高校檔案管理的多元化發(fā)展構(gòu)想

□王 娜,荊 媛

(1.山西廣播電視大學(xué)運城分校,山西 運城 044000；2.山西廣播電視大學(xué),山西 太原 030027)

檔案在人類的社會發(fā)展史上存在著重要的查考作用，也是科學(xué)研究中的重要歷史憑證，而在學(xué)校教學(xué)工作中也是一項必不可少的信息資源工作，隨著高等教育體制的改革，檔案工作在高校教育中的地位也越來越重要，做好檔案管理工作是非常重要的，高校檔案管理工作相對比較單一主要表現(xiàn)在:檔案載體的形式單一、檔案資源體系單一、管理模式單一和利用服務(wù)方式單一等方面，而社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和科技的不斷提升，舊的檔案管理模式不能適應(yīng)這種新時代的發(fā)展要求了，不能適應(yīng)社會多元化的發(fā)展模式，所以檔案管理向多元化模式改進是很有必要的。

一、 檔案多元化發(fā)展的背景

自動化辦公的不斷推進和新的科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，社會的發(fā)展人們生活方式不斷地改進，網(wǎng)絡(luò)的不斷普及人們的需求形式多樣化，在這樣的社會發(fā)展背景下，多元化成為高校檔案發(fā)展的必然趨勢。

(一) 高校教育事業(yè)單位改革的推進

事業(yè)單位的改革在《中共中央國務(wù)院關(guān)于分類推進事業(yè)單位改革的指導(dǎo)意見》發(fā)布后拉開了序幕，我國很多高校都開始了不同程度的教育改革，而這次事業(yè)改革的核心更加重視績效在員工工作考核當(dāng)中的地位和比重。在高校教育事業(yè)改革的影響下,高校檔案管理也開始漸漸重視自身管理的績效、效益，這種趨勢帶動了檔案管理的多元化發(fā)展，需要檔案管理模式進一步滿足用戶需求實現(xiàn)更好的服務(wù)管理模式，才能完成教育改革對管理工作績效的要求。

(二) 高校檔案用戶需求多樣化

高校檔案最初主要服務(wù)于高校的學(xué)生群體以及高校組織管理用戶，不對外開放，但隨著檔案館的不斷開放，更多類型的群眾例如普通公眾和研究人員漸漸走進高校檔案。高校檔案館面臨的用戶類型以及檔案服務(wù)模式更加豐富和復(fù)雜。同時，檔案用戶對于信息獲取的形式和內(nèi)容等方面的要求逐漸嚴格和挑剔，一些用戶要求用更加靈活的方式獲得更加系統(tǒng)性的、深入性的檔案信息，在當(dāng)前的信息社會的條件下，用戶更希望和更迫切于各種多媒體檔案信息資源。因此高校檔案用戶類型的復(fù)雜化和要求獲取信息方式的多樣化推動高校檔案管理向多元化趨勢發(fā)展。

(三)檔案信息化的推進

檔案管理正在向信息化方向發(fā)展。檔案信息化就是指為了可以實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和合理配置，將檔案信息資源數(shù)字化和檔案管理過程網(wǎng)絡(luò)化后進行網(wǎng)絡(luò)上的傳輸和系統(tǒng)加工，實現(xiàn)檔案信息資源共享。目前我國很多學(xué)校的檔案管理部門都有良好的硬件基礎(chǔ)設(shè)備，便于管理人員使用，高校具有信息化檔案管理的基礎(chǔ)和設(shè)備支持，并隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展還出現(xiàn)了相應(yīng)的檔案管理軟件，能更好的協(xié)助檔案管理工作，一些檔案的收集、保管和利用等都可以通過軟件完成，這就要求檔案管理模式向信息化推進，從而進一步促進了檔案管理的多元化發(fā)展。

二、 高校檔案管理的多元化趨勢要求

多元化實際來說和多樣性是一致的，都表現(xiàn)為同一個事物對于不同的問題所表現(xiàn)不同的觀念和方式同時存在。檔案管理本身就存在較多的問題，在對待相似的問題時，由于服務(wù)群體的需求不同，要求管理形式也不同，所以就需要多元化的改變。

