新時(shí)期檔案信息利用服務(wù)的若干問題探討

謝薇薇

摘 要：在全新的社會發(fā)展時(shí)期，檔案材料的功能被增加，現(xiàn)代檔案不僅僅具有常規(guī)檔案的信息功能，檔案材料還可以發(fā)揮出服務(wù)功能，檔案工作者與擁有者對檔案材料合理使用可以將檔案材料多種價(jià)值均有效地發(fā)揮出來。但是在應(yīng)用檔案材料時(shí)，工作人員常常會遇到一些檔案應(yīng)用問題，這些應(yīng)用問題嚴(yán)重地影響了檔案材料的應(yīng)用體驗(yàn)，使其具有的服務(wù)效果減弱，本文根據(jù)對檔案信息應(yīng)用工作的了解，對其利用方式與服務(wù)方式相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案信息；利用服務(wù)；問題

檔案工作屬于社會性的基礎(chǔ)工作，在對檔案進(jìn)行應(yīng)用時(shí)，管理人員將原有的管理理念積極革新，在管理檔案的同時(shí)，也逐漸將與檔案相關(guān)的其他工作進(jìn)行了改善，逐步完善了與檔案相關(guān)的法律系統(tǒng)，新型的檔案服務(wù)系統(tǒng)也逐漸獲得了社會大眾的認(rèn)同。為了將檔案具有的所有功能都可以有效地發(fā)揮出來，管理人員對利用檔案材料的方法進(jìn)行了重點(diǎn)考察，革新了應(yīng)用檔案的方法，本文根據(jù)對現(xiàn)代化的各類檔案材料的了解，對合理應(yīng)用檔案的方法進(jìn)行分析，確?？梢酝ㄟ^新型利用方法，解決檔案服務(wù)工作中的問題。

1 改變原有的服務(wù)方法

當(dāng)前，檔案館內(nèi)部的局域網(wǎng)建設(shè)水平在不斷的發(fā)展，檔案部門在實(shí)際的工作中需要充分的利用企事業(yè)單位自己的網(wǎng)站去完成網(wǎng)頁制作，同時(shí)組織好網(wǎng)頁上的各項(xiàng)信息，這樣才能使得檔案管理服務(wù)系統(tǒng)能夠和企事業(yè)單位的網(wǎng)站形成良好的互動關(guān)系。實(shí)現(xiàn)了檔案信息的在線檢索，提高了服務(wù)的質(zhì)量和水平。當(dāng)前，國內(nèi)很多單位的檔案館都充分的利用互聯(lián)網(wǎng)來提供線上服務(wù)。同時(shí)它也成為了當(dāng)前檔案利用服務(wù)過程中非常關(guān)鍵的一個形式。檔案工程建設(shè)者一定要以網(wǎng)站為依托，提高檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度，特別是電子文件全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和發(fā)展。在網(wǎng)站上就可以瀏覽和利用檔案信息，從而使得檔案管理工作能夠更加的規(guī)范。

電子檔案逐漸成為檔案管理機(jī)構(gòu)的主要檔案材料，而電子檔案的利用價(jià)值也更高，為了確保電子檔案利用工作的暢通性，可以在檔案館之中建設(shè)相關(guān)數(shù)據(jù)庫來實(shí)現(xiàn)對檔案材料的集中管理，在管理的同時(shí)，將多種類型的檔案整合起來，減低利用難度。

2 完善檔案服務(wù)平臺的建設(shè)工作

在檔案管理當(dāng)中，基礎(chǔ)建設(shè)和服務(wù)平臺的創(chuàng)建可以十分顯著的提高檔案服務(wù)工作的質(zhì)量。首先在實(shí)際的工作中，我們一定要采取有效的措施不斷的增強(qiáng)檔案收集和整理的質(zhì)量和水平，對信息化創(chuàng)建加以改進(jìn)，這也成為了保證檔案利用和服務(wù)質(zhì)量的一個十分關(guān)鍵的前提條件。在新時(shí)期的建設(shè)和發(fā)展當(dāng)中，不斷的提升檔案管理和利用的效率，完善檔案服務(wù)的質(zhì)量及功能是人們非常關(guān)注的一項(xiàng)內(nèi)容，同時(shí)其也成為了當(dāng)前檔案館當(dāng)中所存在的一個非常常見的問題。在工作中，我們要重視檔案的收集工作，將擴(kuò)大檔案資源當(dāng)成一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，這也成為了保證工作質(zhì)量的一個前提條件，當(dāng)前的檔案館發(fā)展當(dāng)中，文書檔案的數(shù)量要比技術(shù)和經(jīng)濟(jì)檔案多很多，此外歷史文件要比現(xiàn)行文件多很多，所以我們要對這些資源進(jìn)行全面的整合，將檔案內(nèi)容充分的融入到新技術(shù)領(lǐng)域當(dāng)中。

