人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理向信息化管理的改革的探析

馬勝軍

摘要：在信息化逐漸發(fā)展的進(jìn)程中，人事檔案管理中的傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理存在的問(wèn)題逐漸暴露出來(lái)，這些問(wèn)題的存在，嚴(yán)重影響到人事檔案管理工作的開(kāi)展，因此，需要采取有效的方法，來(lái)對(duì)傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理進(jìn)行改革，將傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾?，從而進(jìn)一步的推動(dòng)人事檔案管理的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理；信息化管理；改革

在人事管理制度中，人事檔案管理是其重要的構(gòu)成部分，人事檔案管理的內(nèi)容突出記載了人的活動(dòng)以及思想觀念，是人們?nèi)松壽E的重要載體，其主要針對(duì)人才的信息進(jìn)行了詳盡的記錄，是提供人才的主要參考依據(jù)。針對(duì)人事檔案管理進(jìn)行加強(qiáng)處理，可以使得人事工作的效率大幅度的提升，并且也能夠使得人力資源得到合理的開(kāi)發(fā)和利用，這樣有助于推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和建設(shè)。針對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理中的問(wèn)題，合理的解決方法就是將傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，從而?shí)現(xiàn)人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

1.信息化管理改革的必然性

由于傳統(tǒng)的人事檔案管理中存在較為嚴(yán)重的問(wèn)題，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)今社會(huì)發(fā)展的具體要求，因此，需要將傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，可以說(shuō)，人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理向信息化管理的改革有其必然性，但是改革的方向卻值得進(jìn)行深入的思考。所謂的信息化管理，就是將傳統(tǒng)檔案的管理模式進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)變，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理模式中，對(duì)檔案起到信息化的管理，使得檔案管理更加的規(guī)范化和系統(tǒng)化。檔案實(shí)施信息化管理，能夠有效的提升檔案管理的效率，使得檔案的管理成本有效的得到降低，這樣方便進(jìn)行檔案的查閱，同時(shí)也能夠降低人員以及財(cái)物的消耗。對(duì)檔案實(shí)施信息化管理，就是合理的利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，針對(duì)檔案管理的流程實(shí)施有效的控制，保障檔案信息化管理的有效開(kāi)展，從而使得用人單位能夠有效的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化以及信息化。

2傳統(tǒng)人事檔案管理的缺陷

2.1 檔案管理需要專(zhuān)門(mén)的場(chǎng)所

在以往對(duì)傳統(tǒng)的實(shí)體檔案的保管工作當(dāng)中，必須有一個(gè)專(zhuān)門(mén)的檔案室來(lái)進(jìn)行檔案的保管與儲(chǔ)存，但是由于實(shí)體檔案數(shù)量的增多，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的儲(chǔ)存之后，相應(yīng)的需要增加檔案管理的場(chǎng)所，這就必然會(huì)占據(jù)不少的辦公空間領(lǐng)域。

22 檔案的查詢比較困難

檔案在整理之后會(huì)按照一定的次序進(jìn)行整理，但是在查詢具體的某個(gè)人檔案時(shí)，需要花費(fèi)較多的時(shí)間，而且這種尋找不具有便捷性和規(guī)律性，在一定程度上增加了檔案管理的難度。

2.3 檔案管理過(guò)程中問(wèn)題較多

在整理與匯總傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的過(guò)程當(dāng)中，由于會(huì)涉及到檔案當(dāng)中不同人的政治面貌、個(gè)人經(jīng)歷、工作情況等綜合性的資料，并且檔案資料較多，以此在整理與匯總時(shí)，倘若產(chǎn)生了錯(cuò)誤但是未能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)與糾正，或許就會(huì)造成重大的的工作失誤，因此在開(kāi)展此項(xiàng)工作當(dāng)中，必須認(rèn)真細(xì)致并進(jìn)行有效的復(fù)查，以有效的避免出現(xiàn)工作失誤。

3 人事檔案管理信息化管理改革的重要意義

人事檔案管理信息化，是黨政機(jī)關(guān)以及事業(yè)單位人事管理工作重要工作之一，同時(shí)也是當(dāng)前國(guó)家信息化發(fā)展的一種必然趨勢(shì)，因此實(shí)施人事檔案管理信息化改革，具有時(shí)代發(fā)展的必要性。實(shí)施人事檔案管理信息化改革是一種與時(shí)俱進(jìn)的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)。伴隨著當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展趨勢(shì)，以往傳統(tǒng)的人事檔案管理已難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求，因此必須有效的推進(jìn)人事檔案管理制度的改革，進(jìn)一步推進(jìn)信息化的建設(shè)與發(fā)展。目前，生活節(jié)奏的加快，人才流動(dòng)的日益頻繁，這些都對(duì)人事檔案管理工作提出了更高的要求。另一方面，人事檔案管理信息化改革有利于提高工作人員的檔案管理效率，降低人事檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提升業(yè)務(wù)水平。人事檔案中的信息反映著個(gè)人經(jīng)歷等方面的重要內(nèi)容，各單位可以通過(guò)人事檔案進(jìn)行人力資源的開(kāi)發(fā)和人才的選拔。因此，進(jìn)行人事檔案信息化改革能夠提高單位的管理能力，使檔案管理工作更加規(guī)范，提高人事檔案管理人員的工作效率。所以說(shuō)，進(jìn)行人事檔案管理信息化改革，是適應(yīng)快節(jié)奏的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的必然要求，對(duì)人事檔案管理工作效率的提高具有十分重要的意義。