(一) 檔案管理人員結(jié)構(gòu)多元化

一個檔案館的發(fā)展與檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和思想政治面貌緊密相關(guān)。在目前激烈的社會競爭環(huán)境中，高校檔案隨著教育改革開放漸漸由內(nèi)向型轉(zhuǎn)化為外向型、封閉式轉(zhuǎn)化為開放式、由被動服務(wù)模式轉(zhuǎn)化為主動服務(wù)模式。這樣的巨大變化需要一支多元化的、具備各方面檔案專業(yè)知識的檔案工作人員隊伍，使高校檔案館成為多功能、多學(xué)科、多元化、服務(wù)優(yōu)化的檔案服務(wù)機構(gòu)，促進高校檔案工作的發(fā)展。

高校對檔案工作的日益重視，讓更多的專業(yè)人才進入檔案管理領(lǐng)域，一些非檔案專業(yè)的畢業(yè)生也可以進入檔案館從事工作，比如計算機、信息科學(xué)、英語等專業(yè)的畢業(yè)生人才，給高校檔案館的多元化發(fā)展帶來了很大的可能性和很多有利的優(yōu)勢條件，有利于檔案館開展更深層次更新穎的檔案信息資源服務(wù)管理工作。

(二) 檔案資源結(jié)構(gòu)多元化

根據(jù)中華人民共和國教育部的27號令規(guī)定的高校檔案資源主要包括11類檔案：黨群、行政檔案、基建檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、科研檔案、產(chǎn)品檔案、財會檔案、設(shè)備檔案、出版檔案、外事檔案。

高校檔案館大部分收藏的是各種教學(xué)資料和黨政部門的一些文書檔案等等，檔案載體形式比較單一，但又不整齊統(tǒng)一，并且檔案館的大多館藏檔案不具備高校自身特點特色，不能全方面的反映一個學(xué)校的整體面貌和歷史全貌。在檔案收集方面，高校應(yīng)著重收集不同載體形式的檔案資料，例如聲像檔案、實物檔案等比紙質(zhì)檔案更加靈活和直觀的載體形式。尤其是在當(dāng)今信息化時代的發(fā)展背景下電子文件等多種形式的檔案不斷出現(xiàn)，高校檔案館應(yīng)逐漸將多媒體融入到檔案管理中去，努力適應(yīng)時代的發(fā)展要求。此外各高校還可以建立屬于自己學(xué)校的特色館藏資源，并為了更好的反映學(xué)校的歷史面貌在最低限度館藏的情況下最大限度地保存更多的檔案信息，更好地滿足用戶的需求。

(三) 管理模式多元化

檔案收藏進館需要對其進行系統(tǒng)性的整理，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式就是將檔案按照檔案類型分類之后進行排序、編目和裝訂來進行有類別的排放，這種模式比較容易管理，但也存在一定的缺陷。由于傳統(tǒng)的知識與現(xiàn)代的知識在某些知識的交叉點的融合性上有很大的不同，傳統(tǒng)的檔案分類體系不能通過多層次、多角度系統(tǒng)的展現(xiàn)一個具體類型的檔案所包含的內(nèi)容，無法全方面地覆蓋某一專題和類型下的檔案信息資源，例如有關(guān)校史的研究中，需要對學(xué)校的基建、科研、教學(xué)等多方面進行全面的了解，而就目前的檔案信息分散管理狀態(tài)下，各種檔案信息資源被分在不同的類別之中，就需要消耗大量的人力、物力以及時間去進行資料整理才能使用，這需要高校檔案對管理模式進行多元化改進。

高校應(yīng)加強檔案意識，為了適應(yīng)用戶更深入更細致的了解檔案信息的需求，高校檔案館需要逐漸開展對檔案不同專題進行數(shù)據(jù)庫的開發(fā)工作。通過對信息數(shù)據(jù)庫建立的方式，對所有的檔案信息資源進行有效的組織和整合，將符合專題系列的檔案整理到一起，并更高效地反映出檔案的主題內(nèi)容。高校就學(xué)生個人信息可以通過建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，將每一個學(xué)生的信息包括錄取信息、學(xué)籍信息等整個在每個學(xué)生的名下，做到最大化、集成化、系統(tǒng)化。

