試析檔案管理中的收集與信息化管理

戴春波

摘 要：就實質(zhì)來說，檔案工作的本質(zhì)就是針對很多具有價值的歷史性資料來開展收集和整理工作，在有效保管的基礎(chǔ)上也可以進(jìn)行歷史回顧和統(tǒng)計活動具有很高的參考價值，需要有較為規(guī)范的管理基礎(chǔ)。目前來看我國的檔案管理工作現(xiàn)在已經(jīng)初步實現(xiàn)了信息化，但是總體上來說仍然還具有一定的滯后性，所以需要從多個方面采取措施加以改進(jìn)。本文結(jié)合我國檔案管理事業(yè)的實際發(fā)展情況，提出了幾條可行的對策，希望可以給檔案工作的開展提供一些有效的參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；建議

檔案工作的服務(wù)對象不僅包括個人，更有各個組織和各個單位，其目的是將一些涉及到歷史資料的比較有價值的信息來加以收集，之后通過一系列總結(jié)和鑒定工作，來提取出有效的信息。目前來看，信息化技術(shù)在我國應(yīng)用已經(jīng)越來越廣泛了，其應(yīng)用對于檔案管理工作起到的意義也是非同一般的，所以我們也需要將這項工作重視起來，才能不斷提高檔案管理工作的效率和水平，進(jìn)而給檔案的收集工作和管理工作提供新的方法，提高效率，滿足人們的實際使用需要。

1 重視信息化建設(shè)

如果想要提高檔案管理工作的信息化水平，首先需要人們提高對信息化技術(shù)的人事水平。對于這個問題來說，各級單位和各級部門都應(yīng)該結(jié)合自身的實際需要，選擇一個最為合適的信息化發(fā)展方案，并且將其作為檔案管理工作中的一項重要任務(wù)。在這個過程中，很多硬件設(shè)施都是不可或缺的，例如計算機(jī)、相關(guān)檔案管理工具和掃描儀、照相機(jī)等各種設(shè)備。如果單位的管理資金非常有限，就需要結(jié)合自身的實際情況來確定一個合理的采購順序，將這些所需要的配件逐步完善起來。

2 更新、改變檔案管理方式

在舊有的檔案管理工作中，其主要形式是紙質(zhì)材料、照片以及各種光盤。在檔案交接過程中，由于其步驟和工序較多，這種舊有的檔案管理方式需要占用很大的空間，如果其檔案材料出現(xiàn)了變質(zhì)的問題，會造成信息丟失而無法辨識。目前科學(xué)技術(shù)的發(fā)展給檔案提供了新的儲存方式，電子文檔這種處理方式大大節(jié)約了紙張的使用，并且從另一方面來看，其保管是非常便利的，也具有較高的安全性。

3 重視工作人員的專業(yè)技能水平

其實從事檔案工作的人也是專業(yè)技術(shù)的一種，所以在各組織和單位選擇檔案管理人員的時候應(yīng)該從其學(xué)歷水平和實際工作能力等多個方面來進(jìn)行參考，同時也要重視人才的培養(yǎng)，讓檔案工作者具有更高的技能水平。同時由于信息化技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用也成為了一項非常重要的能力。所以這就需要結(jié)合實際情況來積極開展培訓(xùn)工作，提高檔案管理工作者的技術(shù)水平，滿足新時代下的人才需求。

4 重視信息的公開和利用

對于相關(guān)檔案部門的信息化建設(shè)工作來說，網(wǎng)站建設(shè)也是一項非常重要的工作。網(wǎng)站建設(shè)起到的作用是多種多樣的，通過網(wǎng)站的建設(shè)，其最直接的作用就是能夠直接將檔案進(jìn)行公開利用。現(xiàn)在我國已經(jīng)有不少單位開始了檔案網(wǎng)站建設(shè)的工作，但其仍然處于起步階段，并且網(wǎng)絡(luò)往往得不到及時的維護(hù)。在這個過程中，信息公開程度較差，很多服務(wù)功能應(yīng)答和回復(fù)都不及時，很多欄目都沒有填充一些有效的內(nèi)容。所以這樣看來，網(wǎng)站建設(shè)工作仍然有待于加強(qiáng)，并且提高檔案管理部門的服務(wù)職能，和檔案的使用者積極開展互動，這樣才能提高檔案的利用率，讓檔案管理工作發(fā)揮應(yīng)有的作用。

5 注重檔案信息化管理建設(shè)安全性，避免蓄意篡改、非法利用

檔案信息化管理建設(shè)必然涉及到安全性的問題，要高度認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)水平提升，設(shè)置防火墻和安全掃描監(jiān)控系統(tǒng)，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對于檔案網(wǎng)站用戶，要建立實名制準(zhǔn)入驗證，拒絕非法訪問和未授權(quán)訪問。要根據(jù)用戶進(jìn)行分類，以授權(quán)不同的檔案信息查詢權(quán)限。對于重要檔案信息、機(jī)密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯(lián)網(wǎng)隔離儲存。

6 規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準(zhǔn)確

電子檔案信息在錄入時，容易出現(xiàn)錯誤。因此，要加強(qiáng)對電子檔案信息的內(nèi)容的審核以及錄入的檢查校對，最大程度的減少電子檔案信息的錯誤，力爭電子檔案信息錄入準(zhǔn)確、真實。為了便于開展電子檔案信息的核對和錄入工作，檔案部門要建立統(tǒng)一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。七、完善數(shù)字化檔案館建設(shè)，開拓檔案工作的新局面數(shù)字化檔案館建設(shè)，是檔案信息化管理建設(shè)的另一項組成部分。數(shù)字檔案館是數(shù)字時代或者說大數(shù)據(jù)時代檔案館的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館，是對傳統(tǒng)檔案館的升級。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國能否成為檔案強(qiáng)國，其顯著標(biāo)志就是看是否建成數(shù)字檔案館。數(shù)字化檔案館建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容更加廣泛，更便于檔案信息統(tǒng)計、查詢、保存。數(shù)字化檔案館建設(shè)不是一個組織、一個部門的事情，是多個組織、多個部門協(xié)調(diào)建設(shè)的關(guān)系，需要根據(jù)實際情況做好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接，要在同一個平臺下通過同一個數(shù)據(jù)庫質(zhì)量管理系統(tǒng)完善數(shù)字化檔案建設(shè)。

8 建立規(guī)范的管理機(jī)制

在檔案信息化建設(shè)過程中，為明晰相關(guān)責(zé)任，保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機(jī)制。創(chuàng)新檔案管理制度。檔案管理部門應(yīng)制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標(biāo)準(zhǔn)，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各搞一套，各成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

結(jié)束語

經(jīng)過前文總結(jié)，我們已經(jīng)知道，隨著社會的進(jìn)步，檔案工作已經(jīng)越來越重要了，同時隨著時代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)和各項工作開始融合，發(fā)揮著不可替代的作用。對于檔案工作來說也是如此，甚至可以說信息化技術(shù)利用水平的高低直接決定檔案管理工作發(fā)展水平的好壞。本文結(jié)合我國檔案管理信息化發(fā)展水平提出了一些可行對策，希望可以在實際應(yīng)用過程中可以不斷采用新的辦法、提高工作能力，這樣才能讓檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

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