高校檔案精細(xì)化管理的影響因素和對策

陳清欽

1　精細(xì)化管理對高校檔案管理的意義

精細(xì)化管理來源于企業(yè)的管理實踐，并逐步在經(jīng)濟(jì)、教育、文化等領(lǐng)域得到推廣和應(yīng)用，近年來影響力不斷擴(kuò)大，正面效果不斷凸顯.所謂精細(xì)化管理就是堅持以“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”為基本原則，在實際工作中，高度重視管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，充分強(qiáng)調(diào)各項工作的執(zhí)行落實，并對結(jié)果予以科學(xué)全面的績效評估.

21世紀(jì)以來，隨著高等教育的迅猛發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的持續(xù)革新，高校檔案工作的內(nèi)容、要求和任務(wù)發(fā)生了巨大的變化.原有粗淺的管理理念、粗放的管理模式和落后的管理技術(shù)，已經(jīng)難以滿足師生和社會對高校檔案的需求.高校檔案引入精細(xì)化管理，有利于高校檔案工作促改革，創(chuàng)品質(zhì)，惠師生，助發(fā)展.一方面，高校檔案精細(xì)化管理能將復(fù)雜的工作簡單化，把簡單的工作流程化，把流程化的工作定量化，把定量的工作信息化，使得高校檔案工作更加高效.另一方面，高校檔案精細(xì)化管理將從思想意識、管理制度、工作執(zhí)行和結(jié)果考核等方面入手，提升高校檔案工作人員的責(zé)任和規(guī)則意識，努力“生產(chǎn)”高品質(zhì)的檔案.兩方面的結(jié)合將最大程度地提升和實現(xiàn)檔案的利用價值，更好地滿足師生的需求，助力高校、社會和國家的發(fā)展，最終實現(xiàn)高校檔案的歷史使命.

2　高校檔案精細(xì)化管理的影響因素

當(dāng)前，高校檔案管理涉及檔案整理、檔案管理、檔案利用等諸多方面內(nèi)容，要想把精細(xì)化管理順利地應(yīng)用到高校檔案管理工作中，需要關(guān)注一些因素對順利實施精細(xì)化管理的影響.

2.1　隊伍素質(zhì)影響高校檔案精細(xì)化管理的品質(zhì)

高校檔案工作隊伍是檔案精細(xì)化管理的執(zhí)行者，其職業(yè)觀念、思想意識、職業(yè)技能等等素質(zhì)直接影響了高校檔案精細(xì)化管理的品質(zhì).如高校檔案工作本身較為枯燥、重復(fù)性高、檔案數(shù)量大、種類繁雜，容易讓人在長時間的機(jī)械化工作中產(chǎn)生職業(yè)倦怠，降低自我效能感和身份認(rèn)同感，導(dǎo)致高校檔案工作隊伍整體的職業(yè)觀念弱化，動力不足，從而影響檔案的質(zhì)量.另外，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理人員原有單一的檔案專業(yè)知識無法滿足新時期檔案工作的需求.復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人才的缺失導(dǎo)致高校檔案工作隊伍創(chuàng)新力不足，高校檔案信息化工作進(jìn)程緩慢.

2.2　制度完整性影響高校檔案精細(xì)化管理的效率

精細(xì)化管理理念強(qiáng)調(diào)流程的標(biāo)準(zhǔn)化、操作的規(guī)范化和執(zhí)行的精準(zhǔn)性，而這需要依賴于各項制度的約束.如高校檔案管理辦法是高校檔案工作的統(tǒng)領(lǐng)性文件，是高校依法管檔的重要依據(jù)，也是其他檔案管理文件的制定依據(jù).而高校檔案整理細(xì)則和檔案使用規(guī)定，則是高校檔案精細(xì)化管理實施過程中，檔案材料的收集、鑒定、整理、裝訂、歸檔、入庫以及后續(xù)的查詢和利用等環(huán)節(jié)的操作規(guī)程和執(zhí)行規(guī)范.一旦缺失，檔案歸整就容易雜亂無章，檔案利用就無章可循，安全性難以保證.