(四) 利用方式多元化

無論是檔案收集還是檔案管理等所有的檔案管理工作都是圍繞著檔案利用所展開的，讓用戶能夠在使用檔案信息資源時能更高效有質(zhì)量地進行。高校傳統(tǒng)檔案主要利用方式是閱覽室，主要提供復(fù)制品、副本、縮微品等文件，其次檔案利用的方式還有檔案文件外借、檔案的公布、展覽，出版以及檔案參考咨詢等。歸根結(jié)底檔案的作用就是資政育人，也是檔案在高校中的價值根本，檔案利用方式只有發(fā)揮了其文化教育功能才算實現(xiàn)其真正意義。而傳統(tǒng)檔案館大部分是將紙質(zhì)的檔案提供給用戶供其閱覽、復(fù)制等，檔案的內(nèi)容比較分散，而且紙質(zhì)檔案表現(xiàn)力比較差，缺乏連貫性，用戶需要消耗大量的時間和精力獲取自己想要獲得的信息，容易產(chǎn)生不良的情緒，導(dǎo)致檔案利用服務(wù)工作的低效率進行，因此，檔案真正實現(xiàn)文化教育功能就要求檔案利用方式的多元化發(fā)展。

檔案的編研和咨詢都是一種比較具有主動性的系統(tǒng)展開的一種檔案信息服務(wù)方式，檔案利用方式的多元化主要要求表現(xiàn)在高校要意識到檔案編研和咨詢服務(wù)的重要性，并重視起來，盡可能地將所包含的檔案資源更生動更深層次地展現(xiàn)給用戶。逐漸開始嘗試借助互聯(lián)網(wǎng)的形式來開展檔案的閱覽和查詢等服務(wù)，使用更多元化的手段將檔案信息資源進行展示，如很多高效的檔案館和圖書館都采用了三維動畫、語音視頻播放等手段全方位的展現(xiàn)。可以通過借助遠程檔案信息服務(wù)系統(tǒng)等，進行電話語音自助查詢或者是網(wǎng)站查詢等方式被越來越多的使用，這些改變都有助于檔案利用的多元化發(fā)展，讓檔案用戶更多的掌握主動權(quán)，可以主動地準確地獲取自己想要獲得的信息資源，并且借助網(wǎng)絡(luò)信息平臺進行檔案管理服務(wù)開始嘗試向每個用戶開展有針對性的信息推送服務(wù)，這不僅方便了用戶還減輕了管理工作人員的工作。

三、 高校檔案管理順應(yīng)多元化發(fā)展的具體構(gòu)想

當(dāng)代迅速發(fā)展的社會需要一個更加多元化更加開放的高校檔案館，高校要重視對檔案管理的多元化發(fā)展，順應(yīng)發(fā)展趨勢，進一步優(yōu)化管理人才結(jié)構(gòu)，通過更加科學(xué)的和有效的方式將檔案信息資源展現(xiàn)出來，與用戶積極溝通信息，掌握用戶需求，有效進行高校檔案管理工作。

(一) 更新檔案管理理念和手段

為了實現(xiàn)檔案管理的多元化方向發(fā)展，首先要改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，考慮長遠可持續(xù)發(fā)展。確保檔案事業(yè)與學(xué)校其他事業(yè)協(xié)同發(fā)展就要具有“服務(wù)教學(xué)、面向?qū)W校，服務(wù)公眾、面向社會，服務(wù)當(dāng)前、面向未來”的工作理念，開拓創(chuàng)新將學(xué)校檔案管理工作向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變。其次管理模式也要向現(xiàn)代化模式轉(zhuǎn)變，科技的進步讓檔案工作的內(nèi)容不斷繁瑣，對檔案管理工作提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理手工操作模式也需要轉(zhuǎn)換為自動化、智能化、現(xiàn)代化模式才能適應(yīng)如今信息化時代的信息儲存和數(shù)字化收集與傳遞。

管理人員要向復(fù)合型人才模式轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理工作人員是比較具有專一型的，而多元化的發(fā)展需要更具有專業(yè)性的人員來進行管理操作,所以就要加強管理人員的能力和素質(zhì)。首先,要重視對高校檔案工作人員的專業(yè)化培訓(xùn)，積極開展檔案管理知識培訓(xùn)活動。讓檔案管理人員不僅熟悉的掌握檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范性操作和電子文件的相應(yīng)特征，還要掌握一些有關(guān)計算機的網(wǎng)絡(luò)信息安全知識，做好檔案信息資源的安全防護工作，確保信息資源和管理活動的完整性和安全性。其次,檔案管理人員還要進行自我管理加強自身工作素質(zhì)，努力學(xué)習(xí)有關(guān)高校檔案管理的專業(yè)知識和其他有關(guān)技術(shù)知識,熟練掌握檔案管理工作操作流程和操作技巧，提高工作效率和工作質(zhì)量，在日常的工作中要重視整理、收集和保管等分類工作，與其他檔案員進行有效的學(xué)習(xí)交流，取長補短，積極探討工作經(jīng)驗，有效提高自身工作能力和工作效率。

