淺談現(xiàn)代人事檔案管理中存在的一些問(wèn)題及措施

馬勝軍

摘要：人力資源管理中很重要的一部分內(nèi)容就是人事檔案管理，科學(xué)的人事檔案管理能夠有效的對(duì)職工進(jìn)行優(yōu)化配置，能夠大大提高工作效率。但是目前的人事檔案管理中扔存在一些不足，需要詳細(xì)了解問(wèn)題根本所在，提出合理化建議。本文主要介紹了人事檔案管理對(duì)人力資源管理的作用，剖析了人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題，最后提出了對(duì)人事檔案管理的對(duì)策，對(duì)當(dāng)前人事檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)人事檔案；現(xiàn)代人事檔案；轉(zhuǎn)變

引言：

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，為各行各業(yè)打造了新的發(fā)展局面，構(gòu)建現(xiàn)代化、信息化的運(yùn)營(yíng)管理模式，是各行業(yè)爭(zhēng)相改革的重要目標(biāo)。人力資源管理是用人單位得以長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的基礎(chǔ)保障，在提升人力資源管理質(zhì)量的同時(shí)，做好人事檔案管理工作，可以為單位穩(wěn)定發(fā)展進(jìn)程的加快提供積極的推動(dòng)作用。而現(xiàn)在隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變，我國(guó)的人事檔案管理改革已經(jīng)走到了一個(gè)十字路口，必須對(duì)一些根本性的問(wèn)題進(jìn)行深入研究。

一、概述現(xiàn)代人事檔案管理

人事檔案是指對(duì)個(gè)人的工作業(yè)績(jī)、工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、品德思想、政治思想、成長(zhǎng)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等等方面的文字記載或電子文檔的記載。人事檔案管理是指對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管、整理、收集等等活動(dòng)。人事檔案管理的主要目的是為了保守檔案機(jī)密、確保檔案材料完整、便于檔案利用等，其一，保守檔案機(jī)密，現(xiàn)現(xiàn)代市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情報(bào)具有極其重要的作用，有部分機(jī)密檔案是用人單位發(fā)展的機(jī)密，例如，企業(yè)成本材料，客戶信息等都是企業(yè)的機(jī)密文件。因此，檔案管理員必須具備很強(qiáng)的職業(yè)道德、遵守法律法規(guī)、嚴(yán)格做好檔案管理的保密工作；其二，確保檔案材料完整，在檔案日常維護(hù)和管理的工作中，管理人員必須要做到材料的完整性，防止材料遺失或遭到破壞，這是檔案管理人員日程工作中的重要任務(wù)和職責(zé)；其三，便于檔案利用，只有能夠有效的利用人事檔案管理材料，才能有利提高企業(yè)人力資源管理的效率和質(zhì)量[1]。

二、人事檔案管理對(duì)人力資源管理的重要作用

（一）科學(xué)化管理模式的改革

在人事檔案管理過(guò)程中，結(jié)合時(shí)代創(chuàng)新發(fā)展理念，構(gòu)建出科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理體系，制定出合理的管理制度，有助于進(jìn)一步提升人事檔案管理效率和管理質(zhì)量。做好基礎(chǔ)的人事檔案整理工作，能夠優(yōu)化配置人力資源管理方案，促使人力資源管理模式呈現(xiàn)出改革與創(chuàng)新的新局面。人事檔案管理工作的開展，需要依靠科學(xué)化管理制度的支持，以用人單位職工為主體，了解職工詳細(xì)的動(dòng)態(tài)化信息，根據(jù)用人單位實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整管理方案，有利于人力資源管理工作的順利實(shí)施。人力資源管理工作需要以人事檔案為參考依據(jù)，對(duì)職工的基本信息和未來(lái)的發(fā)展方向進(jìn)行明確，合理配置職工的工作領(lǐng)域，從而調(diào)整用人單位內(nèi)部人力資源分配結(jié)構(gòu)，激發(fā)員工的工作熱情，提升職工的工作效率。利用人事檔案科學(xué)化管理實(shí)現(xiàn)人力資源管理模式的改革與創(chuàng)新，可以進(jìn)一步加快企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展進(jìn)程。

（二）規(guī)范化管理需求的預(yù)測(cè)

人力資源管理質(zhì)量和管理效果直接影響到用人單位穩(wěn)定發(fā)展目標(biāo)的樹立。想要進(jìn)一步提升工作質(zhì)量和工作效率，必須對(duì)人事檔案管理方案進(jìn)行優(yōu)化，保證人力資源管理工作的順利開展，明確未來(lái)的發(fā)展方向，促使單位各項(xiàng)工作全面提升。在此基礎(chǔ)上，可以對(duì)人力資源管理進(jìn)行統(tǒng)一、全面的規(guī)劃，制定人力資源體系。用人單位的人力資源管理離不開人事檔案的科學(xué)化管理，沒有人事檔案管理的單位人力資源的管理也一定不會(huì)很全面、規(guī)范。