2.3　經(jīng)費投入影響高校檔案精細(xì)化管理的發(fā)展

經(jīng)費是推動高校檔案精細(xì)化管理工作的重要保證.高校檔案精細(xì)化管理所需經(jīng)費涉及檔案館（室）建設(shè)、隊伍建設(shè)、信息化建設(shè)、辦公設(shè)備購置、檔案維護(hù)及安全保障等方面.如高校檔案精細(xì)化管理離不開創(chuàng)新性的復(fù)合型人才，需要經(jīng)費投入用于人才的引進(jìn)、培養(yǎng)和深造；標(biāo)準(zhǔn)化的檔案館（室）的建設(shè)、檔案資源的數(shù)字化、檔案的信息管理系統(tǒng)等軟硬件的投入也都需要大量的經(jīng)費支出.如果缺少資金投入，高校檔案精細(xì)化管理寸步難行.不過，當(dāng)前許多高校檔案精細(xì)化管理的經(jīng)費投入多以信息化建設(shè)為主，但人才隊伍建設(shè)的投入因受制于人員編制等問題，遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于信息化建設(shè)的投入，從而導(dǎo)致了精細(xì)化管理因缺乏高素質(zhì)的人才隊伍支撐而出現(xiàn)了“短板”現(xiàn)象.

2.4　服務(wù)需求影響高校檔案精細(xì)化管理的方向

精細(xì)化管理理論要求：把服務(wù)者的焦點聚集到滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率、更高效益和更強(qiáng)競爭力.高校檔案精細(xì)化管理的出發(fā)點和落腳點就是“滿足師生的需求和助力高校的發(fā)展”.以服務(wù)需求為導(dǎo)向，高校檔案精細(xì)化管理才能有針對性，才能體現(xiàn)檔案的價值所在.當(dāng)用戶對檔案的需求增加時，高校檔案精細(xì)化管理就盡可能做到材料收集齊全，檔案門類齊全；當(dāng)用戶對網(wǎng)絡(luò)查檔呼聲高時，高校檔案精細(xì)化管理就要創(chuàng)新檔案的查閱方式，豐富查檔渠道.

2.5　信息化程度影響高校檔案精細(xì)化管理的水平

信息化是精細(xì)化管理的重要手段，缺乏信息化的精細(xì)化管理是低水平低層次的管理.高校檔案精細(xì)化管理勢必會產(chǎn)生龐大的數(shù)字檔案信息，傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔和單純的人工管理是難以滿足高校檔案的管理和使用要求，需要在書面檔案資源數(shù)字化的前提下，采用強(qiáng)大的信息管理系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和有效管理，實現(xiàn)自動化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化，從而提高管理效率，提升精細(xì)化管理水平.

3　高校檔案精細(xì)化管理對策

高校檔案精細(xì)化管理的受制因素很多，但只要緊緊抓住精細(xì)化管理的特征和內(nèi)涵——即以人為核心，以健全制度為保障，以滿足需求為導(dǎo)向，以信息化為手段，加大經(jīng)費投入持續(xù)不斷地改進(jìn)和創(chuàng)新，就能實現(xiàn)高校檔案精細(xì)化管理.

3.1　以管理人員為核心，提高高校檔案精細(xì)化管理的執(zhí)行者素質(zhì)

高校檔案精細(xì)化管理的核心在于檔案管理人員.管理人員是工作的執(zhí)行者，其思想境界和專業(yè)技能決定了檔案的品質(zhì)，也決定了檔案管理工作的水平.