(二) 建立多元化的館藏體系

首先要健全檔案的門類，拓寬歸檔渠道，讓檔案的形成主體漸漸的多元化。歸檔檔案的載體形式可以是紙質(zhì)、電子照片、錄像、錄音、三維動畫等多種形式。檔案館需要確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和科學(xué)性。學(xué)校不僅僅要將各種載體形式各種類別的檔案歸檔，還要面向社會，對一些具有特色的檔案和具有價值的檔案進行收藏。

其次要學(xué)會利用現(xiàn)代化的技術(shù)，將檔案信息數(shù)字化。配備專業(yè)化的、統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和統(tǒng)一的數(shù)字化設(shè)備，將檔案管理過程能夠利用這些信息化設(shè)備進行字符識別和轉(zhuǎn)化、自動編目和檢索、自動儲存和標引，計算機輔助立卷以及文檔一體化等過程，通過電腦軟件將電子文件改為“只讀性”文件，這樣能夠避免文件的更改，保證電子文件的原始結(jié)構(gòu)，為檔案管理的信息數(shù)字化提供可靠的保障。

再次要解決檔案的保存問題?？梢允褂么笕萘康臋n案儲存載體，將文件信息利用計算機儲存在磁盤等中去，提高檔案管理的效率。電子檔案的保存環(huán)境也比較重要，在電子文件的生產(chǎn)開始階段要開發(fā)穩(wěn)定的計算機系統(tǒng)環(huán)境，對長期保存的電子文件要進行定期的檢查和文件復(fù)制，嚴格防控網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，以防信息的損傷或丟失。

最后還要優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，一些數(shù)據(jù)字段存在依存的關(guān)系，各種檔案信息資源存在著一定的邏輯關(guān)系，運行程序之間也存在一定的關(guān)系，組成一個網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)，通過建立數(shù)據(jù)庫的方式，促進數(shù)字化檔案的多元化發(fā)展，將整個數(shù)據(jù)庫都進行安全性和完整性的改進，為檔案管理提供更方便的信息和方式，保障信息網(wǎng)絡(luò)的暢通，實現(xiàn)資源共享。

(三) 建立多元化的服務(wù)機制完善管理體系

解放思想，拓寬高校檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域是多元化服務(wù)機制的重要內(nèi)容，高效的檔案機構(gòu)不僅僅是要為了學(xué)校師生服務(wù)，還應(yīng)該為社會利用檔案創(chuàng)造優(yōu)勢條件，這也是賦予高校的一個新的職能：服務(wù)民生，以人為本。

發(fā)揮檔案的宣傳教育功能，挖掘檔案資源。高?？梢岳灭^藏的檔案信息資源開展各種形式的檔案展覽活動，大力進行檔案宣傳工作，可以加強校園的精神文明建設(shè)和豐富校園文化，還可以滿足人們的多元化需求。

搭建網(wǎng)絡(luò)平臺。網(wǎng)絡(luò)和虛擬技術(shù)其實也可以被應(yīng)用于檔案的管理工作中，將檔案信息服務(wù)多層次化和多元化，推進檔案館的社會功能開展和信息管理服務(wù)以及服務(wù)拓展。最大限度地做到檔案面向社會，服務(wù)于民，實現(xiàn)資源共享。

完善高校檔案信息安全管理體制，檔案的數(shù)字化處理必須要慎重，加強檔案系統(tǒng)的身份認證工作，保證檔案的真實性和有效性，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?/p>

四、 結(jié)語

高校檔案工作在高校教育工作中具有重要的地位和作用，加強高校檔案管理工作，進一步推進高校檔案管理向多元化趨勢發(fā)展，提高檔案管理工作質(zhì)量和工作效率，為高校教育和社會提供更好的服務(wù)。