淺談干部人事檔案數(shù)字化管理

姚瑩

摘 要：本文首先分析了人事檔案數(shù)字化管理的必要性，然后探討了人事檔案數(shù)字化管理中存在的問題，最后就如何更好地推動(dòng)人事檔案的數(shù)字化管理工作提出了幾點(diǎn)自己的見解，以供參考。

關(guān)鍵詞：干部；人事檔案；數(shù)字化管理；問題；措施

干部人事檔案是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全民地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。近年來，中央領(lǐng)導(dǎo)高度重視干部人事檔案工作，多次作出重要批示和指示。要求切實(shí)加強(qiáng)干部人事檔案制度機(jī)制建設(shè)，完善干部檔案任前審核制度，推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化，健全干部人事檔案管理體制。中組部把干部人事檔案作為衡量干部德特別是對(duì)黨忠誠(chéng)與否的重要方面。

1 人事檔案數(shù)字化管理的必要性

1.1 人事檔案數(shù)字化是現(xiàn)代組織人事工作的必然要求

隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的人事管理已不適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，需要用新型的數(shù)字化手段來做好新時(shí)期的組織人事工作。而作為人事管理中一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容——干部人事檔案管理也面臨著挑戰(zhàn)。開展干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，是將人事檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，成為提高工作效率、保護(hù)紙質(zhì)檔案、保障檔案信息安全準(zhǔn)確，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)干部人事檔案工作的必然選擇。

1.2 人事檔案數(shù)字化是干部信息規(guī)范化的必然要求

在日常的干部人事管理工作中，傳統(tǒng)的模式行成了大量的干部人事信息，造成了信息的分散、信息形成流程的不科學(xué)，信息內(nèi)容的不全面，不能滿足單位、部門對(duì)個(gè)體宏觀管理的需要。

1.3 人事檔案數(shù)字化是新時(shí)期組織人事工作的必然要求

對(duì)于提高干部隊(duì)伍素質(zhì)，增強(qiáng)組織人事部門創(chuàng)新能力，更好地服務(wù)于人事工作具有積極的促進(jìn)作用。

1）有利于人事數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化分析。當(dāng)前的干部人事檔案管理主要是收集、整理、歸檔、利用，工作周期長(zhǎng)，檢索查詢慢，缺乏對(duì)整體檔案數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化分析。人事檔案數(shù)字化管理后，可以處理大量數(shù)據(jù)信息，更好地提供干部人事管理過程中全方位的信息。對(duì)于組織人事部門改進(jìn)工作方式，提高工作水平、整合人才資源有著重要意義。

2）有利于檔案資源的利用率。檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理方式都是以館藏的形式存在的，在查閱利用時(shí)，需要找柜子，翻盒子，不僅效率低，而且會(huì)造成原始檔案資料的折舊、破損、涂改，甚至丟失。檔案數(shù)字化管理可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，避免人事檔案在查閱、轉(zhuǎn)遞過程中會(huì)出現(xiàn)的一系列問題。把原先復(fù)雜的工作簡(jiǎn)單化。數(shù)字化不僅能夠?qū)崿F(xiàn)資源的共享，還具有便捷靈活性，既可以有效提高檔案資源的利用率，還可以提高工作效率。

3）有利于人事檔案的持久保護(hù)。紙張檔案有易腐蝕、容易損害的特點(diǎn)，是原始的證據(jù)材料。干部人事檔案所記載的內(nèi)容是和干部個(gè)人成長(zhǎng)發(fā)展息息相關(guān)的各種信息，在職稱評(píng)審、選拔任用、工資晉升、公正等方面都有著重要的憑證作用。如果頻繁翻閱，則會(huì)增加對(duì)檔案的損害率，數(shù)字化管理可以使紙質(zhì)檔案保存得更為完整，充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)共享性、重復(fù)利用性、查找便利性等特點(diǎn)，從而減少紙質(zhì)檔案材料的翻閱次數(shù)，節(jié)省查找時(shí)間，消除檔案篡改等情況，利于人事檔案的長(zhǎng)久保存和利用。