4 信息化管理中存在的問(wèn)題

4.1 信息化意識(shí)不夠強(qiáng)

當(dāng)組織或者管檔部門(mén)的管理者的信息化意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案的信息化管理工作不夠重視，就不會(huì)認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，及時(shí)實(shí)行了向信息化管理的改革，也不會(huì)順利的進(jìn)行，更不會(huì)對(duì)人事檔案管理有任何作用。

4.2 法律法規(guī)不健全

如果想要安全的運(yùn)行人事檔案信息化系統(tǒng)，就當(dāng)前而言，還缺乏相關(guān)的法律法規(guī)來(lái)進(jìn)行有效的保障，由于傳統(tǒng)的檔案管理與檔案信息化管理具有差異性，現(xiàn)行的法律法規(guī)大都是為傳統(tǒng)人事檔案管理而建立起來(lái)的、并不適用于當(dāng)前的檔案信息化管理，因此必須有針對(duì)性的建立與健全與人事檔案信息化管理相適應(yīng)的法律法規(guī)。

4.3 信息安全系統(tǒng)不夠健全

每個(gè)人的人事檔案都具有保密性，信息的安全問(wèn)題就顯得尤為重要。如果，信息安全出現(xiàn)問(wèn)題，就使人事檔案的安全性失去了保障。

4.4 出現(xiàn)資源建設(shè)與人才建設(shè)不協(xié)調(diào)

如果在組織單位沒(méi)有系統(tǒng)的關(guān)于資源建設(shè)與人才建設(shè)的規(guī)劃，更談不上對(duì)二者的投入。沒(méi)有人力資源作保證，就沒(méi)有長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的生命力。

5.改革的具體措施

5.1加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)。要對(duì)管理人員以及工作人員的意識(shí)進(jìn)行有效的培養(yǎng)，使得人們能夠充分的認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，在思想觀念上實(shí)行轉(zhuǎn)變，使得人們重視人事檔案管理工作，這樣不僅有利于推動(dòng)人事檔案管理工作的改革，也可以使得人事檔案管理工作更加符合現(xiàn)今社會(huì)發(fā)展的要求，使得其能夠正常的開(kāi)展。另外，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，還能夠使得相關(guān)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)得到有效的提升，使得管理人員的管理能力得到合理的提高，相關(guān)的管理人員會(huì)逐漸加強(qiáng)其對(duì)人事檔案管理服務(wù)的重視程度，從而開(kāi)展優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理服務(wù)，做到勤懇工作，愛(ài)崗敬業(yè)，從而可以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理向信息化管理的有效改革。

5.2建立完善的人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在當(dāng)前人員流動(dòng)頻繁，人事調(diào)動(dòng)常見(jiàn)的情況下，采取信息化的人事檔案管理模式具有很大的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，可以極大的提高人事檔案管理效率，方便人事部門(mén)調(diào)取和使用人事檔案。但是要想真正達(dá)到良好的應(yīng)用效果，建立起完善的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)必不可少。因?yàn)橐雽?shí)現(xiàn)信息化管理，就必須用到計(jì)算機(jī)和和互聯(lián)網(wǎng)，這是改革和轉(zhuǎn)變的一個(gè)必然條件。對(duì)此，單位必須要配備必要的基礎(chǔ)硬件設(shè)施，同時(shí)采取適合人事檔案管理的軟件，引進(jìn)信息型人才，構(gòu)建符合人事檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

5.3改進(jìn)檔案管理制度。如果人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)變，則相應(yīng)的檔案管理制度也必須要進(jìn)行改進(jìn)，以適應(yīng)新形勢(shì)下的人事檔案管理需求。這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案實(shí)體管理在管理過(guò)程中是以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案保存和管理工作量較大，但其不像數(shù)字化檔案一樣利于復(fù)制，具有一定的安全性。在實(shí)施信息化檔案管理后，對(duì)人事檔案安全性的保障措施更要做到位，相應(yīng)的管理制度需要加以改進(jìn)完善，從而確保檔案管理工作的合理性。

6、結(jié)語(yǔ)

總而言之，人事檔案就是對(duì)人活動(dòng)歷程的詳細(xì)記錄，其是一種數(shù)據(jù)信息的載體，針對(duì)人事檔案實(shí)施有效的管理，可以使得人事檔案相關(guān)工作得以順利的開(kāi)展，即使我國(guó)目前的人事檔案管理相關(guān)制度和規(guī)章條例還不夠完善，還需要進(jìn)一步的完善，但是只要合理的實(shí)現(xiàn)人事檔案管理由傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理向信息化管理的改革，加強(qiáng)檔案的信息化管理，就能夠使得人事檔案管理工作可以順利的開(kāi)展，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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