（1）樹立正確的檔案職業(yè)觀念.高校檔案工作是長期處于幕后的服務(wù)性工作，長時間與材料打交道，工作內(nèi)容較為單一，工作流程較為死板，操作規(guī)范極其嚴(yán)格.其特殊的崗位性質(zhì)決定了從業(yè)人員需要具備正確的職業(yè)觀念.這就要求高校一方面要“選好苗”，即要通過科學(xué)嚴(yán)格的選拔程序，挑選出責(zé)任心強(qiáng)，樂于奉獻(xiàn)，甘于平凡并常葆熱情的人員加入到檔案工作隊伍中.另一方面要“勤育苗”，即要幫助檔案工作人員從工作中發(fā)掘樂趣和價值，不斷提高自我效能感，強(qiáng)化職業(yè)身份認(rèn)同感，努力讓每個檔案工作者將檔案職業(yè)當(dāng)成自身事業(yè)來做.

（2）深化牢固的精細(xì)化管理意識.高校檔案推行精細(xì)化管理，容易使管理人員產(chǎn)生“檔案的精細(xì)化就是增加工作量和工作難度”的誤區(qū).因此高校要深化各級人員的精細(xì)化管理思想，統(tǒng)一認(rèn)識和觀念——即檔案的精細(xì)化管理，是要通過管理上的細(xì)化規(guī)范、服務(wù)上的精雕細(xì)琢、技術(shù)上的精益求精，從而更好地服務(wù)于學(xué)校的教育、教學(xué)、科研和管理等各方面工作，這是檔案工作的最終目標(biāo).在實際工作中，高校要加強(qiáng)督查和考評，促使檔案工作人員接受、認(rèn)同并自覺執(zhí)行精細(xì)化工作.

（3）掌握全面的專業(yè)技能.高校檔案精細(xì)化管理要求檔案管理者必須具備多方面的專業(yè)化的復(fù)合型知識，如檔案專業(yè)知識、管理學(xué)知識、計算機(jī)和通信技術(shù)等.高校要支持和鼓勵檔案工作人員攻讀更高學(xué)歷學(xué)位或考取職業(yè)資格證書，積極參加各級各類專業(yè)培訓(xùn)，自覺開展業(yè)務(wù)工作研究交流，全面提升自身的專業(yè)技能水平，為高校檔案精細(xì)化管理服務(wù).

（4）落實科學(xué)的考評機(jī)制.高校要制訂檔案管理人員的崗位職責(zé)、考核指標(biāo)和結(jié)果運用.首先，制訂合理的崗位職責(zé).高校要根據(jù)自身實際，科學(xué)設(shè)置檔案管理崗位，合理分配人員工作，讓檔案管理人員明確自身所承擔(dān)的工作內(nèi)容，做到盡職盡責(zé).其次，建立科學(xué)的考評制度.高校要結(jié)合檔案工作實際，從“德、能、勤、績”等方面入手，重點考核檔案整理的數(shù)量、質(zhì)量和檔案利用的效率效果，以量化指標(biāo)的形式進(jìn)行考核，提升考核的科學(xué)性.再次，公平運用考核結(jié)果.考核的目的在于運用，高校要堅持考核工作與結(jié)果運用相結(jié)合，避免“輪流坐莊”，切實通過獎勵先進(jìn)、鞭策落后，形成公平、有序的競爭機(jī)制，為高校檔案精細(xì)化管理提供可持續(xù)性的動力保障.

3.2　以健全制度為保障，推進(jìn)高校檔案精細(xì)化管理的執(zhí)行效率

執(zhí)行效率是精細(xì)化管理取得成效的關(guān)鍵因素.建立健全各項管理制度，執(zhí)行才能有依據(jù)，效率才能有保證.高校的檔案精細(xì)化管理制度需要以《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局8號令）為指導(dǎo)，建立相關(guān)的規(guī)章制度.

（1）制定高校檔案管理辦法.這是高校檔案精細(xì)化管理的基礎(chǔ)性和指導(dǎo)性文件，明確規(guī)定高?！坝烧l建立檔案”“建立什么檔案”和“怎樣建立檔案”，統(tǒng)領(lǐng)著高校檔案工作的全局.因此，高校要從精細(xì)化管理角度出發(fā)，以上級檔案管理部門制定的規(guī)章制度為基礎(chǔ)，制定符合本校實際的檔案管理辦法.