2 人事檔案數(shù)字化管理中存在的問題

2.1 干部人事檔案的利用度不夠

傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢時(shí)，管理員會(huì)有煩瑣、枯燥之感，從而形成一個(gè)比較被動(dòng)的局面，不是主動(dòng)地去服務(wù)。雖然數(shù)字化管理能夠快速、精確的找出所需要的人事檔案信息，但是，目前其有些資源還沒完全的開發(fā)出來，還有利用空間值得挖掘，這在一定程度上對(duì)人事檔案的開發(fā)利用帶來了阻礙。因此在保證信息的安全的前提下，需要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案的開發(fā)力度和深度，最大程度上利用數(shù)字化管理，將干部人事檔案管理的數(shù)字化功能發(fā)揮到最大限度。

2.2 檔案管理有待科學(xué)化、規(guī)范化、信息化

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式大多還是局限于手工操作為主，隨著形勢(shì)的發(fā)展和人事工作對(duì)干部檔案管理工作要求的變化，顯現(xiàn)出它的局限性。因此，必須緊跟人事工作的需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化。在實(shí)際的管理過程中，存在檔案信息錄入的不準(zhǔn)確、更新的不及時(shí)等情況，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)庫內(nèi)的質(zhì)量不高，從而降低了人事檔案管理數(shù)字化的使用效率，難以滿足檔案數(shù)字化管理的需要，以致于檔案管理數(shù)字化程度較低。

2.3 缺乏復(fù)合型檔案管理人員

實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化管理，必須擁有一支掌握數(shù)字化知識(shí)的高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍?？紤]到人事檔案對(duì)保密性要求比較高，如今，既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又精通計(jì)算機(jī)管理，還要政治素養(yǎng)高的復(fù)合型檔案管理人員比較稀缺，成為人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的一大瓶頸因素。由于種種原因，當(dāng)前干部人事檔案管理部門大多是兼職人員，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)的系統(tǒng)培訓(xùn)，嚴(yán)重影響了檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和檔案的利用率。

3 推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理的主要措施

3.1 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案工作不斷發(fā)展

把加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作為組織人事部門的重要任務(wù)，添置必要的信息技術(shù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)干部檔案管理工作由傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，同時(shí)著眼于云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等前沿技術(shù)的使用，為人事檔案管理工作提供技術(shù)支持。

3.2 健全檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，提高檔案管理質(zhì)量

各單位組織人事部門應(yīng)創(chuàng)建一套符合實(shí)際需要的檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制，使干部人事檔案管理工作真正走向效率化的運(yùn)行軌道。結(jié)合人事檔案工作的安全性、保密性強(qiáng)的特點(diǎn)，制定符合各單位實(shí)際的人事紙質(zhì)檔案收集整理、數(shù)字檔案掃描、利用、管理等相關(guān)規(guī)章制度，確保紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案準(zhǔn)確完整規(guī)范、信息更新同步。建立文件檢索、檔案查、借閱審批制度，明確職責(zé)權(quán)限，明確專人負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)送的材料精心審核掃描，通過建章立制加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的監(jiān)督，保證檔案信息安全性、穩(wěn)定性，提高檔案管理質(zhì)量，為數(shù)字檔案的使用提供制度保障。

3.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提供堅(jiān)強(qiáng)人才支撐

檔案管理隊(duì)伍建設(shè)是當(dāng)前干部人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。組織人事部門要嚴(yán)把入口，配齊配強(qiáng)管檔人員并加強(qiáng)黨性教育、紀(jì)律約束和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息安全技術(shù)、檔案收集整理等業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，使管檔人員可以專心做好檔案管理工作。培養(yǎng)出一支嚴(yán)守紀(jì)律、保守秘密、堅(jiān)持原則、精通業(yè)務(wù)的高素質(zhì)人員隊(duì)伍，為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)提供有力的人才支撐。

3.4 加強(qiáng)檔案資源深度開發(fā)，提高檔案信息利用率

干部人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。在保障信息安全的前提下，可以更大范圍地提供所需的檔案信息，深化檔案信息的開發(fā)利用?？梢詫?duì)人員信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)和分析，保證各部門可以隨時(shí)查閱所需檔案資料，滿足日常的信息查詢服務(wù)，切實(shí)提高干部人事檔案的利用率。

提高對(duì)人事檔案數(shù)字化管理的重視，加快設(shè)備與技術(shù)更新，注重人才培養(yǎng)，從而使檔案數(shù)字化管理切實(shí)發(fā)揮作用，更好的做好新時(shí)期的組織人事工作。

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