研究了數(shù)字化檔案管理的有關(guān)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理；應(yīng)用；發(fā)展趨向

1 高職檔案數(shù)字化管理的具體含義

據(jù)調(diào)查可知，檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、OCR技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)的不斷發(fā)展而衍生的一種新型檔案信息形態(tài)，能夠把各種各樣載體的高職檔案資源巧妙轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，存儲(chǔ)方式呈現(xiàn)數(shù)字化趨勢(shì)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化的形式將諸多檔案信息進(jìn)行連接，進(jìn)而結(jié)合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)統(tǒng)一進(jìn)行管理，形成一個(gè)有結(jié)構(gòu)性、有序性的高職院校檔案信息庫(kù)，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，推動(dòng)高職的進(jìn)一步發(fā)展。顯而易見(jiàn)，改制檔案管理數(shù)字化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢(shì)，能夠緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，順應(yīng)時(shí)代潮流，高職檔案是一種原生資源，其重要程度不言而喻。

2 高職數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)設(shè)計(jì)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)需要考慮數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)和教學(xué)的行為特征。其中數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)性特征反映的是教學(xué)各部門(mén)之間的靜態(tài)聯(lián)系。數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)需要對(duì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，決定數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)的內(nèi)容。教學(xué)的行為特征與數(shù)據(jù)庫(kù)中所包含信息的連接有關(guān)，它包含了系統(tǒng)的功能和應(yīng)用。一般教學(xué)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)可以分為以下幾類(lèi)：第一，描述檔案的基本信息數(shù)據(jù)。一份文件被接收后，用來(lái)描述該文件的基本情況的信息被視為描述檔案的基本信息數(shù)據(jù)。包括文件號(hào)生成時(shí)間，標(biāo)題等數(shù)據(jù)。第二，文件被分發(fā)的數(shù)據(jù)。學(xué)校的許多文件是用于教學(xué)的，檔案管理部門(mén)需要根據(jù)文件上的要求，將資料分發(fā)到不同的部門(mén)單位，包括文件號(hào)，頒發(fā)單位，分發(fā)份數(shù)等數(shù)據(jù)。第三，描述檔案情況的數(shù)據(jù)。同一類(lèi)型的檔案在同一目錄當(dāng)中，就會(huì)產(chǎn)生許多相關(guān)的文件。描述案件情況的數(shù)據(jù)，包括案卷號(hào)、題名、卷內(nèi)文件的份數(shù)。第四，描述檔案借閱的數(shù)據(jù)。當(dāng)文件被借閱時(shí)，就會(huì)產(chǎn)生相關(guān)的數(shù)據(jù)，包括文件號(hào)、借閱時(shí)間、借閱人信息等數(shù)據(jù)。第五，描述電子文件的數(shù)據(jù)。當(dāng)一份紙質(zhì)的檔案被掃描后，形成多份電子文檔在數(shù)據(jù)庫(kù)中，這份紙質(zhì)文檔是一條記錄，描述電子文件的數(shù)據(jù)作用，就是將這條記錄對(duì)應(yīng)的多份電子文件連接起來(lái)，描述電子文件的數(shù)據(jù)包括文件號(hào)，電子文件名，電子文件，存放路徑等數(shù)據(jù)。

3 數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用

截至目前，檔案管理涉及到的各項(xiàng)措施正在實(shí)現(xiàn)全面創(chuàng)新。但從整體來(lái)看，檔案管理仍然欠缺完善性，與之相應(yīng)的各項(xiàng)機(jī)制也并沒(méi)有真正達(dá)到健全。究其根源，就在于很多高職院校并沒(méi)有把數(shù)字化運(yùn)用于檔案收集、檔案存儲(chǔ)以及檔案查閱等各個(gè)環(huán)節(jié)中。因此為了改進(jìn)現(xiàn)狀，針對(duì)檔案管理有必要推廣數(shù)字化，具體而言涉及到如下措施：

3.1 完善數(shù)字化平臺(tái)基礎(chǔ)建設(shè)

數(shù)字化運(yùn)用于現(xiàn)階段的檔案管理，此項(xiàng)舉措不能缺少數(shù)字化平臺(tái)作為支撐。這是由于，數(shù)字化平臺(tái)能夠密切連接各個(gè)流程，確保各方在相互配合的前提下做好多層次的檔案管理。作為管理人員來(lái)講，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用數(shù)字化的手段來(lái)收集實(shí)時(shí)性的檔案信息，確保各項(xiàng)信息的精準(zhǔn)性，避免某些檔案信息出現(xiàn)失真。同時(shí)，針對(duì)信息歸檔以及檔案存儲(chǔ)等關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)也要推廣數(shù)字化，運(yùn)用多樣化的手段來(lái)提供精確度更高的檔案信息，輔助高職院校的各項(xiàng)決策。