（2）制定高校檔案整理細(xì)則.這是高校檔案落實精細(xì)化管理，做到“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”的業(yè)務(wù)實操“說明書”，涵蓋各類資料從“原始材料”加工成“有價值的檔案”的每個過程.如材料的收錄、鑒定、分類、立卷、歸檔、保存以及借閱使用等各個環(huán)節(jié)的具體操作規(guī)范、流程、要求和標(biāo)準(zhǔn).

（3）制定高校檔案使用規(guī)定.檔案的最終目的就是為了使用.制定高校檔案使用規(guī)定，使精細(xì)化管理所“生產(chǎn)”出來的高品質(zhì)檔案能為人所用；同時，保證檔案使用符合權(quán)限，不隨意使用，不越界公開，保證高校檔案的信息安全.

3.3　以經(jīng)費投入為保證，推進(jìn)高校檔案精細(xì)化管理的可持續(xù)發(fā)展

高校檔案精細(xì)化管理的“質(zhì)”需要經(jīng)費投入的“量”作為保證.加大經(jīng)費投入是高校檔案精細(xì)化管理可持續(xù)發(fā)展的動力所在.為此，高校檔案精細(xì)化管理要緊緊圍繞著“人才、硬件、軟件”三個方面，統(tǒng)籌各方面的資金投入，有序推進(jìn)精細(xì)化管理.

（1）投入經(jīng)費加強(qiáng)隊伍建設(shè).高校檔案精細(xì)化管理對隊伍的素質(zhì)要求極高.高校一方面要舍得投入重金引進(jìn)復(fù)合型人才，保證新進(jìn)人員具備高學(xué)歷、高起點、高素質(zhì)；另一方面要提供充足的培訓(xùn)經(jīng)費，持續(xù)不斷地對現(xiàn)有在崗人員進(jìn)行培養(yǎng)和深造，即通過“請進(jìn)來、走出去”的形式，開展多場次、多層次、多方面的理論教學(xué)和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提升現(xiàn)有工作人員的理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì).同時，要實現(xiàn)“待遇留人”，保證檔案工作隊伍的穩(wěn)定性.

（2）投入經(jīng)費加強(qiáng)硬件建設(shè).高校檔案精細(xì)化管理離不開檔案硬件的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè).高校一方面要投入經(jīng)費，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案館（室），保證檔案的生產(chǎn)、保管和使用環(huán)境達(dá)到規(guī)范要求；另一方面要根據(jù)檔案精細(xì)化管理的需求，配備齊全的檔案精細(xì)化管理設(shè)備，包括辦公電腦、服務(wù)器、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、裝訂機(jī)、檔案盒、檔案柜、抽濕機(jī)、空調(diào)等，提升檔案管理的整體水平.

（3）投入經(jīng)費加強(qiáng)軟件建設(shè).高校檔案精細(xì)化管理需要依托各類信息技術(shù)的支持.高校要積極投入經(jīng)費，自主研發(fā)或者購買所需的信息技術(shù)，如檔案資源的數(shù)字化技術(shù)，用于檔案資源的規(guī)范整理和收集；檔案信息管理系統(tǒng)，可用于檔案信息的存儲、查詢和共享；智能化檔案館（室）管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)檔案館（室）的自動化智能化管理等.這些信息技術(shù)的實現(xiàn)將大大提升高校檔案精細(xì)化管理的科技化水平.

3.4　以滿足需求為導(dǎo)向，推進(jìn)高校檔案精細(xì)化管理的服務(wù)精準(zhǔn)度

服務(wù)和滿足需求是高校檔案精細(xì)化管理的努力方向和奮斗目標(biāo).為此，高校檔案精細(xì)化管理就是要根據(jù)需求，努力挖掘檔案的價值，多渠道為需求者提供高品質(zhì)的檔案.