三、現(xiàn)代人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）現(xiàn)代檔案管理中缺乏意識(shí)

人事管理部門對(duì)人事檔案管理工作的重視度不夠，沒有將人事檔案的作用利用起來(lái)。由于人事管理部門對(duì)人事檔案的重視度不夠產(chǎn)生的不利影響主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是人事檔案管理工作缺少資金和人力的支持，許多單位沒有做好人事檔案管理工作，導(dǎo)致人事檔案信息不完善、內(nèi)容卻是甚至內(nèi)容混亂，從而不能充分發(fā)揮人事檔案的作用。二是盡管有的用人單位設(shè)立了人事檔案，但人事檔案的利用度不夠，有的人事檔案管理還出現(xiàn)了重保密、輕利用的問(wèn)題。對(duì)人事檔案的管理缺乏統(tǒng)一的管理計(jì)劃，管理人員對(duì)于如何管理人事檔案以及如何充分利用人事檔案對(duì)人力資源進(jìn)行高效管理的認(rèn)識(shí)度不夠。要提高人事檔案服務(wù)開發(fā)意識(shí)，統(tǒng)一對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管，將人事檔案科學(xué)化管理對(duì)人力資源管理的作用發(fā)揮到最大。

（二）現(xiàn)代檔案管理方法落后

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人事檔案管理的方法也有了很大程度的改進(jìn)。然而一些小規(guī)?；虿徽?guī)的企業(yè)由于資金不足、管理水平落后，對(duì)人事檔案管理方面的資金投入較少，檔案管理的方法也較落后。甚至還有一些企業(yè)的人事檔案管理手段還是傳統(tǒng)的手工管理和經(jīng)驗(yàn)管理層次，但是國(guó)際統(tǒng)一的檔案管理方法標(biāo)準(zhǔn)已有了很大程度的提升。所以，隨著人事檔案的日益增多、檔案管理事項(xiàng)的工序復(fù)雜程度提高，這些落后的檔案管理方法已不能滿足當(dāng)今社會(huì)對(duì)企業(yè)人事檔案管理工效率的要求。并且，手工管理和經(jīng)驗(yàn)管理要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，不僅工作效率達(dá)不到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，而且對(duì)人力資源和財(cái)力資源也是一種浪費(fèi)。

四、現(xiàn)代人事檔案改革的解決措施

（一）建立人事檔案之外其他合適的人才評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和員工考核依據(jù)

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式制約了職工的合理流動(dòng)和科學(xué)考核?，F(xiàn)代人事管理部門應(yīng)該建立人事檔案之外的科學(xué)、合理、公正的人才評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和職工考核依據(jù)，不單純依賴于人事檔案，這樣才可以提高那些有真才實(shí)學(xué)的職工的工作積極性。

（二）政府應(yīng)正確界定人事檔案的所有權(quán)，實(shí)行無(wú)償性的管理服務(wù)

我國(guó)法規(guī)規(guī)定，以往形成的人事檔案（包括干部檔案、學(xué)生檔案、企業(yè)員工檔案、士兵檔案等）都應(yīng)屬于國(guó)家所有。這樣來(lái)說(shuō)，人事檔案的管理就沒有什么理由向其相對(duì)人收取管理費(fèi)，政府以及所設(shè)立的人才流動(dòng)中心應(yīng)該提供無(wú)償性的管理。

（三）改革現(xiàn)行的人事檔案制度，建立公共部門與非公單位相互分離的管理制度

現(xiàn)代人事管理制度應(yīng)明確規(guī)定所有社會(huì)組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任。對(duì)于公共部門的人事檔案管理，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中的管理體制；對(duì)于非公單位，實(shí)行統(tǒng)一指導(dǎo)，各司其職的管理體制；政府系統(tǒng)的檔案館應(yīng)當(dāng)成立專門負(fù)責(zé)管理人事檔案的文件信息服務(wù)中心。通過(guò)讓更多的組織和單位都享有管理人事檔案的權(quán)利，提高人事檔案管理的社會(huì)化程度，改善人事檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)狀況，增強(qiáng)人事檔案的社會(huì)功能，使之真正成為組織識(shí)別人才、任用人才，了解有關(guān)人員工作業(yè)績(jī)、能力和水平及其誠(chéng)信情況的有效依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王英瑋.周艷.我國(guó)人事檔案管理改革若干問(wèn)題的思考[J].檔案學(xué)通訊，2007（1）.

[2]王英瑋，張秋燕.關(guān)于改革我國(guó)人事檔案管理機(jī)制的幾點(diǎn)建議[J].檔案學(xué)通訊，2009（4）.

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[4]劉琴.人事檔案管理研究述評(píng)與趨勢(shì)展望[J].檔案學(xué)研究，2011（5）.endprint