3.2 檔案信息安全認(rèn)證

檔案管理數(shù)字化是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)建設(shè)的平臺(tái)，而網(wǎng)絡(luò)作為一個(gè)開(kāi)放性空間，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也頻頻出現(xiàn)。如果校內(nèi)核心數(shù)據(jù)被竊取，對(duì)學(xué)校有著很大的影響。這就需要保證信息安全性，設(shè)置信息安全認(rèn)證。信息安全包括核心數(shù)據(jù)保密、訪問(wèn)身份認(rèn)證、保證數(shù)據(jù)完整等幾大內(nèi)容。其中，雖然部分檔案可對(duì)外公開(kāi)，但是部分核心數(shù)據(jù)必須要做到保密和細(xì)致，要求這些數(shù)據(jù)文件不可被不法分子非法獲取，如果無(wú)法保證信息數(shù)據(jù)的安全性，那么檔案信息安全也就無(wú)從談起。不同檔案管理系統(tǒng)采用不同的解決方案，通常是應(yīng)用防火墻阻攔病毒侵入、數(shù)字加密技術(shù)提高信息傳遞安全性、病毒查殺技術(shù)檢測(cè)病毒、容災(zāi)技術(shù)備份信息、身份認(rèn)證技術(shù)限制訪問(wèn)等，這些技術(shù)都可以在很大程度上保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。

3.3 建立強(qiáng)大的檔案信息化管理人才隊(duì)伍

第一，高職院校應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)相關(guān)的檔案管理類(lèi)人才。尤其是對(duì)于一些對(duì)檔案管理有清楚的理論和實(shí)踐操作能力，對(duì)于信息的處理非常敏感且快速的綜合性人才，一定要加快引進(jìn)的速度，從而在一定程度上建立起強(qiáng)大的檔案信息化管理人才隊(duì)伍。第二，加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的培訓(xùn)力度。高職院校應(yīng)當(dāng)定期對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行相關(guān)信息化建設(shè)的培訓(xùn)，開(kāi)展有針對(duì)性的操作技能培訓(xùn)，幫助相關(guān)管理者能夠迅速掌握最新的消息和技術(shù)技能，對(duì)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，從而不斷適應(yīng)社會(huì)信息技術(shù)的發(fā)展。第三，建立健全績(jī)效考核制度，直接與員工的薪資報(bào)酬掛鉤。對(duì)檔案管理而言，績(jī)效考核的重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)集中在檔案管理的創(chuàng)新和信息化建設(shè)的開(kāi)展進(jìn)度上，對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行考察、評(píng)估。同時(shí)，結(jié)合當(dāng)前的檔案管理規(guī)范和高職院校行政管理要求，制定出完善的考核制度和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其行為進(jìn)行量化，并且將考核成績(jī)作為晉升和職稱(chēng)評(píng)定的依據(jù)。

4 數(shù)字化檔案的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)

4.1 朝著市場(chǎng)化、信息化等方向發(fā)展

通過(guò)對(duì)數(shù)字化檔案的利用現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)日后互聯(lián)網(wǎng)化、信息化為數(shù)字檔案化的主要發(fā)展方向。只有對(duì)其進(jìn)行全面解釋?zhuān)拍鼙ＷC數(shù)字化檔案管理的應(yīng)用做到有的放矢，并持續(xù)提升數(shù)字化檔案應(yīng)用效率。

4.2 朝著資源共享與互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)模式發(fā)展

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化檔案勢(shì)必會(huì)向資源共享與互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)的模式發(fā)展。這主要因?yàn)橹挥谐掷m(xù)利用先進(jìn)技術(shù)，才能擴(kuò)展數(shù)字化檔案的利用范圍，并將其存在的效用充分地發(fā)揮出來(lái)。

4.3 專(zhuān)業(yè)化的非核心工作實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)外包

檔案管理當(dāng)中一些與檔案核心內(nèi)容無(wú)關(guān)，又需要專(zhuān)門(mén)技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù)運(yùn)行的的外圍工作可以將其交給具備相應(yīng)運(yùn)營(yíng)資質(zhì)和能力的服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行完成，這樣既能有效提高高職院校數(shù)字化檔案的管理，增強(qiáng)管理質(zhì)量，又可以有效降低學(xué)校的成本支出，減少一些專(zhuān)業(yè)化問(wèn)題對(duì)檔案系統(tǒng)減少的影響。這些工作具體包含數(shù)字化檔案網(wǎng)站的建立，軟硬件的維護(hù)管理，管理平臺(tái)的研發(fā)，檔案管理系統(tǒng)各個(gè)模塊功能的整合等。

4.4 創(chuàng)設(shè)快速服務(wù)和高效使用檔案管理平臺(tái)

高職院校的檔案中有許多信息具有很強(qiáng)的應(yīng)用價(jià)值。如果僅僅將檔案收集封存就讓這些信息的價(jià)值失去作用。因此在以后的數(shù)字化檔案當(dāng)中還需要注重檔案利用平臺(tái)的建設(shè)，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。因此在以后高職院校的數(shù)字化檔案管理中應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)和信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案使用信息化平臺(tái)的建設(shè)，方便學(xué)校師生對(duì)檔案的使用。教師和學(xué)生通過(guò)檔案搜索引擎利用學(xué)校提供的賬號(hào)和密碼，在搜索引擎中輸入相應(yīng)的主題就可以實(shí)現(xiàn)檔案的查找和閱讀，減少因師生查閱檔案的時(shí)間，提高檔案查詢(xún)效率。

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