（1）抓好“生產(chǎn)”工藝，提升檔案品質(zhì).不論是社會、高校還是師生大眾，需求者對檔案的要求一定是完整、有效和高質(zhì)量的.高校檔案精細(xì)化管理的過程實質(zhì)上就是將雜亂無章的資料變?yōu)橛行蛞?guī)范的檔案的生產(chǎn)過程.這個過程的每道程序、每項操作都有明確的標(biāo)準(zhǔn)和要求，需要檔案工作人員關(guān)注質(zhì)量，注重細(xì)節(jié)，追求完美，將具體的、瑣碎的事情做到精、細(xì)、實，從而保證每一份檔案都能成為精美的“藝術(shù)品”呈現(xiàn)給用戶.

（2）改進(jìn)服務(wù)品質(zhì)，提升檔案價值.精細(xì)化管理的重要特點之一就是持續(xù)的自我改進(jìn)和創(chuàng)新.高校檔案精細(xì)化管理在面向需求者，走向需求者的同時，要努力思考如何改進(jìn)和提升檔案工作服務(wù)的品質(zhì).這包括優(yōu)化檔案查閱的流程，創(chuàng)新檔案查詢的渠道，改進(jìn)現(xiàn)場查檔服務(wù)的質(zhì)量，為需求者提供快速、便捷、舒心的服務(wù)，實現(xiàn)高校檔案的價值和社會效益.

3.5　以信息化建設(shè)為手段，提高高校檔案精細(xì)化管理的技術(shù)水平

數(shù)據(jù)化是精細(xì)化管理的重要特征之一.信息化建設(shè)其實就是為了高效處理精細(xì)化管理過程中產(chǎn)生的龐雜的數(shù)據(jù).高校檔案精細(xì)化管理離不開信息化建設(shè)所提供的技術(shù)支持、數(shù)據(jù)支撐和效率效果保證.

（1）開展檔案的數(shù)字化工作.信息化的前提是檔案資源的數(shù)字化.高校實體檔案的數(shù)量大、門類多.如教學(xué)部門的學(xué)籍檔案、試卷、論文等，學(xué)生工作部門的評獎評優(yōu)評先材料、資助材料等，財務(wù)部門的報銷憑證.這些書面檔案需要進(jìn)行全面的數(shù)字化采集，變?yōu)榭纱鎯Φ挠嬎銠C(jī)數(shù)據(jù).這個過程中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，需要采用精細(xì)化管理方法，將數(shù)據(jù)的命名、格式、描述按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行處理，從而為信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ).

（2）開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng).檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)是信息化的重要標(biāo)志，也是高校檔案精細(xì)化管理技術(shù)水平的主要衡量指標(biāo).開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，可以對數(shù)字化檔案進(jìn)行智能化管理，提高檔案數(shù)據(jù)管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性以及檔案工作的效率.同時，管理信息系統(tǒng)能把檔案精細(xì)化管理的具體操作流程變?yōu)橛嬎銠C(jī)程序，使精細(xì)化管理的執(zhí)行更加可靠到位，降低了人為因素的影響.

（3）開放檔案的網(wǎng)絡(luò)共享.檔案的網(wǎng)絡(luò)共享是信息化建設(shè)的結(jié)果應(yīng)用，是提高檔案利用率的重要渠道之一.在確保安全的前提下，開放檔案的網(wǎng)絡(luò)共享，拓展了檔案利用的渠道，需求者可以不受地域和時間的限制，通過網(wǎng)絡(luò)渠道，快速獲取權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息，提高了高校檔案精細(xì)化管理的效率效果.

高校檔案精細(xì)化管理是高校發(fā)展的必然要求，是更好地服務(wù)和滿足師生需求的必然選擇，有利于全面提升高校檔案的經(jīng)濟(jì)價值和社會效益，需要高校進(jìn)一步研究和探索，努力化解各個制約因素對檔案精細(xì)化管理的實施，循序漸進(jìn)地提高高校檔案精細(xì)化管理的水平.

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