其次是在工作的過程中，我們一定要更加積極的去建立檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的平臺，從而能夠?yàn)楣ぷ魅藛T開展在線收集和整理檔案創(chuàng)造更好的條件，借助對圖書館目錄的數(shù)字化建設(shè)，在這一過程中，我們還要積極的建立科學(xué)的查詢系統(tǒng)和全方位的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)是現(xiàn)代電子檔案信息服務(wù)模式的一個非常重要的基礎(chǔ)。

再次是要不斷的提升管理人員自身的職業(yè)素質(zhì)和技能，同時(shí)還要在這一過程中不斷的拓寬其自身的知識面，我國的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及微縮復(fù)制技術(shù)等都在檔案管理工作中得到了非常好的應(yīng)用，檔案工作也朝著復(fù)雜化的方向發(fā)展，從以往的依靠自身的經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)向了科學(xué)化的管理，同時(shí)，其現(xiàn)代化的水平也在這一過程中得到了十分顯著的提升，傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)無法滿足其發(fā)展，所以在這樣的情況下，我們必須要采用更加先進(jìn)的技術(shù)做好現(xiàn)代化的服務(wù)工作。

3 將原有的服務(wù)范圍進(jìn)行擴(kuò)展

3.1 擴(kuò)展基本服務(wù)功能

除了通過前兩種革新檔案系統(tǒng)的方法可以解決利用檔案工作中的問題之外，管理人員還可以將原有的檔案服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行有效擴(kuò)展，通過增加檔案服務(wù)的基礎(chǔ)功能來提升基本服務(wù)水平，檔案服務(wù)工作要需要朝著信息化、社會化的方向發(fā)展，從檔案的根本性質(zhì)來看，檔案材料是一種重要信息，常見的檔案包括人事檔案、施工檔案以及學(xué)生檔案等。無論是哪一種檔案材料，都記載著價(jià)值極高的信息，而從當(dāng)前的社會工作開展情況來看，無論是行政工作還是生產(chǎn)活動，其體系都更為復(fù)雜，而體系之中需要的檔案材料也出現(xiàn)了變化，其對于信息的需求也就更為迫切，為了避免被其他的信息取代，管理人員必須要改變原有的檔案服務(wù)形式，增加服務(wù)主體。

3.2 創(chuàng)設(shè)新型檔案產(chǎn)業(yè)

除了改變服務(wù)形式之外，相關(guān)工作者還可以開展創(chuàng)建檔案產(chǎn)業(yè)的相關(guān)工作，在新型檔案產(chǎn)業(yè)之中，管理人員需要將原有的角色進(jìn)行轉(zhuǎn)變，逐漸擺脫單一的保管者的身份，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案材料的提供人員與利用人員，對于檔案館這個工作環(huán)境也需要進(jìn)行改變，將原有的單一收藏檔案材料的功能擴(kuò)展為收集當(dāng)那信息，注重檔案館的聚集信息這一實(shí)際功能。還可以在檔案館之中建設(shè)信息交流中心，充分地對檔案的信息價(jià)值進(jìn)行挖掘。在改變檔案管理工作單位的基本形態(tài)的同時(shí)，還可以建設(shè)起以檔案館為中心的系列產(chǎn)業(yè)，借助產(chǎn)業(yè)的力量來優(yōu)化現(xiàn)有的檔案管理事業(yè)。

3.3 優(yōu)化資源共享方式

在實(shí)現(xiàn)縱向發(fā)展需要的同時(shí)，管理者還需要與相關(guān)部門以及企業(yè)進(jìn)行聯(lián)合，將情報(bào)部門、圖書館等多種與檔案管理機(jī)構(gòu)存在聯(lián)系的主體有機(jī)聯(lián)合，借助這幾個極具信息價(jià)值的機(jī)構(gòu)來組建具有一定的現(xiàn)代化特點(diǎn)的信息系統(tǒng)，對新型信息系統(tǒng)開展一體化管理，以最快的效率進(jìn)行檔案信息共享。

結(jié)束語

檔案材料屬于極為重要的社會材料，相關(guān)人員在應(yīng)用檔案時(shí)，需要對其主要內(nèi)容進(jìn)行明確，根據(jù)具體的檔案信息來確定其應(yīng)用方法，身為檔案的管理者，管理人員必須要在日常工作之中找準(zhǔn)自己的定位，在確定全新的檔案利用方案時(shí)，始終堅(jiān)持創(chuàng)新的態(tài)度，同時(shí)還需要充分考慮較為復(fù)雜的管理情況。檔案服務(wù)屬于一種全新的社會服務(wù)形式，其成熟度比較低，檔案工作者必須要要服務(wù)活動的不斷實(shí)踐中提升自己的服務(wù)水平，同時(shí)對幾種與檔案相關(guān)的新型信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，將檔案產(chǎn)業(yè)也創(chuàng)建起來，通過產(chǎn)業(yè)化的檔案服務(wù)來推升其利用收益。

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